Bài viết sau đây, Quốc Việt sẽ phân tích chi tiết về văn phòng đại diện là gì, chức năng của văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài theo các quy định mới nhất của pháp luật. Các thông tin này sẽ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tăng trưởng về thị phần, doanh thu và giá trị thương mại.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng được pháp luật Việt Nam quy định nhằm tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Bao gồm:
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam.
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Chức năng của văn phòng đại diện
Xét về bản chất thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam hay doanh nghiệp nước ngoài đều có chức năng của một văn phòng liên lạc, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có chức năng kinh doanh. Tuy nhiên, sau đây Quốc Việt sẽ phân tích chi tiết về chức năng của mỗi loại VPĐD để bạn có cái nhìn đa chiều hơn.
1. Chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam
- Là trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng và các đối tác.
- Thực hiện nghiên cứu thị trường, hỗ trợ công ty đánh giá thị trường, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp để xúc tiến hoạt động kinh doanh.
- Đại diện công ty khiếu nại về các hành vi xâm phạm, cạnh tranh không lành mạnh đối với doanh nghiệp.
- Là một địa điểm thuận lợi để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng cũng như dễ dàng quảng bá sản phẩm với công chúng.
2. Chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài
- Có chức năng đại diện ủy quyền, là trung gian liên lạc giữa các nhà đầu tư đang ở nước ngoài với khách hàng, đối tác kinh doanh tại Việt Nam.
- Việc thành lập VPĐD giúp thương nhân có thời gian làm quen, rà soát, thăm dò thị trường và quảng bá thương hiệu của mình tại Việt Nam và chức năng này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lần đầu tiên bước chân vào thị trường Việt Nam.
- Xúc tiến các dự án hợp tác, cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
- Mở VPĐD là bước đệm để thương nhân thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài tại Việt Nam.
Thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý những gì?
Sau đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có khi thành lập văn phòng đại diện.
1. Về nghĩa vụ nộp thuế
VPĐD có nghĩa vụ nộp thuế môn bài với mức lệ phí là 1 triệu đồng/năm, thuế TNCN cho người lao động và không cần nộp thuế GTGT và TNDN.
Trụ sở chính sẽ tiến hành kê khai và nộp thuế TNCN cho VPĐD doanh nghiệp Việt Nam, còn VPĐD doanh nghiệp nước ngoài sẽ tự thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật Việt Nam.
2. Về con dấu của văn phòng đại diện
VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp cho nên việc có sử dụng con dấu hay không sẽ do doanh nghiệp quyết định. Tuy nhiên, để thuận tiện trong quá trình hoạt động, đa phần các doanh nghiệp đều khắc con dấu cho VPĐD của mình.
3. Về vấn đề xuất hóa đơn
Chức năng của VPĐD chỉ là trung gian liên lạc và tìm hiểu thị trường, không thực hiện các hoạt động kinh doanh tạo ra doanh thu do đó KHÔNG phát hành và KHÔNG xuất hóa đơn.
4. Tên của văn phòng đại diện
Tên của VPĐD sẽ bao gồm thêm cụm từ “văn phòng đại diện”. Ví dụ: Công ty Cổ phần An Nam có 1 văn phòng đại diện ở Hà Nội, thì sẽ được đặt tên là “Văn phòng đại diện tại Hà Nội - Công ty Cổ phần An Nam”.
Phần tên riêng trong tên VPĐD được viết bằng chữ cái Tiếng Việt, F, J, Z, W, chữ số, các ký hiệu và không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Ngoài ra, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
Ưu điểm và hạn chế của văn phòng đại diện
1. Ưu điểm của văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện sẽ có các ưu điểm như:
- Thủ tục thành lập đơn giản.
- Thời gian được cấp phép thành lập khá nhanh. (Tầm 3 ngày với VPĐD đối với doanh nghiệp Việt Nam và 7-10 ngày với nhà đầu tư nước ngoài).
- Tiết kiệm chi phí, giảm bớt một phần các nghĩa vụ liên quan đến thuế.
- Thuận tiện trong việc làm việc, trao đổi, bàn bạc với khách hàng, đối tác.
2. Hạn chế của văn phòng đại diện
Vì VPĐD phụ thuộc vào doanh nghiệp nên:
- Không có tư cách pháp nhân.
- Không được phép kinh doanh.
- Không được phép ký hợp đồng kinh tế.
- Không xuất hóa đơn.
Trên đây là khái niệm, chức năng, những lưu ý quan trọng cũng như ưu điểm hạn chế nổi bật về văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài, hy vọng sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần giải đáp thêm thông tin hoặc cần hỗ trợ về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho công ty Việt Nam hoặc dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể liên hệ Quốc Việt theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
Một số câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp thực hiện các chức năng được pháp luật Việt Nam quy định nhằm đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp, không được thực hiện các hoạt động nhằm tạo ra doanh thu.
Có. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ nộp thuế môn bài với lệ phí môn bài là 1 triệu đồng 1 năm.
Cả VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài đều có chức năng:
- Đại diện theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
- Không được thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu.
- Là văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài.
VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài đều KHÔNG có tư cách pháp nhân vì là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, mọi hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện đều phải tuân theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
KHÔNG. VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài không được phép nhân danh của mình để tiến hành ký hợp đồng kinh tế nếu không có sự ủy quyền của doanh nghiệp.
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT