Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện - Mới Nhất

Bạn muốn mở văn phòng đại diện nhưng không rõ hồ sơ, thủ tục thành lập ra sao? Phải nộp những loại thuế nào? Hãy cùng Quốc Việt tìm hiểu trong bài viết này. Có đầy đủ hồ sơ, file mẫu cho doanh nghiệp tham khảo.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).

Chức năng của văn phòng đại diện:

• Là văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng, đối tác.
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường mới.
• Thực hiện rà soát, phát hiện những hành vi cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, văn phòng đại diện không được nhân danh ký kết hợp đồng kinh tế, người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.

Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có mã số thuế riêng. Do đó, khi có nhu cầu mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký với Sở KHĐT để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và mã số thuế. Chi tiết hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp cụ thể như sau:

+ Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Thành phần hồ sơ gồm có:

• Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc mở văn phòng đại diện.

+ Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH, công ty hợp danh

➥ Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên.

Thành phần hồ sơ gồm có:

• Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty.

➥ Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.

Thành phần hồ sơ gồm có:

• Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc mở văn phòng đại diện.

+ Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân

Thành phần hồ sơ gồm có:

• Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của chủ doanh nghiệp tư nhân.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục cần bổ sung:

• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục.
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

+ Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KHĐT).

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Sở KHĐT kiểm tra hồ sơ và trả kết quả.

Trong vòng 3 - 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Bước 4: Đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải đăng thông báo về việc mở văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép văn phòng đại diện.
• Trường hợp doanh nghiệp không công bố hoặc công bố không đúng thời hạn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000đ – 2.000.000đ ( theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP).

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

➤ Về tên văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tên của văn phòng đại diện cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện bao gồm: Cụm từ “ Văn phòng đại diện” + Tên riêng VPĐD + Tên doanh nghiệp/chi nhánh chủ quản.
• Tên riêng của văn phòng đại diện không được chứa cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Ví dụ: 

• Văn phòng đại diện số 1 Hà Nội - Công ty TNHH đầu tư phát triển Thành Phát.
• Văn phòng đại diện - Chi nhánh công ty cổ phần AHZ Việt Nam.

➤ Về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

Tương tự như địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cũng phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Địa chỉ văn phòng đại diện phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định rõ ràng gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Không đặt địa chỉ công ty tại khu tập thể, nhà chung cư (trừ căn hộ có chức năng thương mại).

➤ Về người đứng đầu văn phòng đại diện

Căn cứ quy định của Điều 17 và Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là cá nhân, thường trú tại Việt Nam.
• Từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?

Văn phòng đại diện phải thực hiện các công việc kê khai thuế như sau:

➤ Đối với lệ phí môn bài:

• Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài, nếu doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài (Căn cứ Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP).
• Hết thời gian được miễn lệ phí môn bài thì doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện theo mức 1.000.000đ/năm ( theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2019/NĐ-CP).

➤ Đối với thuế giá trị gia tăng: 

• Nếu văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu thì công ty kê khai thuế GTGT tập trung tại trụ sở chính (Căn cứ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC).

➤ Đối với thuế TNCN:

• Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty (Căn cứ Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC).

Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi có giấy chứng nhận văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Thực hiện khắc con dấu văn phòng đại diện.
• Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện.
• Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.
• Về hóa đơn điện tử: Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không cần phát hành và sử dụng hóa đơn.

Trên đây là những thông tin chi tiết về hồ sơ, thủ tục mở văn phòng đại diện, nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc cần tư vấn về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Quốc Việt hãy gọi ngay tới hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện