Các quy định mới về hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/06/2025

Các quy định mới về việc xuất hóa đơn, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử - hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng từ 01/06/2025 doanh nghiệp phải biết để kịp thời áp dụng, tránh bị xử phạt hành chính.

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử. Dưới đây là tổng hợp những quy định mới liên quan đến việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh những rủi ro về thuế.

Quy định mới về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

1. Bổ sung thêm 1 loại hóa đơn mới - hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp hoạt có động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại theo phương thức điện tử tới cơ quan thuế.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại theo phương thức điện tử tới cơ quan thuế thì có thể lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

2. Bổ sung quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp chế xuất

Doanh nghiệp chế xuất phát sinh hoạt động kinh doanh khác ngoài hoạt động chế xuất khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng theo quy định.

Doanh nghiệp chế xuất khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT theo quy định.

3. Sửa đổi, bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn

Tại khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Cụ thể:

➥ Bổ sung quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với các hoạt động kinh doanh sau:

• Hoạt động xuất khẩu hàng hóa;
• Hoạt động cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài;
• Hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên cần thời gian đối soát số liệu (như điện, nước, logistics, chuyển tiền quốc tế, thương mại điện tử…);
• Hoạt động kinh doanh bảo hiểm;
• Hoạt động kinh doanh vé xổ số, xổ số in sẵn biết kết quả ngay;
• Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng;
• Hoạt động cho vay tín dụng;
• Dịch vụ đổi ngoại tệ, nhận và chi trả ngoại tệ.

➥ Sửa đổi quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với các hoạt động kinh doanh sau:

• Hoạt động bán khí than, khí thiên nhiên, khí đồng hành vận chuyển bằng đường ống dẫn khí;
• Hoạt động vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền.

➤ Xem chi tiết: Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử từ 01/06/2025.

4. Nội dung hóa đơn điện tử

Căn cứ điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc ghi thông tin trên hóa đơn điện tử như sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải được thể hiện bằng tiếng Việt, rõ ràng, cụ thể, đầy đủ từng loại hàng hóa, dịch vụ;
• Hàng hóa đặc thù có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, xe máy, bất động sản...): Trên hóa đơn cần bổ sung các thông tin nhận diện đặc trưng như số khung, số máy (đối với phương tiện), kích thước, số tầng hoặc đặc điểm phân biệt khác (đối với bất động sản…);
• Dịch vụ vận tải: Hóa đơn cung cấp dịch vụ vận tải phải ghi rõ biển số phương tiện và hành trình vận chuyển (bao gồm điểm đi và điểm đến). Nếu hoạt động vận tải được thực hiện thông qua nền tảng công nghệ số hoặc sàn thương mại điện tử, phải bổ sung thông tin về hàng hóa được vận chuyển, kèm theo thông tin người gửi như họ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu có).
• Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại,hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin của khách hàng.

5. Lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử lập sai

Theo quy định tại Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được điều chỉnh như sau:

• Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai: Thay vì phải hủy hóa đơn điện tử có sai sót như trước đây, người bán sẽ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế;
• Trách nhiệm của người bán trước khi điều chỉnh/thay thế: Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán cần lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót. Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế;
• Cho phép lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cụ thể: Trường hợp trong tháng người bán lập sai thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua thì người bán được lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc lập 1 thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

➤ Tham khảo chi tiết: Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, Easyinvoice

6. Về nguyên tắc lập, quản lý hóa đơn

➥ Bổ sung thêm trường hợp phải lập hóa đơn: 

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa, dịch vụ sử dụng trong hoạt động khuyến mại, quảng cáo hoặc hàng mẫu;
• Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để cho, biếu, tặng hoặc trao đổi;
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất);
• Hàng hóa được xuất ra với hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả hàng hóa;
• Các trường hợp lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh khác được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

➥ Khuyến khích người mua lấy hóa đơn: 

• Người bán hàng hóa dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cơ quan thuế được sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn để thực hiện các chương trình khuyến khích người mua lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ thông qua các chương trình như: Khách hàng thường xuyên, dự thưởng, hóa đơn may mắn.

➥ Bổ sung thêm đối tượng được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: 

• Từ 01/06/2025, người bán là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể được ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử mà không bắt buộc là bên liên kết.
• Bên thứ ba nhận ủy nhiệm phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

➥ Tích hợp biên lai và hóa đơn điện tử: 

• Theo quy định tại điểm b, Khoản 3, Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong trường hợp người cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cùng thực hiện thu tiền thuế, phí và tiền bán hàng hóa, dịch vụ của cùng 1 khách hàng thì được tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua.

➥ Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

• Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp được phép tiêu hủy hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Điều 6 Nghị định 123/2020 NĐ-CP.

Quy định mới về sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

1. Bổ sung đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung thêm 2 đối tượng sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 01/06/2025 bao gồm:

• Hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên;
• Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
  • Trung tâm thương mại;
  • Siêu thị;
  • Bán lẻ hàng hóa (trừ mô tô, ô tô, xe máy, xe có động cơ khác);
  • Kinh doanh dịch vụ ăn uống;
  • Nhà hàng, khách sạn; 
  • Dịch vụ vận tải hành khách;
  • Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải đường bộ;
  • Dịch vụ nghệ thuật, dịch vụ vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
  • Dịch vụ phục vụ cá nhân khác được quy định tại Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/06/2025 thì được lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;
• Cách 2: Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

2. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế;
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu);
• Thông tin hàng hóa gồm: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán (nếu doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ: giá bán trước thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất thông tin.

Trong bài viết này, Kế toán Quốc Việt đã chia sẻ cho bạn những thông tin mới nhất liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử - hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng từ ngày 01/06/2025. Nếu cần tư vấn thêm thông tin bạn có thể liên hệ Quốc Việt theo số 0977.119.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 090.119.4567 (Miền Nam) để được tư vấn miễn phí.

Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025