Hướng dẫn thay đổi Địa Chỉ, Tên Công Ty trên hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở sẽ làm ảnh hưởng đến nội dung trên mẫu hóa đơn. Bài viết sau của Quốc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty và cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi không có nhu cầu sử dụng.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
• Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực từ ngày  

Trong quá trình phát triển, nhiều công ty có nhu cầu thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở để phù hợp với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thay đổi này sẽ kéo theo việc doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác, trong đó có thủ tục xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty.

Cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty

Có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi tên/địa chỉ công ty:

• Trường hợp 1: Thay đổi tên/địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý.
• Trường hợp 2: Thay đổi tên/địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý.

3 Cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty:

• Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
• Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
• Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.

Làm thông báo hủy hóa đơn điện tử nếu không sử dụng nữa

Nếu sau khi thay đổi tên công ty hoăc địa chỉ đăng ký kinh doanh, nếu doanh nghiệp không muốn hủy các số hóa đơn còn lại, không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

• Chủ doanh nghiệp ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: đại diện Ban lãnh đạo công ty (Giám đốc/Tổng giám đốc) và đại diện bộ phận kế toán.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số…) theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải có đầy đủ chữ ký của Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 3 : Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ những thông tin của hóa đơn hủy như: 

• Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy từ số … đến số…
• Hình thức hủy hóa đơn (hủy trên phần mềm đối với hóa đơn điện tử).

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

• Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC (doanh nghiệp lập mẫu trên phần mềm HTKK) và nộp tới Cơ quan thuế bằng chữ ký số trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn tại nội bộ công ty.

Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử

Thay đổi tên, địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn 

Để điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng…), doanh nghiệp làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.
• Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.

Mẫu TB04/AC - Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này.

Ví dụ: Quốc Việt mua gói 1000 hóa đơn điện tử, đã xuất 290 số hóa đơn, còn lại 710 số hóa đơn chưa sử dụng. Nếu muốn tiếp tục sử dụng 710 số hóa đơn này sau khi đổi tên hoặc địa chỉ công ty, Quốc Việt thực hiện hủy 710 số hóa đơn chưa sử dụng đi và thực hiện phát hành lại 710 số hóa đơn này.

Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy như bên trên.
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm. Sau khi có giấy phép sử dụng, doanh nghiệp thực hiện đăng ký giấy phép sử dụng mới vào phần mềm.
• Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành lại các số hóa đơn vừa hủy.
• Bước 4: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực" để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.​

Thay đổi tên, địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm như sau:

• Bước 1 - Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp).
• Bước 2 - Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Nộp mẫu TB04/AC - thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC - bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
• Bước 3: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thử tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 4:  2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực" để sử dụng hóa đơn.

Trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.

Mức xử phạt vi phạm hành chính về phát hành hóa đơn

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm quy định về phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới.
• Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
• Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng.
• Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới.
• Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.

3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Trên đây, Quốc Việt đã hướng dẫn cho doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty. Nếu cần giải đáp thêm thông tin hoặc cần hỗ trợ về dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ Quốc Việt ngay theo số 0977.119.222 (Hà Nội) hoặc 090.119.4567 (TP. HCM) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi thông tin trên hóa đơn