Thủ tục, hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần - Đầy đủ nhất

Công ty cổ phần thường tăng vốn điều lệ để khi mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc muốn tăng hạn mức vay ngân hàng. Vậy việc giảm vốn điều lệ công ty cổ phần xảy ra trong trường hợp nào? Hồ sơ, thủ tục giảm vốn điều lệ ra sao? Quốc Việt sẽ giải đáp chi tiết cho bạn trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Thủ tục, hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Quy trình giảm vốn điều lệ diễn ra tại công ty cổ phần bao gồm các bước như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Căn cứ Khoản 1 Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần gồm có:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký.
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ.
• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ.
• Danh sách cổ đông công ty cổ phần (chỉ bao gồm các cổ đông sau khi giảm vốn điều lệ).
• Giấy ủy quyền cho một cá nhân thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT).
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người thực hiện thủ tục.

 Hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

2. Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ theo 1 trong 2 hình thức sau:

• Hình thức 1: Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 
• Hình thức 2: Scan hồ sơ sang file pdf và nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Để nộp hồ sơ theo cách này, doanh nghiệp truy cập đường link https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/ tạo tài khoản đăng ký kinh doanh, kê khai thông tin và nộp hồ sơ theo các bước hướng dẫn.

Lưu ý: Hình thức nộp hồ sơ sẽ do Sở KHĐT tỉnh quyết định. Một số tỉnh như Hà Nội, Bình Dương, TPHCM chỉ áp dụng hình thức nộp hồ sơ số 2 - nộp online, các tỉnh thành còn lại doanh nghiệp có thể nộp theo cả 2 hình thức online hoặc nộp bản giấy.

3. Sở KHĐT giải quyết thủ tục giảm vốn điều lệ

Trong vòng 3 ngày làm việc sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã thay đổi vốn điều lệ cho công ty cổ phần đồng thời đăng công bố về việc thay đổi vốn điều lệ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh trả lời bằng văn bản gửi tới doanh nghiệp, nếu rõ lý do từ chối hồ sơ.

4. Nộp tờ khai lệ phí môn bài sau khi giảm vốn điều lệ

• Theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trường hợp trong năm công ty cổ phần thay đổi vốn điều lệ (tăng/giảm) thì công ty cổ phần phải nộp lại tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp chậm nhất trước ngày 30/1 năm sau.
• Doanh nghiệp nên nộp tờ khai lệ phí môn bài ngay khi hoàn thành thủ tục giảm vốn tài Sở KHĐT, trường hợp quên dẫn đến nộp chậm, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2 triệu đến 25 triệu đồng theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Ví dụ: Công ty kế toán Quốc Việt giảm vốn điều lệ từ 20 tỷ xuống 15 tỷ đồng ngày 15/04/2022, thì trước ngày 30/01/2023, công ty phải kê khai và nộp lại tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế.

Các trường hợp giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp, công ty cổ phần có thể giảm vốn điều lệ theo các trường hợp sau:

1. Giảm vốn điều lệ do công ty cổ phần hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông

Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu thỏa mãn 2 điều kiện:

• Công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông.

2. Giảm vốn điều lệ do công ty cổ phần mua lại cổ phần đã bán

Trường hợp giảm vốn điều lệ theo hình thức mua lại cổ phần được phân thành 2 trường hợp sau:

• Một là, mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông: Nếu 1 cổ đông biểu quyết không thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông hoặc tổ chức lại công ty cổ phần thì cổ đông đó có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình (theo quy định tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp).
• Hai là, mua lại cổ phần theo quyết định của công ty: Công ty có quyền mua lại không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán (theo quy định tại Điều 133 Luật Doanh nghiệp).

3. Giảm vốn điều lệ do vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn

• Theo quy định của Điều 113 Luật Doanh nghiệp, trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cổ đông có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ số cổ phần đã đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp.
• Hết 90 ngày, nếu các cổ đông vẫn chưa góp đủ vốn điều lệ tương ứng với số cổ phần đã đăng ký thì trong vòng 30 ngày sau đó, công ty cổ phần phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ bằng với số vốn điều lệ thực góp và đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT nơi đặt trụ sở chính.

Dịch vụ thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần

Tăng vốn điều lệ thì dễ, nhưng giảm vốn điều lệ lại khiến không ít doanh nghiệp lúng túng và chưa biết bắt đầu thực hiện từ đâu. Tuy nhiên, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn khi quý doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thay đổi vốn điều lệ của Quốc Việt:

• Phí dịch vụ trọn gói chỉ 1.000.000 đồng.
• Hoàn thành thủ tục sau 5-7 ngày làm việc.
• Bàn giao GPKD tận nơi cho doanh nghiệp.
• Cam kết không phát sinh chi phí.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thêm thông tin về thủ tục giảm vốn hoặc dịch vụ thay đổi vốn điều lệ công ty của Quốc Việt có thể liên hệ theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Một số câu hỏi về thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần