Văn Phòng Ảo là gì? Thuê văn phòng ảo có HỢP PHÁP không?

Văn phòng ảo còn được biết đến là dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Vậy văn phòng ảo có hợp pháp không? Và có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Quốc Việt sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích và cơ bản nhất về văn phòng ảo cho bạn trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 76/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kinh doanh bất động sản.
• Luật Kinh doanh bất động sản số 66/2014/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/07/2015.
• Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/07/2015.
• Bộ luật dân sự số 91/2015/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/01/2016.
• Luật Đầu tư số 61/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.

Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo (virtual office) hay còn được gọi với những cái tên như “văn phòng 0m2” hay dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Văn phòng ảo không chỉ cho phép người thuê có thể sử dụng địa chỉ để thành lập công ty, doanh nghiệp, thực hiện các giao dịch kinh tế, ký kết hợp đồng mà còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như lễ tân, văn thư, biển hiệu công ty, số điện thoại, phòng họp, phòng tiếp khách...

Mô hình văn phòng ảo rất phù hợp với các nhóm đối tượng sau:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí.
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
• Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án.
• Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh.
• Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại diện.
• Địa điểm nhận thư từ và tiếp nhận cuộc gọi.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 ghi nhận: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Luật doanh nghiệp 2020 không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Bên cạnh đó cũng không có quy định một địa điểm thì được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Vì vậy, việc cho thuê văn phòng ảo cũng như sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp.

Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi có ý định thuê văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh cho công ty, chi nhánh hay mở văn phòng đại diện.

Lợi ích khi doanh nghiệp thuê văn phòng ảo

Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ không có nhu cầu thuê văn phòng làm việc cố định, thì việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ mang lại nhiều lợi ích sau cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm được một khoản chi phí so với khi thuê hoặc mua văn phòng thực tế.
• Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như: bàn, ghế, tủ, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc...
• Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm, địa chỉ đẹp nên sẽ rất thuận tiện cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
• Thông tin của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối nên doanh nghiệp không lo bị mất hoặc lộ tài liệu, hồ sơ của mình.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

Những điều cần biết khi thuê văn phòng ảo

Trước khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn cần lưu ý tìm hiểu thật cẩn thận về công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Tuy pháp luật không cấm cho thuê văn phòng ảo nhưng chưa có quy định cụ thể rõ ràng nào về việc quản lý loại hình kinh doanh này nên việc lựa chọn một đơn vị uy tín và hỗ trợ được nhiều cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp là điều rất đáng lưu ý.

Văn phòng ảo là hình thức thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh với mục đích giao dịch dân sự. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng giống như thuê văn phòng bình thường nên cần đáp ứng đủ các điều kiện trong hợp đồng thuê và mục đích kinh doanh dựa vào Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

Thứ nhất, có đầy đủ thông tin bên cho thuê văn phòng và bên thuê văn phòng, gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế/ Tài khoản số.
• Địa điểm/ Trụ sở.
• Số điện thoại/ Fax/ Email.
• Người đại diện theo pháp luật - Chức vụ.
• Số căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật...

Thứ hai, nội dung hợp đồng cho thuê văn phòng phải ghi đầy đủ thông tin, rõ ràng chi tiết của đôi bên một cách chính xác. Trong hợp đồng thuê văn phòng ảo phải bao gồm những nội dung sau đây:

• Địa chỉ văn phòng.
• Diện tích văn phòng.
• Mục đích sử dụng.
• Chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ khác...
• Thời gian thuê văn phòng.
• Phương thức thanh toán và số tiền cọc, thời hạn thanh toán.
• Điều kiện thời hạn thuê văn phòng, gia hạn thuê văn phòng.
• Trường hợp cho người khác thuê lại (nếu có).
• Quyền và nghĩa vụ của đôi bên tham gia trong hợp đồng thuê.
• Trách nhiệm thực hiện khi vi phạm hợp đồng.
• Phương thức giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề giữa đôi bên.

Từ những phân tích trên ta có thể thấy rằng thuê văn phòng ảo là một phương án tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp. Dịch vụ văn phòng ảo HOÀN TOÀN HỢP PHÁP. Chính vì vậy doanh nghiệp có thể yên tâm khi thuê văn phòng ảo. Doanh nghiệp quan tâm về dịch vụ văn phòng ảo của Quốc Việt có thể liên hệ ngay theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp về văn phòng ảo