Thủ tục, hồ sơ giải thể (chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện

Tham khảo chi tiết hồ sơ, thủ tục giải thể văn phòng đại diện và các nguyên nhân doanh nghiệp phải chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong bài viết này. Có đầy đủ file mẫu cho doanh nghiệp tham khảo.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021. 
• Thông tư số 105/2020/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 17/01/2021.

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, có vai trò là trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu, thăm dò thị trường… Vậy những lý do nào dẫn đến việc văn phòng đại diện phải đóng cửa? Có 4 nguyên nhân sau:

• Một là, giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của công ty. Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc do văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả.
• Hai là, giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng.
• Ba là, giải thể văn phòng đại diện do hết thời hạn hoạt động ghi trên Giấy phép văn phòng đại diện mà không được gia hạn.
• Bốn là, giải thể văn phòng đại diện do hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật.

Thủ tục chấm dứt hoạt động (giải thể) văn phòng đại diện

1. Thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế VPĐD tại Cơ quan thuế

Hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện gửi cơ quan thuế được quy định tại Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC cụ thể như sau:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Bản sao Quyết định giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật thực hiện).

Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý nơi đặt văn phòng đại diện.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và hoàn tất nghĩa vụ thuế cho văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.

 Hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế VPĐD

2. Thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện tại Cơ quan công an

Trường hợp văn phòng đại diện có sử dụng con dấu được cấp bởi Cơ quan công an cấp thì doanh nghiệp phải làm thủ tục trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơ quan công an.

Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện gồm có :

• Văn bản xin hoàn trả con dấu cho Cơ quan công an.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
• Con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

 Hồ sơ đăng ký hoàn trả con dấu VPĐD tại Cơ quan công an

3. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện tại Sở KHĐT

Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các bước giải thể văn phòng đại diện tại cơ quan thuế như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện được quy định tại tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP gồm có:

• Thông báo giải thể văn phòng đại diện (theo mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong văn phòng đại diện.
• Danh sách các chủ nợ cũng như số nợ chưa thực hiện thanh toán (nếu có);
• Giấy xác nhận hoàn trả con dấu của Cơ quan công an (nếu có).

 Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT)

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện trực tiếp tại Bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
• Cách 2: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Sở KHĐT xử lý hồ sơ và trả kết quả

• Sau khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc doanh nghiệp yêu cầu văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh. 
• Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của Quốc Việt về hồ sơ, thủ tục giải thể văn phòng đại diện cho công ty, doanh nghiệp. Nếu cần giải đáp  thêm thông tin hoặc cần tư vấn về dịch vụ giải thể văn phòng đại diện của Quốc Việt vui lòng gọi theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Một số câu hỏi thường gặp khi chấm dứt văn phòng đại diện