Điều kiện và thủ tục xin Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 - MỚI

Ngày càng nhiều doanh nghiệp mong muốn hệ thống quản lý chất lượng của mình được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy điều kiện và thủ tục xin Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 cho tổ chức, doanh nghiệp như thế nào? Quốc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn trong bài viết này.

Đối tượng cần có chứng nhận ISO 9001:2015

Chứng nhận ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001, đây là chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng được cấp bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc Tế (ISO) và được áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở tất cả các lĩnh vực từ sản xuất, lắp đặt, kinh doanh thương mại, dịch vụ…

Việc đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 không chỉ giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh, khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp giúp doanh nghiệp giành được nhiều ưu thế trên thị trường, thuận lợi hơn trong việc đưa sản phẩm ra các thị trường quốc tế có yêu cầu khắt khe. 

Hiện tại, chứng nhận ISO 9001:2015 là yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc phải có khi sản xuất kinh doanh một số mặt hàng như: Sản xuất mũ bảo hiểm; sản xuất, kinh doanh về lĩnh vực xăng dầu; sản xuất vật liệu xây dựng; sản xuất phân bón…

Điều kiện được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Quy mô sản xuất kinh doanh, số lượng nhân viên, phòng ban, sản phẩm, dịch vụ của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải tự chuẩn bị tài liệu, quy trình, hướng dẫn và lên kế hoạch để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
• Thông thường việc doanh nghiệp xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 có thể kéo dài khoảng 6 tháng - 1 năm hoặc lâu hơn. Do đó, để rút ngắn thời gian và đảm bảo hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp nên làm việc với các Tổ chức chứng nhận ISO để được tư vấn, hỗ trợ.

2. Đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001:2015

• Sau khi đã có một hệ thống quản lý chất lượng tốt, có được các tài liệu, bằng chứng chứng minh được sự phù hợp của doanh nghiệp đối với tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Đồng thời, doanh nghiệp tiến hành tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp để tìm ra những điểm cần cải tiến, khắc phục.
• Tiếp theo doanh nghiệp cần đăng ký với Tổ chức chứng nhận để được thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận ISO 9001.

Quy trình cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

Sau khi doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, để được Tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

• Trước khi quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin chi tiết về ISO, cần thiết có thể cử người tham gia học tập các khóa đào tạo kiến thức về chứng nhận ISO.

Bước 2: Lựa chọn một người am hiểu về ISO 9001 làm người đại diện.

• Hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp phải có ít nhất 1 người đại diện am hiểu về ISO 9001 để làm lãnh đạo chất lượng. Đồng thời, người lãnh đạo sẽ đứng ra giám sát, chỉ dẫn việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp và tham gia thực hiện các buổi đánh giá nội bộ hàng tháng về ISO 9001.

Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để lên kế hoạch cụ thể cho việc áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần làm rõ được các vấn đề sau:

• Doanh nghiệp đã đạt được những yêu cầu nào của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Doanh nghiệp cần thay đổi những gì để đáp ứng được yêu cầu của ISO 9001:2015.
• Phân chia nhân sự để phụ trách các công việc khi thay đổi như thế nào?

Bước 4: Thông báo cho nội bộ doanh nghiệp về việc áp dụng ISO 9001:2015

• Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần thông báo đến các nhân viên, phòng ban về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Đồng thời có văn bản, thông báo hướng dẫn để mọi người nắm được kế hoạch một cách rõ ràng, dễ hiểu và thực hiện theo.

Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho doanh nghiệp

• Việc chuẩn bị tài liệu ISO 9001:2015 không đơn giản, tuy nhiên sẽ có các biểu mẫu để doanh nghiệp tham khảo. Doanh nghiệp nên xin tư vấn và phối hợp với Tổ chức chứng nhận để biết cách nên chuẩn bị tài liệu sao cho phù hợp và bám sát với thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào thực tế doanh nghiệp

• Sau khi đã hoàn thành xong tài liệu ISO 9001, doanh nghiệp cần gửi thông báo tới các nhân viên và các phòng ban để nắm được và triển khai thực hiện.
• Trong quá trình triển khai thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001, người đại diện chịu trách nhiệm về ISO của doanh nghiệp cần giám sát và ghi lại những vấn đề phát sinh để tìm phương án giải quyết, khắc phục vấn đề.

Bước 7: Đánh giá nội bộ doanh nghiệp sau khi áp dụng ISO 9001

• Người đại diện chịu trách nhiệm về ISO của doanh nghiệp tiến hành đánh giá chất lượng công việc của doanh nghiệp định kỳ hàng tháng sau khi áp dụng ISO 9001:2015. Đây sẽ là cơ sở để xác định doanh nghiệp có thể đăng ký xin cấp chứng nhận hay chưa.

Bước 8: Đăng ký xin cấp chứng nhận  

• Doanh nghiệp gửi bản đăng ký chứng nhận tới Tổ chức chứng nhận. Nếu xét thấy doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện, yêu cầu mà ISO đưa ra cho từng hạng mục thì doanh nghiệp của sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

Bước 9. Duy trì hệ thống và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

• Sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, thì doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo duy trì hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo đúng quy định. Sau mỗi chu kỳ 6-9 tháng hoặc 12 tháng, Tổ chức chứng nhận sẽ xuống đánh giá lại để xem xét việc có tiếp tục duy trì hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp hay không.

Trên đây là những chia sẻ của Quốc Việt về điều kiện, thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tư vấn thêm thông tin hoặc quan tâm đến dịch vụ xin Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 có thể liên hệ Quốc Việt theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được tư vấn, hỗ trợ.

Một số câu hỏi về thủ tục xin chứng nhận ISO 9001:2015