Thủ tục, mẫu hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp FDI) online - trực tiếp mới nhất và các lưu ý quan trọng cần biết.
Nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp FDI, công ty FDI) có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang nơi khác để thuận tiện cho việc kinh doanh. Vậy hồ sơ, thủ tục thay đổi trụ sở công ty có vốn nước ngoài được tiến hành như thế nào? Cần lưu ý những gì khi thực hiện thủ tục? Tất cả sẽ được Kế toán Quốc Việt hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.
2 trường hợp thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoàI
Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài, địa chỉ trụ sở chính có thể đồng thời là địa chỉ thực hiện dự án đầu tư hoặc là 2 địa điểm riêng biệt. Bên cạnh đó, tùy theo hình thức đầu tư (cách thức thành lập công ty) mà công ty FDI có thể chỉ có Giấy phép kinh doanh hoặc có đồng thời Giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đầu tư. Do đó, khi công ty FDI làm thủ tục thay đổi địa chỉ, có thể xảy ra 2 trường hợp sau đây:
➧ Trường hợp 1: Chỉ thay đổi địa chỉ trụ sở chính, không thay đổi địa điểm thực hiện dự án đầu tư. Khi đó, công ty FDI phải thực hiện thủ tục:
- Thay đổi Giấy phép kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp);
- Không phải làm thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đầu tư.
➧ Trường hợp 2: Thay đổi đồng thời địa chỉ trụ sở chính công ty và địa chỉ thực hiện dự án đầu tư. Khi đó, công ty FDI phải thực hiện đồng thời 2 thủ tục dưới đây:
Dưới đây là chi tiết hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoài (áp dụng đối với dự án đầu tư không thuộc diện phải xin chấp thuận chủ trương đầu tư):
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoài
1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp trên Giấy phép kinh doanh được quy định tại Khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm có:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu số 12);
- Bản gốc hoặc bản sao chứng thực nghị quyết/quyết định thay đổi địa chỉ công ty của:
+ Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên;
+ Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh/công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
+ Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp làm thủ tục).
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh.
2. Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư (trường hợp thay đổi địa chỉ công ty đồng thời là địa điểm thực hiện dự án đầu tư) được quy định tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 31/2021/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 16 Điều 1 Nghị định 239/2025/NĐ-CP).
Thành phần hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư khi thay đổi địa chỉ công ty gồm có:
- Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
- Báo cáo tình hình triển khai dự án đầu tư đến thời điểm điều chỉnh;
- Quyết định về việc điều chỉnh địa điểm thực hiện dự án đầu tư của doanh nghiệp FDI;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
- Bản sao chứng thực CCCD/hộ chiếu của nhà đầu tư là cá nhân;
- Bản sao chứng thực giấy chứng nhận thành lập của nhà đầu tư là tổ chức
- Báo cáo tài chính 2 năm gần nhất của nhà đầu tư hoặc cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ/tổ chức tài chính hoặc giấy tờ có giá trị tương đương khác;
- Giấy tờ chứng minh doanh nghiệp FDI có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm địa điểm mới dùng để thực hiện dự án đầu tư hoặc làm trụ sở:
+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê nhà/văn phòng;
+ Bản sao chứng thực giấy tờ chứng minh quyền cho thuê của bên cho thuê.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép đầu tư.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài
Từ ngày 01/07/2025, mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (hay còn gọi là giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) được áp dụng theo mẫu số 12, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, áp dụng cho trường hợp như:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Dưới đây là chi tiết các bước của thủ tục thay đổi địa chỉ công ty online, trực tiếp dành cho doanh nghiệp FDI:
1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trên Giấy phép kinh doanh
Trình tự các bước thông báo thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh như sau:
➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Doanh nghiệp FDI chuẩn bị 1 bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh như Quốc Việt hướng dẫn ở trên.
- Trường hợp tiến hành nộp hồ sơ online thì doanh nghiệp thực hiện toàn bộ scan hồ sơ giấy ở trên và lưu theo định dạng pdf để nộp.
➧ Bước 2: Nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp FDI nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tới cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (của Sở Tài chính) tại nơi doanh nghiệp FDI đặt trụ sở mới.
- Hình thức nộp hồ sơ:
+ Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Sở Tài chính hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích (VNpost);
+ Trường hợp nộp hồ sơ online: Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Trường hợp nộp hồ sơ bản giấy, người nộp hồ sơ phải xuất trình CCCD hoặc sử dụng CCCD điện tử trên ứng dụng VNeID.
- Trường hợp nộp hồ sơ online thì phải có chữ ký số để ký xác thực nộp hồ sơ;
➧ Bước 3: Xử lý hồ sơ và trả kết quả
Quá trình xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh như sau:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông tin về việc chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp FDI tới cơ quan thuế quản lý;
- Trong thời gian 1 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp FDI đã hoàn thành thủ tục thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ trụ sở cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh;
- Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới cho doanh nghiệp FDI. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
➤ Tham khảo bài viết: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty - Trọn gói 1.000.000 đồng.
2. Thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư khi thay đổi địa chỉ công ty
Trình tự các bước thông báo thay đổi địa điểm thực hiện đầu tư, địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đầu tư như sau:
➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Doanh nghiệp FDI chuẩn bị 1 bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đầu tư như Quốc Việt hướng dẫn ở trên.
- Trường hợp nộp hồ sơ online doanh nghiệp tiến hành scan toàn bộ hồ sơ và lưu theo định dạng pdf trước khi nộp.
➧ Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan đăng ký đầu tư cấp tỉnh (trực thuộc Sở Tài chính) - nơi doanh nghiệp đặt dự án đầu tư;
- Cách nộp hồ sơ:
+ Cách 1: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Sở Tài chính hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích (VNpost);
+ Cách 2: Trường hợp nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
➧ Bước 3: Xử lý hồ sơ và trả kết quả
Trường hợp doanh nghiệp FDI có nhu cầu cập nhật địa chỉ của trụ sở chính, địa điểm thực hiện dự án đầu tư để khớp với địa chỉ thực tế sau khi sáp nhập hoặc sắp xếp lại địa giới hành chính thì:
- Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký đầu tư cấp lại Giấy chứng nhận đầu tư cho doanh nghiệp FDI theo địa chỉ mới;
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc cần sửa đổi bổ sung thêm, thì cơ quan đăng ký đầu tư ra thông báo bằng văn bản hướng dẫn doanh nghiệp FDI sửa đổi, bổ sung hồ sơ và nộp lại.
Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm thực hiện dự án đầu tư sang địa điểm khác thì:
- Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký đầu tư cấp tỉnh cấp lại giấy chứng nhận đầu tư cho doanh nghiệp FDI theo địa chỉ mới;
- Trường hợp từ chối cấp Giấy phép hoặc hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung thêm, thì cơ quan đăng ký đầu tư ra thông báo bằng văn bản gửi tới doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Lưu ý:
➧ Thứ tự thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sẽ khác nhau tùy theo tỉnh/thành phố. Ví dụ:
➧ Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp phải chờ từ 2 - 3 ngày làm việc để Sở Tài chính chuyển phát kết quả qua dịch vụ bưu chính (trường hợp yêu cầu cấp Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tư bản giấy).
➤ Tham khảo bài viết:
Lưu ý cần biết khi thay đổi địa chỉ công ty có vốn đầu tư nước ngoài
1. Thông báo và thực hiện thủ tục với cơ quan thuế trước khi chuyển địa điểm
Trường hợp doanh nghiệp FDI thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì:
- Doanh nghiệp FDI phải sớm thông báo cho cán bộ thuế quản lý về và hoàn thành thủ tục chốt thuế (như nộp đầy đủ tờ khai, báo cáo thuế, các khoản tiền thuế, tiền phạt… phát sinh) trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (Sở Tài chính).
- Bên cạnh đó, quan thuế có thể sẽ kiểm tra quyết toán sổ sách công ty từ khi mới thành lập hoặc từ thời gian quyết toán trước đó tới thời điểm chuyển đi. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý và sớm chuẩn bị đầy đủ chứng từ, sổ sách kế toán để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi.
Trường hợp chuyển địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thì doanh nghiệp FDI không cần làm thủ tục chốt thuế khi chuyển sang phường khác, xã khác.
2. Về địa chỉ trụ sở công ty, địa điểm thực hiện dự án đầu tư
Địa điểm được sử dụng làm địa chỉ trụ sở mới hoặc địa điểm tiếp tục thực hiện dự án đầu tư của doanh nghiệp FDI cần đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Có địa chỉ rõ ràng, chính xác (gồm: số, tên đường, phố, phường, tỉnh);
- Là nhà mặt đất, tòa nhà văn phòng có chức năng kinh doanh thương mại;
- Có đầy đủ giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng thuê nhà/văn phòng…
3. Thủ tục BHXH cần thực hiện khi thay đổi địa chỉ công ty
Hiện tại, doanh nghiệp FDI vẫn thuộc sự quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) cơ sở (trước đây là BHXH quận/huyện), nên khi chuyển địa chỉ trụ sở sang phường khác hoặc tỉnh khác thì sẽ làm thay đổi cơ quan BHXH quản lý của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp FDI cần làm các thủ tục sau:
- Chốt BHXH, báo giảm BHXH tại phường hiện tại, đóng đủ các khoản tiền BHXH còn thiếu;
- Xin cấp lại mã đơn vị, báo tăng BHXH tại phường mới, tỉnh mới sau khi chuyển đến.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cập nhật lại thông tin địa chỉ trụ sở chính trên tài khoản BHXH điện tử của doanh nghiệp.
4. Khắc lại con dấu mới, thay bảng hiệu công ty
Trường hợp việc thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi thông tin trên con dấu pháp nhân và bảng hiệu công ty thì doanh nghiệp FDI cần khắc lại con dấu mới và làm lại bảng hiệu mới.
5. Thông báo địa chỉ trụ mới cho khách hàng, đối tác
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp FDI cần có thông báo bằng văn bản gửi tới khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác để họ kịp thời nắm được thông tin, hạn chế việc chuyển nhầm thư từ, văn bản về địa chỉ cũ hoặc làm ảnh hưởng đến việc khách hàng, đối tác đến giao dịch làm việc.
Trên đây là hướng dẫn của Quốc Việt về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có vốn đầu tư nước ngoài và một số lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm được. Nếu cần tư vấn thông tin về dịch vụ thay đổi Giấy chứng nhận đầu tư, dịch vụ thay đổi Giấy phép ký kinh doanh của doanh nghiệp FDI, bạn có thể liên hệ cho Quốc Việt theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được tư vấn một cách nhanh chóng và kịp thời.
Câu hỏi liên quan đến thủ tục thay đổi trụ sở công ty có vốn nước ngoài
Trường hợp địa chỉ trụ sở chính đồng thời là địa điểm thực hiện dự án đầu tư thì khi chuyển địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp FDI phải điều chỉnh cả Giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đầu tư.
Trường hợp địa chỉ trụ sở chính và địa điểm thực hiện dự án đầu tư khác nhau thì khi chuyển địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp FDI không phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư, chỉ cần thay đổi Giấy phép kinh doanh.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, cơ quan đăng ký đầu tư cấp tỉnh trực thuộc Sở Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi Giấy phép kinh doanh, thay đổi Giấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp doanh nghiệp FDI xin chuyển địa chỉ trụ sở.
Trường hợp doanh nghiệp FDI thay đổi địa chỉ thì cần chuẩn bị 2 bộ hồ sơ sau:
- Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh;
- Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đầu tư (trường hợp địa chỉ trụ sở chính đồng thời là địa điểm thực hiện dự án đầu tư).
Hiện tại, thời gian để Sở Tài chính xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài như sau:
➧ Thời gian xét duyệt hồ sơ và cấp Giấy phép kinh doanh mới: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ;
➧ Thời gian xét duyệt hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đầu tư mới:
- 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ với trường hợp cập nhật địa chỉ trụ sở do sáp nhập, thay đổi địa giới hành chính;
- 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ với trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở.
Có. Trường hợp công ty FDI thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, thì công ty FD phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý và phải hoàn thành thủ tục chốt thuế (như nộp đầy đủ tờ khai, báo cáo thuế, các khoản tiền thuế, tiền phạt… phát sinh) trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.