Chi tiết về điều kiện, hồ sơ, thủ tục đổi tên công ty, doanh nghiệp & những việc cần thực hiện sau khi đổi tên công ty như xử lý hóa đơn, con dấu, chữ ký số, bảo hiểm xã hội... sẽ được Quốc Việt giải đáp trong bài viết này.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực ngày 01/01/2021.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực ngày 04/01/2021.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành có hiệu lực ngày 01/05/2021.
Điều kiện về tên công ty, doanh nghiệp
Khi lựa chọn tên mới cho công ty, doanh nghiệp, bạn cần lưu ý những điều kiện sau đây:
- Tên công ty phải bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
- Tên mới của công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
- Tên mới của công ty không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục Việt Nam.
- Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
Hồ sơ thay đổi tên công ty, doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi tên công ty bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
- Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
Hồ sơ thay đổi tên công ty
Thủ tục thay đổi tên công ty, doanh nghiệp
Trong thời hạn 10 ngày, kể từ khi có Quyết định thay đổi tên, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trình tự đổi tên công ty được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Kiểm tra tên mới của công ty.
Doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu tên công ty theo 2 cách sau:
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đổi tên công ty.
- Bạn có thể xem và tải miễn phí hồ sơ đổi tên công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hay doanh nghiệp tư nhân theo như hướng dẫn bên trên.
Bước 3: Nộp hồ sơ đổi tên công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT).
Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố - nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tuy nhiên cần lưu ý, tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ nhận hồ sơ online, không nhận hồ sơ trực tiếp.
- Cách 2: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 4: Nhận kết quả tại Sở KH&ĐT.
Trong thời hạn 3 -5 ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ (nộp trực tiếp lẫn qua mạng), Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hay còn gọi là giấy phép kinh doanh) mới cho doanh nghiệp.
- Hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại từ đầu.
Bước 5: Công bố thông tin thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Trong vòng 30 ngày từ khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí: 100.000 đồng/lần.
- Trường hợp doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000đ – 2.000.000đ đối với hành vi không công bố hoặc công bố không đúng thời hạn (Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư).
Các việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty
1. Khắc lại con dấu công ty
Do nội dung con dấu của công ty bao gồm tên và mã số nên khi thay đổi tên công ty thì con dấu pháp nhân cũng buộc phải thay đổi.
2. Làm lại bảng hiệu công ty
Doanh nghiệp cần làm lại bảng tên mới công ty và treo tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
3. Xử lý hóa đơn sau khi thay đổi tên công ty
Doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn theo 2 cách sau:
Cách 1: Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ chưa sử dụng hết
Đối với những số hóa đơn điện tử đã phát hành và chưa sử dụng hết, nếu muốn tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC.
- Bước 2: Sau làm xong thủ tục với cơ quan thuế xong, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cập nhật tên trên giấy phép sử dụng của phần mềm và thay đổi tên trên mẫu hóa đơn.
- Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem tên công ty mới đã được cơ quan thuế cập nhật hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu thông tin chưa được cập nhật thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.
Cách 2: Hủy hóa đơn cũ còn lại nếu không muốn sử dụng và phát hành hóa đơn mới
- Bước 1: Làm thông báo hủy các số hóa đơn còn lại chưa sử dụng.
- Bước 2: Mua hóa đơn mới và tạo mẫu hóa đơn theo tên mới của công ty.
- Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn
- Bước 4: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Bước 5: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực" để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.
➤➤ Tham khảo bài viết: Cách thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử
4. Cập nhật thông tin tên công ty trên chữ ký số
Đối với chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ đại lý/nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã bán cho doanh nghiệp trước đó, yêu cầu hỗ trợ cập nhật lại tên doanh nghiệp trên chữ ký số.
- Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm: Bản scan giấy phép kinh doanh mới và CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật công ty.
- Sau khi cập nhật xong tên, seri chữ ký số của doanh nghiệp sẽ bị thay đổi, vì vậy doanh nghiệp nhờ nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cập nhật luôn seri chữ ký số mới lên tài khoản thuế điện tử và tài khoản hải quan (nếu có).
Lưu ý: Việc cập nhật thông tin tên lên chữ ký số là hoàn toàn miễn phí và doanh nghiệp không cần mua lại chữ ký số hay thiết bị chữ ký số (USB token) mới.
5. Làm thủ tục thay đổi tên với cơ quan BHXH
Khi có bất cứ thay đổi nào, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với Cơ quan Bảo hiểm để thay đổi hồ sơ. Vì nếu không thay đổi dữ liệu về BHXH của doanh nghiệp có thể bị mất hoặc bị xáo trộn khi có nhu cầu trích xuất.
Hồ sơ thay đổi tên công ty với cơ quan BHXH gồm có:
- Tờ khai đơn vị tham gia điều chỉnh bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế theo mẫu TK3-TS.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến Cơ quan Bảo hiểm Xã hội hoặc thông qua phần mềm BHXH điện tử.
6. Thông báo đổi tên công ty với khách hàng, đối tác, các đơn vị liên quan khác
Doanh nghiệp gửi công văn thông báo thay đổi tên công ty đến đối tác, khách hàng và các cơ quan liên quan khác.
7. Thay đổi thông tin đăng ký sở hữu các tài sản của công ty
Khi thay đổi tên, các tài sản được đăng ký sở hữu thuộc công ty như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe... phải được thay đổi thông tin theo tên mới.
Tuy nhiên, để tránh sai sót trong hồ sơ và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục, bạn có thể tham khảo dịch vụ thay đổi tên công ty tại Quốc Việt, trọn gói chỉ 1.450.000đ. Liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh nhất.
Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên công ty
Không, thay đổi tên công ty sẽ không làm thay đổi mã số thuế hiện tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi đổi tên, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo với khách hàng, đối tác và các cơ quan liên quan như ngân hàng, bảo hiểm xã hội.
Theo Khoản 3, Điều 41, Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Việc thay đổi tên của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi tên công ty thì không cần ký lại hợp đồng cũng như không ảnh hưởng các hợp đồng đã ký kết.
Thành phần hồ sơ gồm có: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông/Chủ sở hữu công ty về việc đổi tên công ty. Bạn có thể xem và tải mẫu hồ sơ miễn phí
tại đây.
CÓ. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn đã phát hành và chưa sử dụng hết, thì phải làm thủ tục điều chỉnh thông tin hóa đơn với cơ quan thuế quản lý nếu muốn tiếp tục sử dụng. Doanh nghiệp có thể xem hướng dẫn xử lý hóa đơn khi đổi tên công ty
tại đây.
Sau khi hoàn thành thủ tục đổi tên công ty, doanh nghiệp thực hiện ngay những việc sau: Khắc lại con dấu pháp nhân, làm lại biển hiệu công ty, xử lý hóa đơn cũ chưa sử dụng hết, cập nhật thông tin chữ ký số, tài khoản hải quan, thuế điện tử, thông báo đổi tên công ty với cơ quan BHXH, khách hàng, đối tác..