Trợ cấp thôi việc là gì? Quy định, cách tính trợ cấp thôi việc

Trợ cấp thôi việc là gì? Quy định, cách tính trợ cấp thôi việc. Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc. Lưu ý khi tính thuế TNDN, TNCN và hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động.

Trợ cấp thôi việc là gì?

Trợ cấp thôi việc là khoản tiền trợ cấp, hỗ trợ tài chính mà người sử dụng lao động trả cho người lao động sau khi thôi việc, nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động nhằm hỗ trợ tài chính cho người lao động trong giai đoạn chuyển đổi công việc.

Thôi việc được hiểu là việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động với các lý do như:

• Doanh nghiệp không tiếp tục tái ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) với người lao động (NLĐ);
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do muốn thay đổi môi trường làm việc, muốn tìm kiếm công việc mới với đãi ngộ tốt hơn…;
• Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc…

➤ Tham khảo bài viết: Thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Quy định về trợ cấp thôi việc cho người lao động

1. Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc

Căn cứ Khoản 1 Điều 46 Bộ Luật lao động 2019, người sử dụng lao động (tổ chức, doanh nghiệp) phải trả trợ cấp thôi việc cho người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên khi chấm dứt hợp đồng lao động thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

• Hết hạn hợp đồng lao động;
• NLĐ đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận trong HĐLĐ;
• NLĐ và người sử dụng lao động thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ;
• NLĐ bị kết án tù (nhưng không được hưởng án treo), tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong HĐLĐ theo bản án hoặc quyết định của Tòa án;
• NLĐ chết hoặc bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích, đã chết;
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc bị Tòa tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; Người sử dụng lao động là tổ chức chấm dứt hoạt động;
• NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ và đã báo trước cho người sử dụng lao động:
  • Ít nhất 45 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn;
  • Ít nhất 30 ngày đối với HĐLĐ có thời hạn từ 12 tháng trở lên;
  • Ít nhất từ 3 ngày làm việc đối với HĐLĐ có thời hạn dưới 12 tháng.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trong các trường hợp sau:
  • NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ;
  • NLĐ làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 12 tháng liên tục mà sức khỏe chưa hồi phục;
  • NLĐ làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn từ 12 - 36 tháng bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 6 tháng liên tục mà sức khỏe chưa hồi phục;
  • NLĐ làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn dưới 12 tháng bị ốm đau, tai nạn đã điều trị quá nửa thời hạn của hợp đồng mà chưa hồi phục…

2. Các trường hợp không được hưởng trợ cấp thôi việc

Dù đáp ứng điều kiện có thời gian làm việc thường xuyên từ 12 tháng trở lên, nhưng người lao động không được hưởng trợ cấp thôi việc nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

• NLĐ đủ điều kiện hưởng lương hưu;
• NLĐ tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc trở lên mà không có lý do chính đáng. Ví dụ: Bản thân NLĐ ốm hoặc nghỉ chăm sóc người thân bị ốm phải có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh, gặp thiên tai, hỏa hoạn… hoặc các lý do khác được quy định trong nội quy lao động.

Cách tính trợ cấp thôi việc cho người lao động

Để xác định được số tiền trợ cấp thôi việc phải trả cho người lao động, doanh nghiệp cần căn cứ trên thời gian làm việc thực tế và mức lương tính trợ cấp thôi việc.

1. Công thức tính trợ cấp thôi việc

Căn cứ Điều 46 Bộ Luật lao động 2019, mức hưởng trợ cấp thôi việc được xác lập trên nguyên tắc mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương. 

Công thức tính trợ cấp thôi việc như sau:

Trong đó:

• Tiền lương tính trợ cấp thôi việc: Là mức tiền lương bình quân của 6 tháng liền kề theo HĐLĐ trước khi người lao động nghỉ việc;
• Trường hợp làm việc theo nhiều HĐLĐ kế tiếp: Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc là tiền lương bình quân của 6 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu hợp đồng lao động cuối cùng bị tuyên bố vô hiệu do có mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng hoặc thoả ước lao động tập thể, thì tiền lương tính trợ cấp thôi việc do hai bên thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc mức lương ghi trong thỏa ước lao động tập thể.

2. Thời gian tính trợ cấp thôi việc

Tại Khoản 3 Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định rõ: Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc được xác định bằng tổng thời gian NLĐ đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian đã tham gia BHTN và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc trước đó.

➧ Tổng thời gian làm việc thực tế bao gồm:

• Thời gian trực tiếp làm việc;
• Thời gian thử việc;
• Thời gian được cử đi học;
• Thời gian nghỉ để nhận chế độ thai sản, ốm đau;
• Thời gian nghỉ để điều trị phục hồi chức năng do các tai nạn lao động hoặc các bệnh nghề nghiệp được trả lương;
• Thời gian tham gia thực hiện nghĩa vụ công dân được trả lương;
• Thời gian ngừng làm việc không phải do lỗi của người lao động;
• Các thời gian nghỉ hằng tuần, ngày nghỉ lễ, Tết được hưởng nguyên lương;
• Thời gian thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức đại diện người lao động và thời gian bị tạm đình chỉ mọi công việc.

➧ Thời gian tham gia BHTN bao gồm:

• Thời gian NLĐ đã tham gia đóng BHTN theo quy định;
• Thời gian NLĐ thuộc diện không phải đóng BHTN nhưng đã được người sử dụng lao động chi trả cùng với lương một khoản tiền tương đương mức đóng BHTN.

Lưu ý:

Thời gian làm việc để tính trợ cấp được tính theo năm (đủ 12 tháng). Nếu trường hợp có số tháng làm việc lẻ thì xác định như sau:

• Từ đủ 1 tháng đến dưới 6 tháng: Tính bằng 1/2 năm làm việc;.
• Từ đủ 6 tháng trở lên: Tính bằng 1 năm làm việc.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các tham số về thời gian và tiền lương nêu trên không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp được hạch toán chi phí trợ cấp thôi việc như một khoản chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp..

3. Thời hạn chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc tính từ ngày chấm dứt HĐLĐ, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thanh toán đủ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN và trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác có liên quan cho người lao động.

Thời hạn thanh toán trợ cấp thôi việc có thể kéo dài hơn 14 ngày nhưng không quá 30 ngày với các trường hợp sau:

• Bên chủ động chấm dứt hợp đồng lao động là tổ chức, doanh nghiệp;
• Người sử dụng lao động thực hiện thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc khó khăn về tài chính;
• Doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; thay đổi quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
• Do bị thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, bị hỏa hoạn.

Lưu ý khi tính thuế TNDN, thuế TNCN đối với trợ cấp thôi việc

Việc hạch toán và khấu trừ thuế đối với khoản trợ cấp thôi việc cần được thực hiện nghiêm ngặt theo các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân để tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu thuế:

➧ Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Khoản 6 Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của người sử dụng lao động.

Như vậy, trợ cấp thôi việc là khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu doanh nghiệp thực hiện chi trả đúng đối tượng, đúng điều kiện và đúng mức hưởng theo quy định của Bộ Luật lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội.

➧ Đối với thuế thu nhập cá nhân

Nghĩa vụ thuế của người lao động đối với khoản tiền nhận được sau khi nghỉ việc được phân định dựa trên nguồn gốc và giá trị của khoản thu nhập:

Theo quy định tại Điểm b.6, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, khoản trợ cấp thôi việc được chi trả theo đúng quy định không được tính là thu nhập từ tiền lương, tiền công và không phải đóng thuế TNCN.

Trường hợp doanh nghiệp chi trả khoản trợ cấp thôi việc cho NLĐ cao hơn mức quy định của pháp luật, phần chênh lệch vượt mức phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, cách tính như sau:

• Chi trả trước khi chấm dứt HĐLĐ: Thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế luỹ tiến từng phần.
• Chi trả sau khi chấm dứt HĐLĐ: Thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% đối với phần vượt có giá trị từ 2.000.000 đồng trở lên.

➧ Hướng dẫn hạch toán trợ cấp thôi việc

Thực hiện hạch toán trợ cấp thôi việc (theo Thông tư 200):

• Nợ TK 622, 627, 641, 642 (Trợ cấp thôi được đưa vào chi phí được trừ);
• Có TK 334 (Tiền trợ cấp thôi việc doanh nghiệp phải trả cho người lao động).

Khi thực hiện chi trả cho NLĐ:

• Nợ TK 335 (Tiền trợ cấp thôi việc doanh nghiệp phải trả cho người lao động);
• Có TK 111, 112 (Chi trả tiền trợ cấp thôi việc bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).

Việc tuân thủ các nguyên tắc về thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá nghĩa vụ tài chính mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động khi rời khỏi đơn vị.

Mức xử phạt đối với vi phạm về chi trả trợ cấp thôi việc

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc doanh nghiệp phải trả đủ tiền trợ cấp thôi việc cộng với khoản tiền lãi tương ứng tính theo mức lãi suất tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn cao nhất tại thời điểm xử phạt.

Các câu hỏi thường gặp khi tính trợ cấp thôi việc cho người lao động

1. Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc đối với người lao động là gì?

Người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc khi đáp ứng đủ 2 điều kiện sau:

• Thời gian làm việc thường xuyên tại doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên;
• Chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại các khoản khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34 của Bộ Luật lao động 2019.

➤➤ Xem chi tiết: Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc.

2. Người lao động phải xin nghỉ việc trước bao nhiêu ngày để được hưởng trợ cấp thôi việc?

Theo Điều 35 Bộ Luật lao động 2019, người lao động phải thông báo cho người sử dụng lao động trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, thời gian thông báo được quy định như sau:

• Thông báo trước ít nhất 45 ngày đối với NLĐ làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn;
• Thông báo trước ít nhất 30 ngày đối với NLĐ làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;
• Thông báo trước ít nhất 3 ngày đối với NLĐ làm việc theo HĐLĐ có thời hạn dưới 12 tháng;
• Thông báo trước ít nhất 120 ngày đối với NLĐ làm công việc đặc thù theo HĐLĐ không xác định thời hạn hoặc HĐLĐ có thời hạn  từ 12 tháng trở lên;
• Thông báo trước ít nhất 1/4 thời hạn hợp đồng đối với NLĐ làm công việc đặc thù theo HĐLĐ có thời hạn dưới 12 tháng.

3. Công ty không trả hoặc trả không đủ trợ cấp thôi việc sẽ bị xử lý thế nào?

Căn cứ Khoản 1 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019 và Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo số lượng lao động (từ 1 đến trên 301 người).
• Buộc doanh nghiệp phải trả đủ tiền trợ cấp cộng với khoản tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại Nhà nước tại thời điểm xử phạt.

➤➤ Xem chi tiết: Mức xử phạt đối với vi phạm về chi trả trợ cấp thôi việc.

4. Thời hạn thanh toán các khoản tiền sau khi thôi việc là bao lâu?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động (bao gồm lương, trợ cấp thôi việc, tiền phép năm chưa nghỉ) trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.

Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.

5. Trợ cấp thôi việc có được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Được. Theo Khoản 6 Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của người sử dụng lao động. Do đó, trợ cấp thôi việc được xác định là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.