Quy định về địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp |MỚI

Quy định về địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp là gì? Có được đặt trụ sở chính tại chung cư hoặc nhà riêng khi đăng ký kinh doanh hay không? Quốc Việt sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ 01/01/2021.
• Nghị định số 122/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2022.
• Luật Nhà ở 2014 có hiệu lực từ 01/07/2015.

Trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp là gì?

Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp, trụ sở chính của doanh nghiệp (Corporate headquarters) là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). 

Khi thành lập doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bắt buộc phải được đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở kinh doanh, nhưng chỉ được phép đăng ký 1 trụ sở chính để giao dịch. 

Quy định về địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh cần đáp ứng các quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, cụ thể:

1. Địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp phải xác định được

Trụ sở chính cần nằm trên lãnh thổ Việt Nam, phải xác định được, có địa chỉ cụ thể, chính xác bao gồm: Số nhà + tên đường + tên xã/phường/thị trấn + huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh + tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Ví dụ:

2. Chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp cần chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ công ty dự kiến đặt trụ sở chính, cụ thể:

• Trường hợp nhà riêng hoặc công ty đã mua/tự xây dựng địa điểm đặt trụ sở chính thì cần: sổ đỏ; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đất theo Luật Đất đai.
• Trường hợp thuê địa chỉ trụ sở chính đăng ký kinh doanh cần có hợp đồng thuê nhà; đất thổ cư thì phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; đất dự án/nhà xưởng thì thuộc quyền sở hữu hợp pháp và có chức năng cho thuê lại.

3. Không đặt địa chỉ trụ sở chính tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở

Doanh nghiệp KHÔNG được phép đặt trụ sở chính tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở, nhằm đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và lợi ích của các hộ dân khác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở công ty tại phần không không gian có chức năng kinh doanh thương mại như là: căn hộ shophouse, căn hộ văn phòng officetel… Đối với trường hợp này, khi đăng ký thành lập công ty cần giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính không phải là chung cư, căn hộ chỉ có chức năng để ở, cụ thể:

• Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ghi rõ địa chỉ trụ sở mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh thuộc căn hộ chung cư có chức năng kinh doanh/thương mại).
• Giấy xác nhận của chủ đầu tư dự án, ban quản trị chung cư về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không thuộc căn hộ chung cư để ở.
• Hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở chính có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã/phường/thị trấn về việc trụ sở chính không thuộc căn hộ chung cư để ở.

4. Quy định về treo biển hiệu tại trụ sở công ty, doanh nghiệp

Căn cứ Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp, ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải làm bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có). Biển hiệu treo ở trụ sở chính cần thể hiện đầy đủ các thông tin được quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo, cụ thể là:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp.
• Tên của công ty, doanh nghiệp theo đúng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số thuế của doanh nghiệp.
• Địa chỉ, số điện thoại (nếu có).

Kích thước biển hiệu đặt tại trụ sở công ty được quy định trong Luật Quảng cáo như sau:

• Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà.
• Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét, chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
• Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Theo Điểm c Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không thực hiện treo biển hiệu tại trụ sở công ty có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra, cán bộ thuế có quyền kiểm tra và khóa mã số thuế của doanh nghiệp đối với các hành vi không treo bảng hiệu tại trụ sở chính. 

5. Địa chỉ trụ sở chính phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù

Ngoài các quy định trên, một số ngành nghề kinh doanh đặc thù sẽ còn sẽ phải tuân thủ thêm các yêu cầu đối với địa điểm trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh, ví dụ như:

➤ Đối với nhóm ngành: sản xuất, chế biến, nuôi trồng…

• Trường hợp trụ sở chính thực hiện hoạt động sản xuất, chế biến, nuôi trồng nông sản/thủy sản… cần đặt địa chỉ trụ sở chính tại các vùng lân cận, xa khu dân cư, xa trung tâm thành phố.
• Trường hợp muốn đặt trụ sở chính tại trung tâm thành phố thì doanh nghiệp chỉ được phép buôn bán, trao đổi, trưng bày sản phẩm.

➤ Đối với ngành nghề kinh doanh dịch vụ karaoke:

• Phòng hát karaoke phải có diện tích sử dụng từ 20m2 trở lệ, không tính công trình phụ.
• Địa điểm kinh doanh dịch vụ karaoke phải cách trường học, bệnh viện, các khu vực thuộc về tín ngưỡng, tôn giáo, cơ quan hành chính, văn hóa... từ 200m trở lên.
• Đảm bảo điều kiện và quy định về cách âm, phòng, chống cháy nổ, an ninh, trật tự, phòng, chống tệ nạn xã hội, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động.
• Cửa phòng karaoke phải là cửa kính không màu, đảm bảo bên ngoài có thể quan sát toàn bộ bên trong phòng. Nếu cửa kính có khung thì không được quá hai khung dọc và ba khung ngang, diện tích khung không quá 15% diện tích cửa.

➤ Đối với ngành kinh doanh dịch vụ khách sạn:

• Có quầy lễ tân; phòng vệ sinh chung; nơi để xe; yêu cầu có tối thiểu 10 phòng ngủ; có đồ dùng sinh hoạt chung như: giường, nệm, khăn, gối…
• Khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn nổi, khách sạn bên đường cần có bếp, phòng ăn và dịch vụ phục vụ ăn uống…

Lưu ý khi đặt trụ sở chính công ty, doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đăng công bố, thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) về việc đăng ký mới hoặc khi có thay đổi thông tin về trụ sở chính của công ty. Trường hợp vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính như sau:

Doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp cùng quận hoặc khác quận, khác tỉnh, ngoài việc thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư còn cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin hoá đơn.

➤➤Tham khảo chi tiết: Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Trên đây là thông tin về quy định về địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn về dịch vụ thành lập công ty hoặc dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, hãy liên hệ ngay với Quốc Việt qua số hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp về địa chỉ trụ sở chính công ty