Chi tiết về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh và thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty như xử lý hóa đơn, con dấu… sẽ được Quốc Việt giải đáp trong bài viết này. Có đầy đủ form mẫu cho bạn tham khảo.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực ngày 01/01/2021.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019.
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế có hiệu lực ngày 05/12/2020.
- Thông tư số 105/2020/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 03/12/2020.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
- Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/07/2016.
Địa chỉ công ty là một trong những thông tin quan trọng được ghi nhận trên Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cơ quan quản lý thuế và thực hiện các thủ tục khác sau khi đổi địa chỉ như khắc lại con dấu công ty, thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính là địa điểm công ty đăng ký hoạt động, đăng ký tiếp nhận giao dịch với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước. Do đó, khi lựa chọn địa chỉ mới, doanh nghiệp cần chú ý những điều kiện sau:
- Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì địa chỉ công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Địa chỉ công ty cần phải được xác định rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố hoặc là thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Trụ sở công ty không được là chung cư, nhà tập thể. Bởi vì, Theo Luật Nhà ở 2014, căn hộ chung cư và nhà tập thể chỉ được sử dụng với mục đích để ở. Do đó, mọi doanh nghiệp đều không được sử dụng nhà tập thể, chung cư với mục đích kinh doanh.
Quy trình đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh
Thủ tục thay đổi địa chỉ của công ty được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm thủ tục chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
- Trường hợp doanh nghiệp đổi địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác thì phải nộp mẫu 08-MST tới cơ quan thuế đang quản lý để tiến hành thủ tục chốt thuế tại quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.
- Trường hợp doanh nghiệp đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải thực hiện thủ tục này do không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tới Cơ quan đăng ký kinh doanh để được ghi nhận địa chỉ mới và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Bước 3: Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.
- Trường hợp đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố, sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST.
- Trường hợp đổi địa chỉ công ty cùng quận không cần thực hiện thủ tục này.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Thành phần hồ sơ gồm có:
- Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (theo mẫu tại phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên, doanh nghiệp tư nhân.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi trụ sở công ty đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở công ty đối với công ty cổ phần.
- Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu công ty chưa đăng ký số điện thoại khi thành lập).
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp).
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Trong vòng 3 - 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã được thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ và nộp lại.
Bước 4: Đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục cần thực hiện với cơ quan thuế trước và sau khi đổi địa chỉ công ty
1. Trường hợp đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện.
Việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp nên sau khi đổi địa chỉ, doanh nghiệp chỉ cần xử lý hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như sau:
- Đối với những doanh nghiệp nào còn hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp mẫu TB04/AC - Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra GPKD và trước khi xuất hóa đơn sau khi đổi địa chỉ.
- Đối với doanh nghiệp chưa mua, phát hành hóa đơn hoặc đã hủy hóa đơn khi đổi địa chỉ thì không cần nộp.
2. Trường hợp đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Các công việc doanh nghiệp cần thực hiện tại cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến như sau:
|
Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
|
Bước 1: Nộp hồ sơ xin chuyển quận/huyện.
Thành phần hồ sơ gồm có:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08 - MST ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC).
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không cần công chứng).
- Giấy ủy quyền cho người thay doanh nghiệp nộp hồ sơ.
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
Sau khoảng 10-15 ngày làm việc, cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ và cấp Mẫu 09 - MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm cho doanh nghiệp.
|
|
Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ thuế tại quận cũ (thực hiện đồng thời với Bước 1).
Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ quản lý thuế trực tiếp của công ty để kiểm tra và “chốt” thuế, nội dung công việc bao gồm:
1. Hoàn thành các khoản tiền thuế, nợ thuế.
2. Hoàn thành nghĩa vụ nộp tờ khai thuế.
3. Nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu đơn vị đã mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại quận cũ và chưa sử dụng trước khi chuyển quận/huyện.
4. Chốt hóa đơn trước khi chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác. Cụ thể:
- Nếu không muốn sử dụng hóa đơn cũ, doanh nghiệp làm thông báo hủy hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) gửi cơ quan thuế.
- Nếu muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp).
|
| Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến |
Doanh nghiệp cần nộp các giấy tờ sau:
- Mẫu 09-MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không cần công chứng).
Đối với hóa đơn, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải nộp mẫu TB04/AC - Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn và mẫu BK01/AC - Bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có Đăng ký kinh doanh mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện mới
|
Lưu ý cần biết khi đổi địa chỉ công ty
- Nếu trên con dấu chứa thông tin quận/huyện/tỉnh cũ, thì khi thay đổi địa chỉ công ty tới quận/huyện/tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải làm thủ tục trả lại con dấu đối với trường hợp dấu do cơ quan công an cấp và khắc lại con dấu mới.
- Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội.
- Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty.
- Ký phụ lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký.
- Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó.
- Không được xuất hóa đơn trong thời gian làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, khác tỉnh.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 31 Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
| Mức vi phạm |
Mức phạt |
| Quá thời hạn từ 1-30 ngày |
500.000đ - 1.000.000đ |
| Quá thời hạn từ 31-90 ngày |
1.000.000đ - 2.000.000đ |
| Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên |
2.000.000đ - 5.000.000đ |
Trên đây, Quốc Việt đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và mới nhất về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận, khác quận, khác tỉnh cho công ty, doanh nghiệp, cùng những lưu ý quan trọng. Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc quan tâm đến dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Quốc Việt hãy gọi cho chúng tôi theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
Một số câu hỏi thường gặp khi đổi địa chỉ công ty
CÓ. Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Khi đó, doanh nghiệp phải nộp thông báo thay đổi địa chỉ tới cơ quan thuế để xin chuyển sang đơn vị quản lý thuế khác.
CÓ. Trường hợp đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác thì doanh nghiệp cần phải khắc lại con dấu mới nếu trên con dấu chứa thông tin quận/huyện/tỉnh cũ.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm các giấy tờ sau: Thông báo thay đổi địa chỉ công ty, quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông, bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông và các giấy tờ liên quan khác.
➤➤ Tải miễn phí: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Khi doanh nghiệp muốn chuyển địa chỉ công ty tới quận mới cần thực hiện 3 bước sau:
- Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế, chuyển quận với cơ quan quản lý thuế cũ.
- Bước 2: Làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Bước 3: Làm thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.
Bắt buộc. Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở công ty thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Trường hợp quá hạn doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính từ 500.000đ - 5.000.000đ theo quy định của pháp luật.
Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT