Cách báo tăng, báo giảm Bảo Hiểm Xã Hội trên Dịch vụ công

Khi nào cần báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội. Hướng dẫn cách làm hồ sơ, thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH trên Dịch vụ công. Mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH.

Các trường hợp báo tăng, báo giảm BHXH

Báo tăng BHXH, báo giảm BHXH là thủ tục ngưởi sử dụng lao động (gọi chung là doanh nghiệp) phải thực hiện với cơ quan BHXH quản lý khi có sự thay đổi về số lượng lao động tham gia BHXH bắt buộc hoặc mức lương đóng BHXH. Cụ thể:

➧ Các trường hợp báo giảm bảo hiểm xã hội:

• Điều chỉnh giảm mức tiền lương đóng BHXH;
• Người lao động (NLĐ) nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;
• NLĐ chuyển nơi làm việc;
• NLĐ nghỉ hưởng chế độ BHXH như: hưu trí, thai sản, ốm đau;
• NLĐ nghỉ không lương, ngừng việc không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động từ 14 ngày làm việc/tháng trở lên.

➧ Các trường hợp báo tăng bảo hiểm xã hội:

• Có thêm người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (*).
• Điều chỉnh tăng mức tiền lương đóng BHXH.

➤ Tham khảo thêm: Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc - Từ 01/07/2025.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện báo tăng BHXH vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại thì ngoài tiền BHXH phải nộp, doanh nghiệp phải đóng thêm tiền phạt chậm nộp BHXH của các tháng đóng lùi.

Ví dụ: NLĐ làm việc ở công ty từ tháng 07/2026 nhưng đến tháng 10/2026 mới làm thủ tục báo tăng BHXH. Trường hợp này, ngoài tiền BHXH tháng 8, 9, 10 phải đóng, thì doanh nghiệp còn phải đóng tiền phạt chậm nộp BHXH của tháng 8, tháng 9.

Mức đóng & tỷ lệ đóng BHXH khi báo tăng

Tỷ lệ và mức đóng BHXH đối với NLĐ mới được báo tăng bảo hiểm xã hội cũng tương tự người lao động cũ đang tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp.

➧ Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội:

Tỷ lệ đóng BHXH của lao động người Việt Nam là 32% trên mức lương tháng đóng BHXH, trong đó:

• Người lao động đóng: 10.5%;
• Doanh nghiệp đóng: 21.5%.

➧ Về mức lương đóng BHXH:

NLĐ và doanh nghiệp có quyền tự thỏa thuận với nhau về mức lương đóng BHXH, nhưng phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Mức lương đóng BHXH tối thiểu: Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;
• Mức lương đóng BHXH tối đa: Không được vượt quá 20 lần mức tham chiếu (mức lương cơ sở).

Lưu ý:

Mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/01/2026 (theo Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP):

Mức tham chiếu (mức lương cơ bản):

➤ Xem chi tiết: Tỷ lệ & mức lương đóng BHXH - Từ 01/01/2026.

Hướng dẫn cách báo tăng, báo giảm BHXH - Từ 01/07/2026

1. Hướng dẫn cách đăng ký mã đơn vị BHXH online

Đối với doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo tăng BHXH lần đầu và chưa đăng ký mã đơn vị BHXH thì phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH trước khi báo tăng/báo giảm BHXH.

Các bước đăng ký mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp như sau:

➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp mã đơn vị tham gia BHXH

➧ Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký cấp mã đơn vị BHXH 

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thông qua 1 trong 2 cách thức sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý;
• Cách 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH online thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc phần mềm kê khai BHXH điện tử (doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký xác thực).

➧ Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH

Trong thời hạn tối đa 7 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH thực hiện cấp mã đơn vị tham gia BHXH cho doanh nghiệp.

Lưu ý:

1) Sau khi được cấp mã đơn vị tham gia BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử online thông qua 1 trong 2 kênh sau:

• Truy cập Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam và đăng ký trực tuyến;
• Đăng ký trên phần mềm BHXH mà đơn vị đang sử dụng, chẳng hạn: vBHXH (phần mềm BHXH của Viettel), Bkav IVAN, VNPT-BHXH…

2) Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp mã đơn vị BHXH và tài khoản giao dịch BHXH điện tử rồi thì không cần thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH.

➤ Tham khảo thêm: 

• Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp;
• Dịch vụ đăng ký chữ ký số Viettel, Mobi-CA - Từ 1.100.000đ.

2. Hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH trên Cổng dịch vụ công BHXH

Trình tự các bước báo tăng bảo hiểm xã hội trên Cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội như sau:

➧ Bước 1: Đăng nhập tài khoản Cổng dịch vụ công BHXH

• Doanh nghiệp truy cập Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
• Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký;

➧ Bước 2: Kê khai thông tin người lao động mới

• Tại trang chủ Cổng dịch vụ công, doanh nghiệp chọn mục “Kê khai hồ sơ” ➜ chọn “Quản lý lao động” ➜ chọn “Thêm mới”;
• Tiếp theo, chọn “Thêm mới thông tin người lao động” ➜ doanh nghiệp thực hiện kê khai các thông tin cơ bản của người lao động cần báo tăng BHXH ➜ chọn “Thêm mới” để lưu thông tin vừa kê khai.

➧ Bước 3: Chọn “Danh sách thủ tục” và chọn mã thủ tục báo tăng lao động

Tùy thuộc doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng BHXH đúng thời hạn hay báo tăng BHXH lùi thời điểm mà bạn lựa chọn mã thủ tục báo tăng lao động phù hợp, cụ thể:

1) Trường hợp: Báo tăng BHXH đúng thời điểm NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

• Chọn mã thủ tục 600: Chọn phương án tăng lao động và thực hiện kê khai:
  • Danh sách NLĐ báo tăng BHXH theo Mẫu D02-LT;
  • Điền đầy đủ thông tin của NLĐ theo Mẫu TK1-TS (*).

2) Trường hợp: Báo tăng BHXH lùi thời điểm

• Chọn mã thủ tục 601 và thực hiện kê khai thông tin:
  • Danh sách NLĐ báo tăng BHXH theo Mẫu D02-LT;
  • Điền đầy đủ thông tin của NLĐ theo Mẫu TK1-TS (*);
• Tải lên hệ thống file scan (định dạng .PDF) đính kèm:
  • Công văn giải trình về việc chậm báo tăng BHXH cho NLĐ;
  • Hợp đồng lao động đã ký với NLĐ cần thực hiện báo tăng lùi BHXH;
  • Bảng lương chi tiết của NLĐ (những tháng chưa báo tăng) cần thực hiện báo tăng lùi BHXH.

Lưu ý:

(*) Để đảm bảo chính xác thông tin, bạn cần gửi tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS (được ban hành kèm theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH) cho người lao động:

• Người lao động tự kê khai thông tin và chịu trách nhiệm đối với nội dung mà mình kê khai;
• Sau đó, doanh nghiệp sử dụng thông tin do người lao động điền vào tờ khai để thực hiện báo tăng BHXH trên Cổng dịch vụ công BHXH.

➧ Bước 4: Lưu hồ sơ & ký trực tuyến bằng chữ ký số của doanh nghiệp

• Sau khi hoàn tất kê khai hồ sơ ở bước 3, bạn chọn “Kê khai” ➜ chọn “Xác nhận” để lưu hồ sơ tăng BHXH.
• Cuối cùng, thực hiện ký xác thực bằng chữ ký số của doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục đăng ký báo tăng/báo giảm BHXH cho người lao động.

Lưu ý: 

Đối với trường hợp (2) báo tăng lùi, người sử dụng lao động sẽ bị truy thu 2 khoản tiền sau:

• Số tiền BHXH trong các tháng nộp chậm;
• Số tiền phạt (tiền lãi) do nộp chậm BHXH.

3. Hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH trên Cổng dịch vụ công BHXH

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo giảm BHXH online trên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam theo trình tự các bước như sau:

➧ Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công BHXH 

• Bạn truy cập Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
• Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký;

➧ Bước 2: Chọn mã thủ tục 600 & kê khai thông tin giảm BHXH 

• Tại trang chủ chọn “Kê khai hồ sơ” ➜ chọn “Danh sách thủ tục” ➜ chọn mã thủ tục 600;
• Tiếp theo chọn phương án giảm lao động và thực hiện kê khai:
  • Danh sách NLĐ báo giảm BHXH theo Mẫu D02-LT;
  • Điền đầy đủ thông tin của NLĐ báo giảm BHXH theo Mẫu TK1-TS.

➧ Bước 3: Lưu hồ sơ & ký trực tuyến bằng chữ ký số của doanh nghiệp

• Sau khi kiểm tra lại thông tin và đảm bảo kê khai chính xác, doanh nghiệp chọn “Kê khai” ➜ chọn “Xác nhận” để lưu hồ sơ.
• Cuối cùng, doanh nghiệp thực hiện ký xác thực nộp hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục báo giảm BHXH online cho NLĐ đã nghỉ việc.

➤ Tham khảo thêm: Cách tra cứu quá trình đóng BHXH online.

Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH online

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký tăng BHXH hoặc giảm BHXH, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra, giải quyết hồ sơ và trả kết quả trong thời hạn 5 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Kết quả giải quyết yêu cầu báo tăng/giảm BHXH được trả về như sau:

• Đối với thủ tục báo tăng BHXH: Người lao động được báo tăng BHXH sẽ nhận được mã số sổ BHXH (nếu chưa có mã số BHXH) và BHYT bản điện tử.
• Đối với thủ tục báo tăng BHXH: Kết quả báo giảm BHXH (*).

Lưu ý:

(*) Sau khi hoàn thành thủ tục báo giảm, doanh nghiệp cần thực hiện thêm 1 trong 2 thủ tục sau:

➧ Trường hợp 1: NLĐ nghỉ việc luôn, không quay trở lại làm việc, doanh nghiệp cần làm thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH và chốt sổ BHXH cho NLĐ. Cụ thể:

• Làm phiếu giao nhận hồ sơ số 620 và nộp đến cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp;
• Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp trả lại Sổ BHXH và tờ rời BHXH cho người lao động.

➧ Trường hợp 2: NLĐ nghỉ việc có thời hạn (nghỉ trên 14 ngày hoặc nghỉ thai sản), sau khi hết thời hạn nghỉ việc và quay trở lại làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người lao động theo trình tự các bước Quốc Việt đã chia sẻ ở trên.

-----------

Trên đây Quốc Việt đã hướng dẫn chi tiết cách làm hồ sơ, thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH trên Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo cập nhật mới nhất - Từ ngày 01/07/2026.

Để hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh tăng tốc độ chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ BHXH, Quốc Việt hiện có cung cấp dịch vụ BHXH, bao gồm:

➤ Tham khảo bài viết:

• Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp;
• Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp - Trọn gói 2.000.000 đồng.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn và làm dịch vụ xin cấp mã đơn vị BHXH, báo tăng, báo giảm BHXH có thể liên hệ Kế toán Quốc Việt qua hotline 0977.119.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 090.119.4567 (Miền Nam) để nhận tư vấn và báo giá nhanh chóng, chính xác.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH

1. Báo tăng, báo giảm BHXH cho người lao động online được không?

Được. Bạn có thể làm thủ tục khai báo tăng, báo giảm BHXH cho người lao động online trên Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc phần mềm BHXH mà doanh nghiệp đang sử dụng, như: VNPT-BHXH, Bkav IVAN, vBHXH (Viettel)…

➤➤ Tham khảo chi tiết: Cách báo tăng/giảm bhxh trên dịch vụ công.

2. Hồ sơ xin cấp đơn vị BHXH doanh nghiệp gồm những gì?

Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm có:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản photo, có đóng dấu công ty);
• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT.

➤➤ Tải miễn phí: Mẫu TK3-TS: Tờ khai đăng ký cấp mã đơn vị tham gia BHXH.

3. Hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH cho doanh nghiệp gồm những gì?

Thành phần hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm có:

• Tờ khai danh sách NLĐ báo tăng/giảm BHXH - Mẫu số D02-LT.
• Tờ khai đăng ký báo điều chỉnh tăng/giảm BHXH - Mẫu số TK1-TS.

➤ ➤ Xem chi tiết: Hướng dẫn thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH online.

4. Làm cách nào để báo tăng BHXH trên Cổng dịch vụ công?

Bạn thực hiện khai báo tăng BHXH trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông qua 3 bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập Cổng dịch vụ công BHXH & kê khai thông tin NLĐ mới;
• Bước 2: Chọn “Danh sách thủ tục” và chọn mã thủ tục báo tăng lao động;
• Bước 3: Lưu hồ sơ & ký trực tuyến bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

➤ ➤ Xem chi tiết: Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ/chưa có sổ.

5. Làm thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH trực tuyến khi nào có kết quả?

Thời hạn cơ quan BHXH giải quyết và trả kết quả hồ sơ khai báo tăng, báo giảm BHXH là không quá 5 ngày làm việc, tính từ thời điểm nhận được hồ sơ hợp lệ.