Chốt sổ BHXH, báo giảm BHXH là gì? Cách báo giảm BHXH trên Dịch vụ công. Hồ sơ, thủ tục chốt sổ & xin cấp tờ rời BHXH cho người lao động sau khi nghỉ việc.
Chốt sổ BHXH là một thủ tục quan trọng khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Vậy chốt sổ BHXH là gì và thủ tục thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây của Kế toán Quốc Việt sẽ hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động áp dụng theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản pháp luật hiện hành.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Theo hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 2 Quyết định 366/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chốt sổ BHXH được hiểu như sau:
|
Chốt sổ BHXH (hay xác nhận sổ BHXH) là việc cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ- BNN) của người lao động khi họ chấm dứt quá trình đóng BHXH tại đơn vị mình đang làm việc do chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, chuyển nơi tham gia BHXH hoặc hưởng chế độ BHXH, BHTN.
|
Chốt sổ BHXH là thủ tục pháp lý quan trọng đối với người lao động, nhằm đảm bảo thông tin về thời gian tham gia BHXH, BHYT và BHTN, BHTNLĐ- BNN của người lao động được ghi nhận và cập nhật đầy đủ trong hệ thống quản lý của BHXH, từ đó làm căn cứ để cơ quan BHXH giải quyết các chế độ như trợ cấp thất nghiệp, lương hưu, ốm đau, thai sản… một cách chính xác.
➤ Tham khảo bài viết:
Doanh nghiệp báo giảm BHXH khi nào? Điều kiện chốt sổ, báo giảm BHXH
Thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Về phía người lao động:
- Đã chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp (bao gồm trường hợp nghỉ việc hợp pháp, nghỉ ngang hoặc nghỉ việc không đúng quy định);
- Hoặc thuộc trường hợp đủ tuổi, đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí;
- Về phía doanh nghiệp: Đã đóng BHXH đầy đủ cho người lao động đến tháng cuối cùng người lao động làm việc.
Trường hợp doanh nghiệp chậm đóng/nợ tiền BHXH thì người lao động vẫn được làm thủ tục chốt sổ BHXH và giải quyết hưởng các chế độ BHXH căn cứ theo thời gian thực tế mà doanh nghiệp đã đóng tiền. Với phần nghĩa vụ còn thiếu, sau khi doanh nghiệp đóng đủ tiền thì doanh nghiệp phải làm hồ sơ đề nghị cơ quan BHXH xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN và thực hiện điều chỉnh lại mức hưởng chế độ BHXH (căn cứ Khoản 3 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP).
Ví dụ:
Người lao động làm việc 2,5 năm (tổng 30 tháng), nhưng doanh nghiệp mới đóng BHXH cho được 27 tháng và còn đang nợ tiền BHXH của 3 tháng cuối. Vậy người lao động được chốt sổ như thế nào?
Việc chốt sổ BHXH của người lao động trong trường hợp này như sau:
- Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động sẽ được chốt sổ BHXH 27 tháng;
- Sau này khi doanh nghiệp đóng đủ 3 tháng còn lại, cơ quan BHXH sẽ cộng thêm 3 tháng vào quá trình tham gia BHXH của người lao động.
Sau này, khi đã đóng đủ số tháng còn thiếu tiền BHXH cho người lao động, doanh nghiệp có thể làm hồ sơ xin cấp lại tờ rời xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN còn thiếu cho người lao động.
Cách báo giảm BHXH trên Dịch vụ công - thủ tục chốt sổ BHXH
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày hai bên chấm dứt hợp đồng lao động (trường hợp có thể kéo dài thời gian với lý do doanh nghiệp đang thực hiện thay đổi cơ cấu, chia tách, sáp nhập… thì không được quá 30 ngày).
Hiện nay, khi doanh nghiệp báo giảm lao động, cơ quan BHXH sẽ tự chốt quá trình tham gia BHXH cho người lao động đến tháng doanh nghiệp đóng đủ tiền BHXH và gửi tờ rời BHXH của người lao động về cho doanh nghiệp.
Trình tự các bước chốt số và xin cấp tờ rời BHXH cho người lao động như sau:
➧ Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH - hồ sơ chốt sổ BHXH
Thành phần hồ sơ báo giảm và xin cấp tờ rời BHXH cho người lao động được hướng dẫn tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 01/05/2026.
Thành phần hồ sơ gồm có:
- Kê khai mẫu TK1-TS: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT;
- Kê khai mẫu D02-LT: Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu này được cập nhật trực tiếp trên phần mềm kê khai).
Hồ sơ báo giảm BHXH cho người lao động.
Lưu ý:
Trường hợp doanh nghiệp đóng đủ tiền bảo hiểm cho người lao động đến hết tháng nghỉ việc, khi khi làm hồ sơ báo giảm và xin cấp tờ rời chốt sổ BHXH, doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp tờ bìa sổ BHXH của người lao động.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cán bộ BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp gửi bổ sung thêm quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, các tờ rời BHXH và bìa sổ BHXH tới cơ quan BHXH. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên hệ cán bộ BHXH quản lý để được hướng dẫn cụ thể trước khi thực hiện.
➧ Bước 2: Nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH:
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp theo các hình thức sau:
- Lập hồ sơ điện tử, ký số sau đó gửi lên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam;
- Kê khai và gửi hồ sơ thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ BHXH điện tử như I-VAN, eBH Thái Sơn, VNPT-BHXH...
➧ Bước 3: Nhận kết quả
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết thủ tục báo giảm lao động và xác nhận quá trình tham gia BHXH cho người lao động.
Kết quả: Cơ quan BHXH cấp tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và chuyển về doanh nghiệp để trả cho người lao động.
Lưu ý:
Từ ngày 01/05/2026, theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, việc quản lý tờ rời BHXH được thực hiện chủ yếu qua hệ thống điện tử của cơ quan BHXH. Người tham gia BHXH có thể chủ động tra cứu doanh nghiệp đã chốt BHXH đúng hay chưa thông qua việc tra cứu quá trình đóng BHXH ngay trên tài khoản VssID.
➤ Tham khảo bài viết: Cách tra cứu quá trình đóng bảo hiểm xã hội.
Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động (gọi chung là doanh nghiệp) có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Mặt khác, theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định rõ: Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH với cơ quan BHXH cho người lao động và trả sổ BHXH, các giấy tờ khác mà doanh nghiệp đang giữ của người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động.
Như vậy, người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH mà phải thông qua doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động để thực hiện.
---------
Kế toán Quốc Việt chuyên hỗ trợ các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh như:
- Đăng ký mã đơn vị BHXH;
- Báo tăng/báo giảm BHXH;
- Làm thủ tục hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức;
- Thay đổi thông tin đăng ký BHXH;
- Thay đổi nơi khám chữa bệnh BHYT;
- ….
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể liên hệ ngay cho Quốc Việt theo hotline dưới đây để được tư vấn và sử dụng dịch vụ.
Các câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ BHXH
1. Doanh nghiệp nợ tiền BHXH thì có chốt sổ BHXH cho người lao động không?
Có. Theo Khoản 3 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp nợ tiền BHXH thì cơ quan BHXH vẫn làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động căn cứ theo thời gian thực tế mà doanh nghiệp đã đóng tiền. Với phần nghĩa vụ còn thiếu, sau khi doanh nghiệp đóng đủ tiền thì cơ quan BHXH sẽ xác nhận bổ sung thời gian đóng và thực hiện điều chỉnh lại mức hưởng chế độ BHXH.
2. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người lao động hay doanh nghiệp?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về doanh nghiệp khi hai bên chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc trong trường hợp chuyển nơi đóng BHXH hay đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí.
3. Thời hạn doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động?
Theo quy định, trong vòng 14 ngày kể từ ngày hai bên chấm dứt hợp đồng lao động thì doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH cho người lao động, trường hợp kéo dài (với lý do doanh nghiệp đang làm thủ tục chia tách, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp… ) thì không được quá 30 ngày.
4. Các cách nộp hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động?
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ chốt sổ cho người lao động theo 2 hình thức sau:
- Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính tới cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp;
- Nộp hồ sơ điện tử trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc nộp qua phần mềm BHXH điện tử như I-VAN, eBH Thái Sơn, VNPT-BHXH,...
5. Chốt sổ BHXH có phải nộp bìa sổ BHXH không?
Hiện nay, chốt sổ BHXH không bắt buộc phải nộp tờ bìa sổ BHXH cho cơ quan BHXH. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cán bộ BHXH vẫn có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp bổ sung bìa sổ và các giấy tờ liên quan khác của người lao động, do đó doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cán bộ BHXH quản lý để được hướng dẫn thêm.