Mã đơn vị BHXH là gì? Thủ tục, hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH lần đầu qua mạng? Hướng dẫn cách tra cứu mã đơn vị BHXH online - trực tiếp cho doanh nghiệp. Có hình ảnh hướng dẫn chi tiết các bước tra cứu.
Đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan BHXH để thực hiện các giao dịch điện tử và quản lý dữ liệu bảo hiểm. Bài viết sau đây của Kế toán Quốc Việt sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH và cách tra cứu mã đơn vị BHXH nhanh chóng.
Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?
Mã đơn vị BHXH là mã số định danh duy nhất (gồm chữ và số) do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị sử dụng lao động như tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh.... khi làm thủ tục tham gia BHXH lần đầu. Thông qua mã đơn vị này, cơ quan BHXH có thể dễ dàng theo dõi và quản lý quá trình tham gia và đóng tiền BHXH của doanh nghiệp.
Cụ thể, mã đơn vị BHXH được sử dụng với các mục đích sau:
- Kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động;
- Làm thủ tục điều chỉnh, chốt sổ BHXH cho người lao động;
- Là căn cứ để đối chiếu dữ liệu khi đơn vị nộp tiền BHXH qua tài khoản ngân hàng;
- Tra cứu thông tin và thực hiện các giao dịch điện tử trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam.
Theo quy định tại Khoản 10 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mã số doanh nghiệp được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia BHXH. Tuy nhiên, thực tế hiện nay cơ quan BHXH vẫn duy trì quy trình cấp mã số đơn vị BHXH riêng biệt. Do đó, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị khi bắt đầu tham gia bảo hiểm.
Đơn vị mới thành lập đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN lần đầu tại BHXH cơ sở nơi đơn vị đăng ký kinh doanh.
➤ Tham khảo bài viết: Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp.
Thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH online cho doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu khi nào?
Từ ngày 01/07/2025, trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động (bao gồm hộ kinh doanh, doanh nghiệp, HTX, liên hiệp HTX…) có trách nhiệm kê khai và đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động (căn cứ Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 được hướng dẫn bởi Điều 6 Nghị định 158/2025/NĐ-CP).
Hiện tại, thủ tục cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp được thực hiện khi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu. Theo đó, thời hạn đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với doanh nghiệp cũng chính là thời hạn doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH.
Các đối tượng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp được quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 bao gồm:
- Người lao động Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, kể cả trường hợp doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác (thay cho HĐLĐ) nhưng có nội dung thể hiện việc trả tiền lương, tiền công, có sự quản lý, giám sát của một bên;
- Người lao động nước ngoài làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên (trừ các trường hợp được miễn tham gia BHXH như di chuyển nội bộ, đã đủ tuổi nghỉ hưu…);
- Người quản lý doanh nghiệp (tổng giám đốc, giám đốc…), người đại diện phần vốn góp của doanh nghiệp có hưởng lương hoặc không hưởng lương.
➤ Xem chi tiết: Các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc - Từ 01/07/2025.
2. Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH
Theo hướng dẫn tại Điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH, thành phần hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH áp dụng từ ngày 01/05/2026 như sau:
Hồ sơ xin cấp mã đơn vị tham gia BHXH doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm có:
- Bản photo Giấy phép đăng ký kinh doanh (1 bản có đóng dấu treo của công ty);
- Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo mẫu TK3-TS);
- Giấy ủy quyền (trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp làm hồ sơ).
Mẫu TK3-TS: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT.
3. Cách đăng ký mã đơn vị BHXH online
Bên cạnh hình thức nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp tại cơ quan BHXH cơ sở quản lý doanh nghiệp hoặc gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính, việc đăng ký mã đơn vị BHXH theo hình thức trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian thực hiện thủ tục.
Dưới đây là hướng dẫn cách đăng ký mã đơn vị BHXH online cho công ty, doanh nghiệp:
➧ Bước 1 - Nộp hồ sơ
Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan BHXH cơ sở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị online cho cơ quan BHXH như sau:
Lưu ý:
Tuỳ vào yêu cầu của từng cơ quan BHXH cơ sở, sau khi đăng ký thành công trên phần mềm, đơn vị có thể cần gửi bổ sung hồ sơ bản giấy để đối chiếu.
➧Bước 2 - Tiếp nhận và kiểm tra
Trong thời hạn 1 - 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan BHXH kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp.
➧Bước 3 - Trả kết quả:
Cơ quan BHXH sẽ phê duyệt và cấp mã số đơn vị. Kết quả được thông báo qua địa chỉ email doanh nghiệp đã đăng ký.
Sau khi có mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể tiếp tục làm thủ tục kê khai báo tăng BHXH cho người lao động.
➤ Tham khảo chi tiết: Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn cách tra cứu mã đơn vị BHXH doanh nghiệp
Trong trường hợp không nhớ mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu mã số đơn vị BHXH của doanh nghiệp mình theo 2 hình thức sau đây:
1. Tra cứu mã đơn vị BHXH trực tiếp
Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH cơ sở nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm để được hỗ trợ tra cứu mã đơn vị BHXH.
2. Tra cứu mã đơn vị BHXH online
Doanh nghiệp có thể tra cứu mã đơn vị BHXH trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam theo các bước như sau:
➧ Bước 1: Truy cập Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam;
➧ Bước 2: Tại giao diện trang chủ, chọn chức năng “Tra cứu trực tuyến”;
➧ Bước 3: Nhấn chọn mục “Tra cứu đơn vị tham gia BHXH”;
➧ Bước 4: Nhập thông tin xác thực của đơn vị bao gồm tỉnh/thành phố, cơ quan BHXH quản lý trực tiếp, mã số thuế của đơn vị;
➧ Bước 5: Tích chọn xác nhận mã captcha “Tôi không phải là người máy”, sau đó nhấn “Tra cứu” để nhận kết quả hiển thị trên hệ thống.
Trên đây, Kế toán Quốc Việt đã chia sẻ cho doanh nghiệp cách đăng ký và tra cứu mã đơn vị BHXH. Việc chủ động tra cứu mã đơn vị giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai hồ sơ báo tăng, giảm lao động và thực hiện các nghĩa vụ đóng nộp theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các bài viết dưới đây của Kế toán Quốc Việt về BHXH để có thêm thông tin hữu ích:
➤➤ Tham khảo bài viết:
Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký, tra cứu mã đơn vị BHXH
1. Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH gồm những gì?
Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:
- Bản photo Giấy phép đăng ký kinh doanh (1 bản có đóng dấu treo của công ty);
- Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo mẫu TK3-TS);
- Giấy ủy quyền (trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp làm hồ sơ).
2. Thời hạn đăng ký mã đơn vị BHXH đối với doanh nghiệp?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH của doanh nghiệp đồng thời thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người lao động theo quy định.
3. Có mấy cách đăng ký mã đơn vị BHXH?
Doanh nghiệp có thể đăng ký mã đơn vị BHXH theo các cách sau:
- Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH cơ sở quản lý doanh nghiệp hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
- Cách 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ khác được cấp phép hiện nay.
4. Mã số đơn vị tham gia BHXH có trùng với mã số thuế không?
Theo quy định tại Khoản 10 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mã đơn vị BHXH chính là mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay cơ quan BHXH vẫn chưa áp dụng quy định này, nên doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị khi bắt đầu tham gia bảo hiểm.
5. Có mấy cách tra cứu mã đơn vị BHXH doanh nghiệp?
Doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu mã đơn vị BHXH theo 2 cách sau;
- Cách 1: Liên hệ cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH để được hỗ trợ tra cứu mã đơn vị BHXH;
- Cách 2: Tra cứu mã đơn vị BHXH online thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
➤➤ Xem chi tiết: Các bước tra cứu mã đơn vị BHXH online.