Phụ Cấp Lương là gì? Quy định về các khoản phụ cấp lương

Phụ cấp lương là gì? Các loại phụ cấp lương. Quy định về các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN, các khoản phụ cấp không phải đóng và phải đóng BHXH. Các lưu ý đối với doanh nghiệp khi chi các khoản phụ cấp theo lương được cập nhật theo quy định mới nhất.

Nội dung chính:

Phụ cấp lương là gì?
Các loại phụ cấp lương hiện nay
Các khoản phụ cấp đóng BHXH bắt buộc
Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH
Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả phụ cấp cho NLĐ không?
Phụ cấp lương được quy định thế nào trong hợp đồng lao động?
Lưu ý về các khoản chi phụ cấp tiền lương cho NLĐ
Các câu hỏi thường gặp về phụ cấp tiền lương

Phụ cấp lương là gì?

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, phụ cấp lương (hay phụ cấp tiền lương) là các khoản tiền bổ sung ngoài lương chính mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động (NLĐ) theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nhằm:

Bù đắp về các điều kiện lao động như: công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm…;
Bổ sung cho điều kiện sinh hoạt của NLĐ như: làm việc ở vùng cao, vùng xa, chi phí đắt đỏ…;
Bù đắp về tính chất của công việc như: tính phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao, yêu cầu trách nhiệm…;

Việc doanh nghiệp chi trả thêm các khoản phụ cấp ngoài tiền lương cho người lao động giúp họ tăng thu nhập thực tế, bù đắp các yếu tố mà mức lương chưa cơ bản chưa phản ánh đầy đủ. Đồng thời, đây cũng là cách doanh nghiệp ghi nhận sự cống hiến của người lao động, tạo động lực để người lao động gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và thu hút thêm hân tài chất lượng cao.

Các loại phụ cấp lương hiện nay

Hiện nay phụ cấp lương được chia thành 8 loại cơ bản theo Điều 6 Nghị định 204/2004/NĐ-CP, bao gồm:

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm;
Phụ cấp theo khu vực công tác;
Phụ cấp theo thâm niên vượt khung;
Phụ cấp theo chức vụ, theo chức danh;
Phụ cấp lưu động cho NLĐ thường xuyên phải thay đổi địa điểm làm việc;
Phụ cấp đặc biệt cho NLĐ làm việc tại khu vực biển đảo, biên giới có điều kiện sinh hoạt khó khăn;
Phụ cấp thu hút cho NLĐ làm việc tại vùng/cơ sở kinh tế hoặc biển đảo xa có điều kiện đặc biệt khó khăn;
Phụ cấp theo đặc thù công việc, đặc thù ngành nghề: thâm niên nghề, trách nhiệm nghề, ưu đãi theo nghề…

Ngoài ra, NLĐ và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận chi trả thêm các khoản phụ cấp khác theo yêu cầu công việc thực tế, chẳng hạn: phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp nhà ở, phụ cấp tăng ca…

Các khoản phụ cấp đóng BHXH bắt buộc

Căn cứ quy định tại Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và nội dung tại Mục 2 Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH thì:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của NLĐ là tiền lương tháng của NLĐ, bao gồm: mức lương theo công việc/theo chức danh, các khoản phụ cấp lương, khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương được người sử dụng lao động thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Như vậy, các khoản phụ cấp lương mà doanh nghiệp chi trả cho NLĐ theo thỏa thuận, thường xuyên, ổn định và xác định được mức tiền cụ thể thì phải đóng BHXH theo quy định, bao gồm:

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm;
Phụ cấp theo khu vực công tác;
Phụ cấp theo chức vụ, chức danh;
Phụ cấp trách nhiệm;
Phụ cấp thâm niên;
Phụ cấp theo khu vực;
Phụ cấp theo mức độ thu hút lao động;
Phụ cấp lưu động với lao động thường xuyên phải đổi địa điểm làm việc.

Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Các khoản phụ cấp lương mang tính không ổn định, không được chi trả thường xuyên, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc mang tính phúc lợi xã hội không phải đóng BHXH bắt buộc, bao gồm:

Các khoản tiền thưởng dịp lễ, Tết, sinh nhật;
Hỗ trợ ma chay, hiếu hỉ;
Phụ cấp giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
Phụ cấp tăng ca (làm thêm giờ);
Thưởng theo năng suất làm việc, theo doanh số;
Thưởng hoàn thành công việc (KPI), thưởng sáng kiến;
Phụ cấp điện thoại;
Phụ cấp xăng xe, vé xe;
Hỗ trợ nhà ở;
Phụ cấp tai nạn, bệnh nghề nghiệp cho NLĐ có hoàn cảnh khó khăn…

Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN

Các khoản phụ cấp, trợ cấp của NLĐ không phải chịu thuế TNCN được quy định Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 92/2015/TT-BTC), bao gồm:

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm;
Phụ cấp thu hút, theo từng khu vực;
Phụ cấp phục vụ đối với vị trí lãnh đạo cấp cao;
Các khoản phụ cấp theo đặc thù của ngành nghề;
Các khoản phụ cấp đối với đối tượng là nhân viên y tế ở thôn, bản;
Các khoản trợ cấp đối với các đối tượng được bảo trợ xã hội theo luật định;
Phụ cấp/trợ cấp ưu đãi hàng tháng, trợ cấp một lần theo luật định cho người có công;
Phụ cấp an ninh, quốc phòng & các khoản trợ cấp khác cho lực lượng vũ trang nhân dân;
Các khoản phụ cấp mang tính đột xuất, không thường xuyên như: phụ cấp hoàn cảnh khó khăn đột xuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…;
Trợ cấp 1 lần, trợ cấp hàng tháng cho các đối tượng: người tham gia kháng chiến, bảo vệ tổ quốc, thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ, người được cử thực hiện các nhiệm vụ quốc tế…;
Trợ cấp 1 lần đối với:
- Cán bộ làm công tác về chủ quyền biển đảo theo luật định;
- Người chuyển công tác đến nơi có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
Trợ cấp chuyển vùng 1 lần đối với NLĐ là:
- Công dân Việt Nam ra nước ngoài để làm việc;
- Công dân nước ngoài chuyển đến cư trú tại Việt Nam;
- Công dân Việt Nam cư trú dài hạn ở nước ngoài chuyển về Việt Nam làm việc.
Trường hợp NLĐ được người sử dụng lao động phụ cấp thuê nhà mà số tiền phụ cấp vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế của NLĐ thì số tiền phụ cấp tương ứng với phần vượt quá 15% sẽ được miễn thuế TNCN;
Các khoản phụ cấp tiền ăn (bao gồm phụ cấp ăn trưa, ăn giữa ca) trong trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn trưa, ăn giữa ca mà chi tiền cho NLĐ với mức chi phù hợp;
Phụ cấp trang phục (khoản chi bằng tiền không quá 5 triệu đồng/năm);
Khoản phụ cấp đám hiếu hỉ cho NLĐ và người thân của NLĐ theo quy chế, nội quy của tổ chức, doanh nghiệp;
Hỗ trợ khám chữa bệnh hiểm nghèo cho NLĐ và thân nhân của NLĐ;
Khoản hỗ trợ theo chế độ nhà ở công vụ.

Lưu ý:

Các khoản phụ cấp, trợ cấp nêu trên và mức trợ cấp, phụ cấp không tính thuế TNCN phải do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định;
Trường hợp áp dụng các khoản trợ cấp, phụ cấp, mức phụ cấp, trợ cấp không tính thuế TNCN đối với khu vực Nhà nước thì doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, thành phần kinh tế khác sử dụng làm căn cứ để tính trừ;
Trường hợp các khoản phụ cấp, trợ cấp nêu trên vượt mức phụ cấp, trợ cấp không tính thuế TNCN thì phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế;
Riêng trợ cấp chuyển vùng 1 lần đối với người Việt Nam ra nước ngoài làm việc, người nước ngoài đến cư trú tại Việt Nam được trừ theo mức ghi trong HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động tập thể.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả phụ cấp cho NLĐ không?

Như Quốc Việt đã đề cập ở trên, người sử dụng lao động chi trả các khoản phụ cấp lương cho NLĐ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, đảm bảo phù hợp và tuân thủ đúng với các quy định của pháp luật, vị trí công việc, điều kiện làm việc, điều kiện sinh hoạt… của người lao động.

Đồng thời, theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 thì hợp đồng lao động cần thể hiện mức lương chi trả cho người lao động và các khoản phụ cấp, bổ sung khác theo thỏa thuận của đôi bên.

Do đó, doanh nghiệp không có nghĩa vụ bắt buộc phải chi trả phụ cấp cho người lao động, trừ trường hợp 2 bên có thỏa thuận và thỏa thuận đó thể hiện trong hợp đồng lao động.

Phụ cấp lương được quy định thế nào trong hợp đồng lao động?

Căn cứ Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH phụ cấp lương là một trong những nội dung chủ yếu cần có trong hợp đồng lao động.

Phụ cấp lương được chi trả theo thỏa thuận giữa NLĐ và người sử dụng lao động, bao gồm:

Các khoản phụ cấp tiền lương nhằm bù đắp các yếu tố về điều kiện sinh hoạt, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện lao động, mức độ thu hút lao động mà mức lương cơ bản chưa được tính đến hoặc chưa được tính đầy đủ;
Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc & kết quả thực hiện công việc của NLĐ.

Ngoài ra, HĐLĐ cũng cần thể hiện cụ thể thỏa thuận về các khoản bổ sung khác cho NLĐ, gồm:

Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể và được chi trả thường xuyên, ổn định theo kỳ trả lương cho NLĐ;
Các khoản bổ sung không xác định mức tiền cụ thể có tính chất phụ thuộc, gắn liền với kết quả thực hiện công việc, quá trình làm việc của NLĐ;
Các chế độ và phúc lợi khác cho NLĐ, chẳng hạn: phụ cấp xăng xe, nhà ở, điện thoại, ma chay, hiếu hỉ, hỗ trợ nuôi con nhỏ…

Lưu ý về các khoản chi phụ cấp tiền lương cho NLĐ

Khi thực hiện chi các khoản phụ cấp tiền lương cho NLĐ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều cơ bản sau:

Để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi phụ cấp cho NLĐ cần đáp ứng 3 điều kiện sau:
- Có mức chi hợp lý và phải chi trả thực tế cho NLĐ;
- Có chứng từ thanh toán hợp lệ, như: bảng lương, sao kê ngân hàng, phiếu chi…;
- Thể hiện rõ trong HĐLĐ, trong thỏa ước lao động hoặc trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
Đảm bảo các nguyên tắc trong việc chi trả phụ cấp lương cho NLĐ, bao gồm:
- Phân định rõ ràng các khoản phụ cấp cần đóng và không cần đóng BHXH;
- Xây dựng quy chế lương, phụ cấp minh bạch để tránh rủi ro về thuế, BHXH, tranh chấp lao động…;
- Tuân thủ các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Trên đây Quốc Việt đã chia sẻ chi tiết về các khoản phụ cấp lương hiện nay và quy định đóng BHXH, tính thuế TNCN đối với phụ cấp lương. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin hoặc quan tâm đến dịch vụ kế toán thuế, dịch vụ kế toán tiền lương của Quốc Việt thì có thể liên hệ hotline 0977.119.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 090.119.4567 (Miền Nam) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

Các câu hỏi thường gặp về phụ cấp tiền lương

1. Những khoản phụ cấp lương nào không phải đóng BHXH?

Các loại phụ cấp không đóng BHXH là các khoản phụ cấp lương mang tính không ổn định, không được chi trả thường xuyên, không được thể hiện trong HĐLĐ hoặc mang tính phúc lợi xã hội, chẳng hạn: