Cách đăng ký Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nào phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ 1/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền từ 01/06/2025

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), những cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, doanh nghiệp thuộc các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) được khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025, cụ thể:

➧ Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau đây:

• Có tổng doanh thu trên năm đạt từ 1 tỷ đồng trở lên;
• Có sử dụng máy tính tiền;
• Có quy mô về lao động, doanh thu đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật, thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai;

➧ Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc các trường hợp:

• Kinh doanh trung tâm thương mại, siêu thị, ngành hàng bán lẻ (trừ xe máy, mô tô, ô tô và các loại xe có động cơ khác); 
• Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, dịch vụ ăn uống;
• Kinh doanh dịch vụ nghệ thuật, rạp chiếu phim, khu vui chơi, giải trí;
• Kinh doanh dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ & dịch vụ vận tải hành khách;
• Kinh doanh các dịch vụ phục vụ cá nhân khác được quy định tại Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Lưu ý: 

Các doanh nghiệp thuộc đối tượng trên không bắt buộc phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nếu trước ngày 01/06/2025 đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử (*) theo đúng quy định.

Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng HĐĐT trước ngày 01/06/2025 nhưng không đảm bảo hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc có dữ liệu điện tử như trên thì phải đăng ký chuyển sang dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC.

(*) Dữ liệu điện tử trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định phải bao gồm các thông tin sau:

• Các thông tin của bên bán, gồm: mã số thuế, tên, địa chỉ; 
• Các thông tin của bên mua (nếu người mua yêu cầu), gồm: mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại, tên, địa chỉ; 
• Các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, gồm: tên dịch vụ/hàng hóa, đơn giá, số lượng, tổng giá trị thanh toán;
• Các nội dung về giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT (trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ);
• Thời điểm lập hóa đơn và theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi và bổ sung theo Khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

➤ Tham khảo bài viết: Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền - Từ 01/06/2025.

Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1. Chuẩn bị đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra xem mình có thuộc một trong các đối tượng bắt buộc phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền hay không bằng cách:

• Kiểm tra thông báo của cơ quan thuế (nếu có);
• Liên hệ cơ quan thuế trực tiếp quản lý để kiểm tra và xác nhận.

Nếu thuộc trường hợp bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các việc sau trước khi tiến hành đăng ký sử dụng HĐĐT:

1. Máy tính tiền có tích hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử và có kết nối internet;
2. Đăng ký chữ ký số để thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế;
3. Cài đặt phần mềm phát hành HĐĐT theo chuẩn của Tổng cục Thuế trên máy tính tiền hoặc thiết bị ngoại vi.

➤ Tham khảo bài viết: 

• Kinh nghiệm mua chữ ký số.
• Dịch vụ đăng ký chữ ký số Viettel, Mobi-CA.

2. Cách đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, doanh nghiệp có thể đăng ký thông qua các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, chẳng hạn như VNPT, Viettel,  EASY, BKAV… 

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền qua nhà cung cấp, bạn thực hiện theo trình tự 5 bước sau:

➧ Bước 1: Đăng nhập tài khoản hóa đơn điện tử

• Đăng nhập vào hệ thống hoá đơn điện tử của nhà cung cấp theo tên đăng nhập, mật khẩu đã được nhà cung cấp kích hoạt.

➧ Bước 2: Lập tờ khai theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Hiện tại, tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (thay thế mẫu cũ là mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành tại Phục lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

 Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐ: Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Bạn điền và chọn thông tin trên tờ khai theo hướng dẫn sau:

• Chọn “Đăng ký mới”: Nếu bạn đăng ký sử dụng HĐĐT lần đầu.
• Hoặc chọn “Thay đổi thông tin”: Nếu bạn thuộc đối tượng đã đăng ký sử dụng HĐĐT và chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
• Khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin theo nội dung trên tờ khai. Lưu ý:
  • Thông tin người đại diện pháp luật phải chính xác tuyệt đối, trùng khớp với thông tin đã đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
  • Người đại diện pháp luật phải định danh tổ chức trên VNeID trước khi làm tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Về hình thức hóa đơn (1): Chọn “Có mã của cơ quan thuế” & “Khởi tạo từ máy tính tiền”.
• Về hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (2): Để trống hoặc chọn theo trường hợp cụ thể của đơn vị.
• Về phương thức chuyển hóa đơn điện tử (3): Chọn “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”.
• Về loại hóa đơn (4): Tích chọn loại HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền mà đơn vị sử dụng.
• Về danh sách chứng thư số sử dụng (5): Nhấn “Chọn” để lấy lên chứng thư số đơn vị sử dụng.
• Điền thông tin đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (6).
• Điền thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ (7).
• Điền thông tin đơn vị truyền nhận (8).
• Điền thông tin của đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn (9) nếu có yêu cầu cấp quyền tra cứu hóa đơn cho đơn vị hạch toán phụ thuộc.
• Điền thông tin đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (10) nếu cần thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Điền thông tin đăng ký tích hợp hóa đơn điện tử với chứng từ điện tử (11).

➧ Bước 3: Ký điện tử, lưu tờ khai & gửi cơ cơ thuế

Bạn kiểm tra lại nội dung tờ khai để đảm bảo tính chính xác, nhấn ký điện tử, chọn lưu tờ khai và gửi cho cơ quan thuế.

➧ Bước 4: Cơ quan thuế kiểm tra & xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ

Trong thời hạn 1 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và đối chiếu các thông tin khai báo với dữ liệu quốc gia và xử lý như sau:

• Nếu thông tin không trùng khớp: Từ chối yêu cầu đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và thông báo các thông tin không trùng khớp để bạn có thể điều chỉnh, sửa đổi.
• Nếu thông tin trùng khớp: Hệ thống sẽ gửi thông báo chấp nhận. 

➧ Bước 5: Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT

Hệ thống gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp sau khi nhận được thông tin xác nhận hồ sơ.

Lưu ý: 

Trường hợp cơ quan thuế xác định người nộp thuế thuộc các trường hợp rủi ro về thuế cần xác minh doanh nghiệp thì người đại diện pháp luật phải lên làm việc với cán bộ thuế, giải trình trước khi chấp nhận đăng ký sử dụng hoặc đăng ký thay đổi HĐĐT.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và quy định về đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT được tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin hoặc cần tư vấn về các dịch vụ hỗ trợ khác của Quốc Việt như: dịch vụ chữ ký số, hóa đơn điện tử, dịch vụ kế toán trọn gói… có thể liên hệ Quốc Việt theo hotline  0977.119.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 090.119.4567 (Miền Nam) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký sử dụng HĐĐT từ máy tính tiên