Quy định - Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

Quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động: đối tượng, thời hạn và cách nộp. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không, mức phạt?

Quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Thế nào là báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (hay báo cáo sử dụng lao động) là báo cáo mà người sử dụng lao động phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền để cung cấp thông tin về tình hình sử dụng, biến động lao động tại đơn vị, như: tuyển nhân sự mới, người lao động (NLĐ) nghỉ việc, thay đổi cơ cấu lao động…

2. Đối tượng phải nộp báo cáo sử dụng lao động

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo sử dụng lao động theo định kỳ 6 tháng/lần, theo năm hoặc khi thành lập, mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cơ quan tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động:

• Đối với lao động không làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Sở Nội vụ;
• Đối với NLĐ làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp phải nộp báo cáo đến đồng thời 3 cơ quan: Sở Nội vụ, cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

3. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?

Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc mà người sử dụng lao động phải thực hiện theo định kỳ (quy định tại Khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019).

Từ ngày 10/09/2026, trường hợp người sử dụng lao động (là cá nhân, tổ chức) không nộp báo cáo sử dụng lao động đúng hạn sẽ bị xử phạt từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng theo đúng quy định tại Điểm c, Khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất - Tải miễn phí 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất đang được áp dụng là mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

 Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động - Mẫu số 01/PLI.

Nội dung của báo cáo tình hình sử dụng lao động phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin chung của người sử dụng lao động, bao gồm: Tên, cách thức liên lạc, mã số Giấy chứng nhận đăng ký thành lập, lĩnh vực - ngành, nghề kinh doanh…;
2. Thông tin về NLĐ hiện có tại đơn vị: Tổng số NLĐ, họ và tên, giới tính, trình độ chuyên môn, vị trí làm việc, loại hợp đồng ký kết…;
3. Thông tin về biến động lao động tại đơn vị trong kỳ báo cáo: Số lượng NLĐ tăng (tuyển mới, điều chuyển công tác) và số lượng NLĐ giảm (nghỉ việc, hết hạn hợp đồng lao động, chuyển vị trí công tác) trong kỳ báo cáo.
4. Thông tin về tiền lương & các khoản phụ cấp cho NLĐ;
5. Thông tin về tình hình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của NLĐ: Mã số BHXH của NLĐ, thời điểm bắt đầu đóng/kết thúc BHXH, NLĐ chưa tham gia BHXH (kèm lý do);
6. Nhu cầu tuyển dụng thêm lao động: Dự kiến số lượng NLĐ tuyển mới trong kỳ báo cáo tiếp theo, vị trí tuyển dụng, trình độ NLĐ.

Bạn có thể xem hướng dẫn cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chi tiết tại bài viết dưới đây của Quốc Việt.

➤ Xem chi tiết: Cách làm báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Quy định về nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ Điều 71 Nghị định số 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ theo đúng thời hạn sau:

2. Các cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 

Người sử dụng lao động có thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo 1 trong 3 cách sau:

• Cách 1: Nộp báo cáo sử dụng lao động online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia;
• Cách 2: Nộp báo cáo sử dụng lao động trực tuyến qua link google form (*) hoặc email của Sở Nội vụ (theo từng địa phương);
• Cách 3: Đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp.

Lưu ý:

Đối với các trường hợp nộp báo cáo qua link google form, quá thời hạn nộp báo cáo cơ quan có thẩm quyền sẽ khóa hệ thống tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động. 

Dưới đây Quốc Việt tổng hợp link google form nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 của một số tỉnh, thành phố:

• Thành phố Hà Nội: https://forms.gle/Mch3cypkTvEWWkZ67 hoặc link dự phòng;
• Thành phố Đà Nẵng: https://forms.gle/Xf5bjLNBEcECfzFD6;
• Thành phố Hồ Chí Minh: https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8;
• Tỉnh Tây Ninh: https://forms.gle/4nV8fRT7J6x7XzyC7;
• Thành phố Đồng Nai: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8.

➤ Xem chi tiết: 3 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động - Online & trực tiếp.

Các lưu ý khi làm và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Để đảm bảo báo cáo tình hình sử dụng lao động chính xác, hạn chế rủi ro bị cơ quan có thẩm quyền trả về hoặc yêu cầu bổ sung, trong quá trình thực hiện người sử dụng lao động cần lưu ý:

1. Sử dụng đúng mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất được áp dụng tại thời điểm nộp báo cáo;
2. Nội dung báo cáo phải kê khai chính xác với tình hình sử dụng lao động, biến động lao động thực tế tại đơn vị sử dụng lao động;
3. Không nên nộp báo cáo quá sát thời hạn nộp, tránh trường hợp không kịp điều chỉnh, bổ sung báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý;
4. Người sử dụng lao động phải kê khai chính xác và đầy đủ mức lương đóng BHXH và các loại bảo hiểm bắt buộc khác của từng NLĐ và chịu trách nhiệm về nội dung kê khai;
5. Trường hợp trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách NLĐ đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN) thì phải đánh số thứ tự các danh sách đó;
6. Ghi chú các trường hợp NLĐ chỉ tham gia BHTNLĐ-BNN mà không tham gia đóng các loại bảo hiểm khác;
7. Trường hợp người sử dụng lao động đã báo tăng lao động (báo tăng BHXH) đối NLĐ đã có mã số BHXH thì phải ghi chú nơi khám chữa bệnh ban đầu vào báo cáo;
8. Trường hợp NLĐ đăng ký thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu thì phải ghi nội dung thay đổi vào cột “ghi chú - số 27”;
9. Người lập báo cáo phải kiểm tra kỹ nội dung kê khai trước khi ký tên và đóng dấu để đảm bảo báo cáo đầy đủ, chính xác tình hình sử dụng, thay đổi lao động tại đơn vị.

Ngoài 9 lưu ý mà Quốc Việt chia sẻ ở trên, khi có biến động NLĐ tại đơn vị, người sử dụng lao động cần thực hiện thêm thủ tục báo tăng/báo giảm lao động (hay báo tăng/báo giảm BHXH) theo đúng quy định của pháp luật về lao động.

 ➤ Tham khảo bài viết: Cách báo tăng, báo giảm BHXH trên Dịch vụ công.

Ghi chú viết tắt:

• BHYT - Bảo hiểm y tế;
• BHTN - Bảo hiểm thất nghiệp;
• BHTNLĐ-BNN: Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Câu hỏi về thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn bị phạt bao nhiêu tiền?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động phải thực hiện, trường hợp không nộp báo cáo theo đúng thời hạn, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt với số tiền từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng (theo định tại Điểm c, Khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

➤➤ Tham khảo chi tiết: Mức phạt không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là ngày nào?

Hạn cuối để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là trước ngày 05/06/2026.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

3. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online có được không?

Được. Người sử dụng lao động có thể nộp báo cáo sử dụng lao động trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc email/google form nhận báo cáo của Sở Nội vụ từng địa phương.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online.

4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 6 tháng đầu năm 2026?

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 áp dụng theo mẫu số 01/PLI (ban hành tại Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Bạn có thể tải biểu mẫu báo cáo nhanh chóng & miễn phí dưới đây.

➤➤ Tải miễn phí: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất.

5. Nộp báo cáo sử dụng lao động tới cơ quan nào?

Tùy trường hợp mà cơ quan tiếp nhận báo cáo sử dụng lao động được quy định như sau:

• Đối với lao động không làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Sở Nội vụ;
• Đối với NLĐ làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp phải nộp báo cáo đến đồng thời 3 cơ quan: Sở Nội vụ, cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.