Hợp đồng lao động điện tử là gì? Có bắt buộc không? Quy định, nguyên tắc ký kết hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026. Tải mẫu hợp đồng lao động điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động giữa người lao động (NLĐ) & người sử dụng lao động (NSDLĐ), được thiết lập, giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động, pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động được ký kết bằng bản giấy.
Về bản chất, hợp đồng lao động điện tử vẫn là thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ về việc làm, mức tiền lương, điều kiện làm việc, các quyền và nghĩa vụ của các bên.
Bạn có thể tham khảo hình thức, nội dung của hợp đồng lao động điện tử theo mẫu dưới đây:
Mẫu hợp đồng lao động điện tử - năm 2026.
Có bắt buộc giao kết hợp đồng lao động điện tử không?
Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn giao kết hợp đồng lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử.
Bên cạnh đó, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026) cũng không có quy định bắt buộc NLĐ và NSDLĐ phải giao kết hợp đồng lao động điện tử mà chỉ quy định về:
- Việc chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ bản giấy và HĐLĐ bản điện tử (tại Điều 8);
- Thời hạn chính thức đưa nền tảng hợp đồng lao động điện tử vào vận hành chậm nhất là ngày 01/07/2026 (tại Điều 28);
- Các quy định khác liên quan đến việc giao kết, thực hiện, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, tạm hoãn… hợp đồng lao động điện tử.
➥ Như vậy: Tính đến thời điểm hiện tại, NLĐ và NSDLĐ có thể tự do lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc bản điện tử hoặc hình thức khác mà pháp luật về lao động cho phép.
➤ Tham khảo thêm: So sánh hợp đồng lao động và hợp đồng CTV.
Quy định về ký kết hợp đồng lao động điện tử từ 01/07/2026
1. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định tại Điều 5, Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động điện tử được giao kết hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
1.1. Điều kiện đối với chủ thể giao kết HĐLĐ điện tử
Chủ thể tham gia giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử bao gồm:
- Người lao động;
- Người sử dụng lao động;
- Nhà cung cấp eContract (hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong việc giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử).
Các chủ thể nêu trên phải đáp ứng các điều kiện sau:
➧ Điều kiện đối với người lao động
(1) NLĐ phải có đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật về lao động, cụ thể:
- NLĐ từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và tự mình giao kết HĐLĐ điện tử;
- NLĐ chưa đủ 15 tuổi & người đại diện hợp pháp của NLĐ cùng tham gia ký kết HĐLĐ điện tử;
- NLĐ trong độ tuổi từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi: Phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện pháp luật (cha, mẹ hoặc người giám hộ) khi giao kết HĐLĐ điện tử;
- NLĐ được ủy quyền hợp pháp để thực hiện việc giao kết HĐLĐ điện tử cho một nhóm NLĐ:
- Áp dụng đối với công việc nhất định, công việc theo mùa vụ mà thời hạn HĐLĐ ký kết dưới 12 tháng;
- NLĐ trong nhóm đều từ đủ 18 tuổi trở lên thực hiện ủy quyền cho 1 NLĐ trong nhóm giao kết HĐLĐ (kèm theo danh sách những NLĐ tham gia);
- HĐLĐ điện tử do người được ủy quyền giao kết có giá trị như giao kết với từng NLĐ trong nhóm NLĐ.
(2) NLĐ giao kết HĐLĐ điện tử phải cung cấp giấy tờ chứng minh nhân thân, cụ thể:
- Đối với NLĐ trong nước, cung cấp 1 trong các loại giấy tờ: Thẻ CCCD/căn cước điện tử/hộ chiếu còn thời hạn hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2;
- Đối với NLĐ là người nước ngoài, cung cấp 1 trong các loại giấy tờ: Thị thực nhập cảnh còn thời hạn/giấy tờ chứng minh NLĐ được miễn thị thực nhập cảnh.
(3) NLĐ phải có chữ ký số & có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
➤ Tham khảo thêm: Dịch vụ đăng ký/gia hạn chữ ký số - Từ 1.100.000đ.
➧ Điều kiện đối với người sử dụng lao động
(1) NSDLĐ trực tiếp giao kết HĐLĐ điện tử phải có đủ thẩm quyền theo quy định của pháp luật về lao động, thuộc 1 trong những trường hợp sau:
- Là người Việt Nam hoặc người nước ngoài trực tiếp sử dụng lao động;
- Là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc là người được doanh nghiệp ủy quyền theo luật định;
- Là người đứng đầu của cơ quan, tổ chức sử dụng lao động có tư cách pháp nhân hoặc là người được cơ quan, tổ chức ủy quyền theo luật định;
- Là người đại diện của tổ hợp tác, hộ gia đình, các tổ chức sử dụng lao động khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo luật định.
(2) Đối với NSDLĐ là cá nhân phải cung cấp 1 trong các loại giấy tờ chứng minh nhân thân sau:
- Đối với NSDLĐ trong nước, cung cấp 1 trong các loại giấy tờ: Thẻ CCCD/căn cước điện tử/hộ chiếu còn thời hạn hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2;
- Đối với NSDLĐ là người nước ngoài, cung cấp 1 trong các loại giấy tờ: Thị thực nhập cảnh còn thời hạn/giấy tờ chứng minh NSDLĐ được miễn thị thực nhập cảnh.
(3) Đối với NSDLĐ là cơ quan, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, các tổ chức khác phải cung cấp các loại giấy tờ pháp lý liên quan, chẳng hạn:
- Quyết định thành lập;
- Giấy chứng nhận đầu tư;
- Quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức;
- Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Ngoài ra, NSDLĐ còn phải cung cấp giấy tờ chứng minh nhân thân của đại diện theo pháp luật như điều kiện đối với NSDLĐ là cá nhân (2) mà Quốc Việt vừa đề cập ở trên.
(4) NSDLĐ phải có chữ ký số & có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
➤ Tham khảo thêm: Kinh nghiệm mua chữ ký số cho doanh nghiệp.
➧ Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract
(1) Phải có hệ thống eContract đáp ứng các điều kiện về giao kết HĐLĐ điện tử theo luật định (quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP);
(2) Hệ thống eContract phải có chức năng thu thập, kiểm tra, đối chiếu, xác thực thông tin của NLĐ & NSDLĐ tham gia giao kết HĐLĐ điện tử và phải đảm bảo được tính chính xác của việc định danh và xác thực danh tính của người tham gia giao kết HĐLĐ điện tử theo luật định;
(3) Đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó có dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.
1.2. Điều kiện đối với HĐLĐ điện tử & phương thức giao kết hợp đồng
(1) Việc giao kết HĐLĐ điện tử giữa NLĐ & NSDLĐ phải được thực hiện thông qua eContract và cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Có sử dụng phần mềm chữ ký số, kiểm tra chữ ký số theo yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử;
- Có biện pháp bảo mật thông tin liên quan đến chủ thể tham gia giao kết HĐLĐ điện tử và nội dung của bản hợp đồng theo luật định;
- Có phương án kỹ thuật phòng ngừa rủi ro, đảm bảo duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực HĐLĐ điện tử khi có sự cố phát sinh;
- Có chức năng lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử & đảm bảo khả năng tra cứu HĐLĐ điện tử đã giao kết thông qua eContract;
- Có chức năng định danh, xác thực danh tính của NLĐ và NSDLĐ tham gia ký kết HĐLĐ điện tử chính xác, theo đúng quy định của pháp luật về định danh & xác thực điện tử;
- Có biện pháp kỹ thuật nhằm xác nhận NLĐ và NSDLĐ đã được định danh, xác thực danh tính đồng ý với nội dung của bản HĐLĐ điện tử thực hiện giao kết;
- Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử theo luật định trước khi gửi bản hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử có gắn ID (do Nhà nước quản lý);
- Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (cụ thể quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử năm 2023);
- Có chức năng hỗ trợ NSDLĐ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo luật định thông qua giao thức & định dạng do Bộ Nội vụ quy định;
- Có chức năng phục vụ quản lý giao dịch HĐLĐ điện tử, bao gồm: tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về giao dịch HĐLĐ điện tử;
- Có khả năng kết nối với nền tảng HĐLĐ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API);
- Bảo đảm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
(2) HĐLĐ điện tử phải được tạo lập, xác thực định danh chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết & chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử trên eContract đáp ứng các điều kiện Quốc Việt nêu trên;
(3) Trong thời hạn 24 giờ, tính từ thời điểm các chủ thể tham gia hoàn tất ký kết HĐLĐ điện tử (tức bên sau cùng đã ký), nhà cung cấp eContract phải gửi bản HĐLĐ điện tử về nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID (*) theo đúng quy định của Bộ Nội vụ.
(*) Ghi chú:
ID là mã định danh HĐLĐ điện tử (một dãy số duy nhất) được nền tảng HĐLĐ điện tử cấp cho mỗi HĐLĐ điện tử đã giao kết và HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy.
2. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, hiệu lực của HĐLĐ điện tử được xác định như sau:
- HĐLĐ điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết & chứng thực dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào bản hợp đồng;
- Trường hợp các bên tham gia có thỏa thuận khác thì hiệu lực hợp đồng được xác định theo thỏa thuận đó.
3. Chuyển đổi giữa hợp đồng lao động bản giấy và bản điện tử
Căn cứ Khoản 1, 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 & Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử được quy định như sau:
3.1. Chuyển đổi từ HĐLĐ bản giấy sang HĐLĐ điện tử
Việc chuyển đổi HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Nội dung của bản hợp đồng phải được chuyển đổi toàn vẹn (tức bản HĐLĐ điện tử phải giống như HĐLĐ bản giấy);
- Thông tin trong HĐLĐ điện tử có thể truy cập và sử dụng được cho mục đích tham chiếu;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận việc HĐLĐ điện tử đã được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy & thông tin của cá nhân, tổ chức, cơ quan đã thực hiện việc chuyển đổi;
- Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi HĐLĐ phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu điện tử;
- Chủ thể tham gia giao kết HĐLĐ bằng văn bản phải được xác thực theo đúng quy định của pháp luật về định danh & xác thực điện tử;
- Bản HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bản giấy phải đảm bảo:
- Được gắn ID sau khi hoàn tất chuyển đổi;
- Được người có thẩm quyền giao kết HĐLĐ bên phía NSDLĐ ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc & chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi.
Khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử, HĐLĐ điện tử được chuyển đổi có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy (bản HĐLĐ gốc).
3.2. Chuyển đổi từ HĐLĐ điện tử sang HĐLĐ bản giấy
Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động có thể thực hiện việc chuyển đổi qua lại giữa bản HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử mà không làm thay đổi giá trị pháp lý của HĐLĐ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo luật định.
Cụ thể, việc chuyển đổi HĐLĐ điện tử sang HĐLĐ bằng văn bản giấy phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Nội dung của HĐLĐ bằng văn bản giấy phải được bảo đảm toàn vẹn như HĐLĐ điện tử gốc;
- Có thể xác định được hệ thống thông tin & chủ quản của hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ HĐLĐ điện tử gốc để phục vụ cho việc tra cứu;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận việc chuyển đổi HĐLĐ điện tử sang HĐLĐ bằng văn bản giấy & thông tin của cá nhân, tổ chức, cơ quan đã thực hiện việc chuyển đổi;
- Hệ thống thông tin phục vụ việc chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi thông điệp dữ liệu điện tử sang văn bản giấy;
4. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt HĐLĐ điện tử
Các bên giao kết hợp HĐLĐ điện tử có thể thực hiện sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt HĐLĐ theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, cụ thể:
Trường hợp 1: Đối với HĐLĐ điện tử đã hoàn tất giao kết thông qua phương tiện điện tử
- Các chủ thể tham gia giao kết HĐLĐ điện tử thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng tương tự như việc giao kết theo quy định tại Điều 5, Điều 6, Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc theo thỏa thuận;
- Phụ lục HĐLĐ, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt HĐLĐ điện tử phải được gắn cũng ID của HĐLĐ điện tử đã giao kết nhằm đảm bảo:
- Tính thống nhất, toàn vẹn của HĐLĐ;
- Khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan khi cần.
Trường hợp 2: Đối với HĐLĐ được giao kết bằng văn bản giấy
Việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt HĐLĐ được thực hiện qua 2 bước sau:
- Bước 1: Chuyển đổi HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử theo đúng quy định của pháp luật;
- Bước 2: Thực hiện sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt HĐLĐ điện tử (đã được chuyển đổi) như đối với trường hợp 1.
Nguyên tắc chung khi ký kết hợp đồng lao động điện tử
Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc chung được quy định tại Điều 4 của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, bao gồm:
- Việc thiết lập, giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và các quy định của pháp luật về: lao động, giao dịch điện tử, lưu trữ, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin mạng;
- NLĐ và NSDLĐ thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử phù hợp để gửi hợp đồng lao động điện tử cho các bên tham gia;
- Từ ngày 01/01/2026, khuyến khích NSDLĐ sử dụng hợp đồng lao động điện tử trong các hoạt động quản trị nhân sự, giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến hợp đồng lao động.
Các câu hỏi về hợp đồng lao động điện tử thường gặp
1. Từ 01/07/2026, hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc áp dụng không?
Pháp luật hiện hành không bắt buộc mà chỉ khuyến khích người lao động và người sử dụng lao động thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử. Do đó, tùy vào nhu cầu và điều kiện thực tế mà người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn hình thức ký kết hợp đồng lao động bản giấy hoặc bản điện tử.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
2. Khi nào hợp đồng lao động điện tử bắt đầu có hiệu lực pháp lý?
Hợp đồng lao động điện tử bắt đầu có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên tham gia & chứng thực dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào bản HĐLĐ điện tử hoặc theo thỏa thuận của các chủ thể tham gia.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực khi nào?
3. Chuyển đổi HĐLĐ bản giấy đã ký kết sang HĐLĐ điện tử được không?
Được. Việc chuyển đổi HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử phải thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP & Khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Quy định chuyển đổi hình thức HĐLĐ bản giấy và HĐLĐ điện tử.
4. Người chưa đủ 18 tuổi ký kết hợp đồng lao động điện tử được không?
Được. Tuy nhiên, người lao động chưa đủ 18 tuổi ký kết HĐLĐ điện tử phải thỏa mãn điều kiện sau:
- NLĐ chưa đủ 15 tuổi và người đại diện hợp pháp của mình phải cùng ký kết HĐLĐ điện tử;
- NLĐ trong độ tuổi từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi: Phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện pháp luật (cha, mẹ, người giám hộ) khi giao kết HĐLĐ điện tử;
Đồng thời, việc giao kết HĐLĐ điện tử phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về lao động & pháp luật về giao dịch điện tử.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử.
5. Ký hợp đồng lao động điện tử có cần chữ ký số không?
Có. Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải đăng ký chữ ký số và sử dụng chữ ký số để xác nhận đồng ý với nội dung bản HĐLĐ điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử theo luật định.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Đăng ký chữ ký số ở đâu?