Thời hạn, cách nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo sử dụng tình hình lao động là gì? Hướng dẫn chi tiết lập mẫu báo cáo tình hình lao động, cách nộp báo cáo và mức phạt khi chậm nộp báo cáo tình hình lao động.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo định kỳ 6 tháng một lần mà đơn vị sử dụng lao động phải lập và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước để cung cấp thông tin về tình hình lao động tại đơn vị mình.

Mọi công ty, doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, bất kể quy mô hay loại hình kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp không thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động tới Sở Nội vụ và thông báo cho cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp nằm trong khu công nghiệp, khu kinh tế, thì tổ chức, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cụ thể như sau:

Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

Theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026 sẽ được làm theo mẫu số 01/PLI, cụ thể như sau:

Nội dung của báo cáo tình hình sử dụng lao động phải thể hiện được các thông tin:

• Số lượng lao động đang làm việc;
• Thông tin người lao động;
• Vị trí việc làm/chức vụ;
• Loại hợp đồng lao động
• Tiền lương (bao gồm các khoản phụ cấp nếu có);
• Thời điểm người lao động tham gia BHXH;
• Các thay đổi liên quan khác liên quan đến người lao động.

Mẫu số 01/PL - Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

2. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng lao động

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động:

➥ Hướng dẫn điền phần thông tin chung của doanh nghiệp:

• Dòng “Kính gửi”: Điền tên Sở Nội vụ và cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) khu vực nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Mục “1. Thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức”:
  • Tên đơn vị & địa chỉ: Kê khai chính xác tuyệt đối theo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
  • Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Điền mã số thuế của công ty;
  • Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính: Ghi ngành nghề hoạt động chính của doanh nghiệp;
  • Điện thoại, email: Sử dụng đúng thông tin liên hệ đã đăng ký với cơ quan BHXH.

➥ Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu trong bảng báo cáo:

Thông tin cá nhân của người lao động (cột 1 đến cột 7):

• Cột (1): Đánh số thứ tự tăng dần từ 1 cho đến hết danh sách;
• Cột (2): Ghi đầy đủ họ và tên của nhân sự;
• Cột (3): Ghi chính xác mã số BHXH cá nhân đã được cấp;
• Cột (4) & cột (5): Điền ngày tháng năm sinh và giới tính (ghi rõ "Nam" hoặc "Nữ") dựa theo căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu;
• Cột (6): Ghi số CCCD. Riêng đối với lao động nước ngoài, thay thế bằng số hộ chiếu còn hiệu lực;
• Cột (7): Điền tên vị trí công việc, chức danh cụ thể được quy định trong hợp đồng lao động (Ví dụ: Chuyên viên Marketing, kế toán tổng hợp).

Phân loại nhóm vị trí công việc (cột 8 đến cột 11):

• Cột (8) - Nhà quản lý: Áp dụng cho các nhân sự nắm giữ chức vụ lãnh đạo, có thẩm quyền điều hành, chỉ huy và quản lý các cấp trong tổ chức, doanh nghiệp;
• Cột (9) - Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Áp dụng cho các ngành nghề đòi hỏi trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên sâu từ bậc đại học trở lên (như CNTT, quản trị, kỹ sư công nghệ…);
• Cột (10) - Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Áp dụng cho các vị trí công việc yêu cầu bằng cấp, kỹ năng ở trình độ cao đẳng hoặc trung cấp.

Thông tin về tiền lương và các khoản phụ cấp (cột 12 đến cột 17):

• Cột (12) - Tiền lương: Điền mức lương cơ bản ghi trên hợp đồng:
  • Ghi theo hệ số nếu người lao động thuộc diện áp dụng chế độ tiền lương theo quy định nhà nước;
  • Ghi mức tiền cụ thể (VNĐ) nếu người lao động thực hiện chế độ tiền lương dựa trên thỏa thuận với người sử dụng lao động.
• Cột (13) đến cột (15): Ghi nhận phụ cấp chức vụ (bằng hệ số), phụ cấp thâm niên nghề hoặc vượt khung (bằng tỷ lệ %). Nếu không có thì bỏ trống.
• Cột (16) & cột (17): Ghi nhận các khoản phụ cấp lương khác theo luật định và các khoản bổ sung, trợ cấp phát sinh khác (nếu không có thì để trống).

Điều kiện làm việc và loại Hợp đồng lao động (cột 18 đến cột 26)

• Cột (18) & cột (19): Điền ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc làm việc đối với người lao động làm việc ở vị trí, ngành nghề thuộc danh mục nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Cột (20) đến cột (24): Tích chọn hoặc ghi nhận phân loại theo đúng loại hợp đồng lao động đã ký kết giữa hai bên.
• Cột (25) & cột (26): Ghi chính xác ngày/tháng/năm bắt đầu tham gia đóng hoặc ngày chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại đơn vị.

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Có 3 cách để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Cách 1: Nộp báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;
• Cách 2: Nộp báo cáo bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố;
• Cách 3: Nộp báo cáo trực tuyến qua link Google Form hoặc gửi email cho Sở Nội vụ;

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng cách nộp cho tổ chức, doanh nghiệp:

1. Cách 1: Nộp báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Dưới đây là chi tiết các bước nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

➧ Bước 1: Đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia

Truy cập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia theo đường link: https://dichvucong.gov.vn/. 

Thực hiện đăng nhập theo 1 trong 2 cách sau:

• Đăng nhập bằng tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công quốc gia dành cho Tổ chức/Doanh nghiệp. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị tiến hành nhấn nút "Đăng ký" và làm theo hướng dẫn.
• Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử cấp bởi Bộ Công an dành cho Tổ chức/Doanh nghiệp.

➧ Bước 2: Tìm kiếm thủ tục nộp “báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

• Tại giao diện chính, vào mục "Dịch vụ công trực tuyến";
• Tiếp theo, tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa "Báo cáo tình hình sử dụng lao động";
• Tiếp theo, chọn "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động".

➧ Bước 3: Chọn "Nộp trực tuyến".

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp không thấy nút  “Nộp trực tuyến” có thể mở lại hệ thống theo đường link sau: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html. 

➧ Bước 4: Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo sử dụng lao động

• Tại mục cơ quan tiếp nhận, doanh nghiệp lựa chọn Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) hoặc Phòng LĐ-TB&XH nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
• Mã đơn vị: Nhập mã đơn vị BHXH của doanh nghiệp;
• Mã cơ quan BHXH: Nhập mã cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp.
• Kiểm tra lại thông tin và nhấn "Đăng ký" để hoàn tất việc gửi báo cáo.

➧ Bước 5: Kết thúc việc nộp báo cáo

Khi hệ thống hiển thị thông báo xác nhận cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo thành công, nhấn "Thoát" để kết thúc. Hệ thống sẽ tự động thông báo thông tin liên thông đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tương ứng.

2. Cách 2: Nộp báo cáo bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố

Trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật hoặc không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tới Sở Nội vụ và gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan BHXH khu vực và Ban quản lý Khu công nghiệp, Khu kinh tế (nếu doanh nghiệp nằm trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế) nơi doanh nghiệp hoạt động để phục vụ công tác đồng bộ, theo dõi.

Doanh nghiệp in báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng Mẫu số 01/PLI (ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP), thực hiện ký tên, đóng dấu hợp pháp để nộp bản giấy tại bộ phận một cửa/tiếp nhận thủ tục hành chính của Sở Nội vụ.

Trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận: Đối với tất cả các hồ sơ nộp bằng bản giấy, Sở Nội vụ sẽ có trách nhiệm rà soát, xử lý và tổng hợp số liệu để cập nhật đầy đủ thông tin vào hệ thống quản lý theo Mẫu số 02/PLI.

3. Nộp báo cáo trực tuyến qua link Google Form hoặc gửi email cho Sở Nội vụ

Ngoài 2 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bên trên, hiện nay tại nhiều tỉnh thành, Sở Nội vụ cho phép doanh nghiệp có thể nộp báo cáo trực tuyến thông qua Google Form hoặc gửi email của Sở Nội vụ.

Ví dụ, tại TP. Hồ Chí Minh (theo Công văn số 7738/SNV-VLATLD), doanh nghiệp có thể gửi biểu mẫu qua link Google Form hoặc thực hiện quét mã QR được cung cấp để kê khai thông tin và đính kèm các tệp tin hồ sơ nêu trên.

Khi gửi báo cáo theo hình thức này, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi đồng thời 02 loại file:

• Bản scan chính thức: File có định dạng *.pdf đã được ký tên và đóng dấu đỏ của đơn vị.
• Bản mềm dữ liệu: File định dạng Excel (*.xls hoặc *.xlsx) để cơ quan quản lý tiện theo dõi và tổng hợp.

Lưu ý:

Khi hết hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, Sở Nội vụ sẽ khóa hệ thống tiếp nhận qua Google Form.

Chậm nộp, không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tổ chức, doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng;
• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức/doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Việc chậm trễ hoặc sai sót trong báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt hành chính lên đến 20.000.000 đồng. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn, cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động để tuân thủ đúng quy định và không bị xử phạt hành chính.

Các câu hỏi thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Doanh nghiệp hoạt động trong các khu công nghiệp, khu kinh tế cần nộp báo cáo sử dụng lao động đến những cơ quan nào?

Đối với các doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, ngoài nghĩa vụ nộp báo cáo cho cơ quan quản lý (Sở Nội vụ) và thông báo cho cơ quan BHXH khu vực, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thêm 1 bản báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế đó để các đơn vị này cùng theo dõi và đồng bộ dữ liệu.

2. Mức xử phạt đối với công ty không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là bao nhiêu?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không nộp báo cáo sẽ bị phạt từ 5 - 10 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức/doanh nghiệp thì mức phạt sẽ nhân đôi. Do đó, công ty không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là khi nào?

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm của doanh nghiệp là trước ngày 05/06 và báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm là trước ngày 05/12 hàng năm.