Từ 1/6, bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?

Có bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025? Áp dụng với đối tượng nào? Quy định về xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và các lợi ích khi áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp.

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) chính thức có hiệu lực, ban hành nhiều quy định mới liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Nổi bật là quy định về việc bổ sung thêm một số đối tượng kinh doanh bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang nhận được sự quan tâm từ hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Quốc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Và các quy định mới nhất về việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

1. Khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử được khởi tạo trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền và có kết nối, chuyển dữ liệu trực tiếp tới cơ quan thuế ngay tại thời điểm bàn giao hàng hóa/cung cấp dịch vụ cho người mua.

Trong đó, máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị hoặc hệ thống gồm nhiều thiết bị có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử & được kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để tự động truyền dữ liệu về các hóa đơn, chứng từ điện tử liên quan đến hoạt động kinh doanh của cá nhân, tổ chức. 

Việc chuyển đổi dữ liệu thông qua máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế giúp tăng cường hiệu quả của công tác quản lý, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác, minh bạch của dữ liệu.

2. Đặc điểm của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền có các đặc điểm sau đây:

• Có dữ liệu điện tử hoặc mã của cơ quan thuế để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin trên hóa đơn bên bán hàng hóa/dịch vụ đã lập;
• Có ký hiệu “chữ M” để phân biệt với các loại hóa đơn khác không phải là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền;
• Không bắt buộc phải có chữ ký số của người lập hóa đơn;
• Cần đảm bảo kết nối dữ liệu liên tục, tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng định dạng quy định;
• Có thể gửi cho người mua hàng bằng các hình thức như: Tin nhắn, email, mã QR, đường link truy cập…

➤ Tham khảo bài viết: 11 trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, 3 nhóm đối tượng kinh doanh dưới đây bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Nhóm 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

• Có doanh thu 1 tỷ đồng/năm trở lên;
• Có sử dụng máy tính tiền;
• Có quy mô về lao động, doanh thu đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ, thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai;

Nhóm 2: Công ty, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, bao gồm:

• Trung tâm thương mại, siêu thị;
• Bán lẻ (trừ xe máy, mô tô, ô tô và các loại xe có động cơ khác); 
• Dịch vụ ăn uống;
• Nhà hàng, khách sạn; 
• Dịch vụ nghệ thuật, chiếu phim, vui chơi, giải trí;
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ & dịch vụ vận tải hành khách;
• Các dịch vụ khác phục vụ cá nhân theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Nhóm 3: Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc nhóm 2  ở trên đã đăng ký sử dụng HĐĐT nhưng chưa đảm bảo có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử thì vẫn phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (theo quy định tại Khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC).

➤ Tham khảo bài viết: Cách đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối tượng không bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Dưới đây là 3 nhóm đối tượng kinh doanh không bắt buộc phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế:

Nhóm 1: Doanh nghiệp đã đăng ký HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử trước ngày 01/06/2025 thì tiếp tục sử dụng HĐĐT đã đăng ký mà không cần chuyển sang HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (theo Khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC).

Nhóm 2: Các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc phải đăng ký kinh doanh theo quy định tại Khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (ngoại trừ các trường hợp đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện bắt buộc phải thành lập hộ kinh doanh), bao gồm:

• Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, diêm nghiệp (làm muối);
• Người bán quà vặt, hàng rong, buôn chuyến, kinh doanh lưu động hoặc kinh doanh thời vụ;
• Người làm các dịch vụ có thu nhập thấp (đánh giá theo mức thu nhập thấp áp dụng tại địa phương do UBND tỉnh, thành phố quy định).

Nhóm 3: Các trường hợp không phát sinh doanh thu hoặc không thuộc các đối tượng phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chẳng hạn:

• Không phát sinh hóa đơn bán hàng, hóa đơn cung cấp dịch vụ;
• Luân chuyển hàng hóa trong nội bộ theo quy trình sản xuất;
• Cung cấp dịch vụ, hàng hóa không thu tiền & không thuộc các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn theo quy định.

Quy định về xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Điều kiện để sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Để thực hiện đúng quy định về việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện sau:

• Trang bị máy tính tiền, hệ thống máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế;
• Đăng ký dịch vụ internet, thư điện tử, chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử… để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế theo đúng quy định;
• Trang bị kiến thức pháp luật liên quan đến việc xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền như: Nguyên tắc xuất hóa đơn, nội dung bắt buộc có trên hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn…

2. Nguyên tắc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cụ thể:

• Đảm bảo khả năng nhận biết hóa đơn in là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc phải có chữ ký số trên HĐĐT;
• Khoản chi mua hàng hóa/dịch vụ sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được xác định là khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

3. Nội dung cần có của HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc phải có trên HĐĐT khởi tạo từ máy tình tiền, bao gồm:

• Thông tin của bên bán, gồm: tên, mã số thuế và địa chỉ;
• Thông tin của bên mua (nếu người mua có yêu cầu) gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại/mã số thuế/mã số định danh cá nhân;
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ cung cấp, gồm: tên, đơn giá, số lượng, tổng thanh toán;
• Trường hợp công ty, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần ghi rõ nội dung giá bán chưa bao gồm: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
• Thời điểm lập HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền;
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để bên mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền.

Sau khi lập HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, bên bán có thể gửi cho bên mua thông qua các hình thức như: gửi tin nhắn, email, cung cấp đường link, mã QR… để người mua có thể tải và tra cứu thông tin.

➤ Tham khảo bài viết: Quy định mới về Hóa đơn điện tử - Áp dụng từ 01/06/2025.

4. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Cá nhân, tổ chức kinh doanh cần lưu ý về thời điểm xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền được quy định tại Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cụ thể:

Đối với hóa đơn bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua (áp dụng cho cả trường hợp bên mua đã thanh toán và chưa thanh toán).

Đối với hóa đơn xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Bên bán tự xác định thời điểm xuất hóa đơn đảm bảo không quá ngày làm việc tiếp theo tính từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho cá nhân, tổ chức nước ngoài): 

• Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ trong cả 2 trường hợp bên sử dụng dịch vụ đã thanh toán hoặc chưa thanh toán phí dịch vụ;
• Nếu bên cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm người sử dụng dịch vụ hoàn tất thanh toán (không áp dụng đối với các khoản thu tiền đặt cọc hoặc tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ).

Ngoài ra, Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng đưa ra quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể cho một số ngành nghề kinh doanh đặc thù như: kinh doanh bảo hiểm, cơ sở khám chữa bệnh, dịch vụ vận tải hành khách, kinh doanh vé xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng…

➤ Tham khảo bài viết: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể.

Mức xử phạt vi phạm về sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Như Quốc Việt đã đề cập ở trên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025 phải tuân thủ theo đúng quy định về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trường hợp cá nhân kinh doanh, hộ cá thể, công ty, doanh nghiệp cố tình không áp dụng dù đã được cơ quan thuế thông báo, nhắc nhở và hỗ trợ chuyển đổi HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì sẽ bị xác định là có vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn và bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức xử phạt cụ thể như sau:

Áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại lợi ích gì?

1. Lợi ích đối với cá nhân, tổ chức kinh doanh

So với hóa đơn thông thường, việc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích đối với cá nhân, tổ chức kinh doanh, cụ thể:

• Tiết kiệm chi phí, đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn, quản lý hóa đơn, chứng từ và xử lý sai sót (nếu có);
• Đảm bảo sự minh bạch về tài chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý doanh thu của cá nhân, đơn vị kinh doanh;
• Hạn chế rủi ro trong kê khai thuế: Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Điều này giúp cá nhân, tổ chức kinh doanh hạn chế tối đa rủi ro bị phạt do vi phạm các quy định về hóa đơn, chứng từ;
• Tiết kiệm thời gian, thuận tiện: Người bán có thể xuất hóa đơn nhanh chóng và chính xác ngay tại thời điểm bán hàng. Hơn nữa, tại 1 thời điểm, người bán có thể xuất hóa đơn cho nhiều khách hàng thông qua nhiều máy tính tiền, giúp tăng tốc độ xử lý và mang lại sự thuận tiện. Điều này sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và sự hài lòng của khách hàng đối với cá nhân, đơn vị kinh doanh.

➤ Tham khảo bài viết: Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh - Trọn gói chỉ từ 600.000đ.

2. Lợi ích đối với cơ quan thuế

Việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử giúp cơ quan thuế:

• Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực, thời gian, chi phí trong việc kiểm tra, rà soát và đối chiếu dữ liệu tài chính của các cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp;
• Tăng tốc độ truy xuất dữ liệu về hóa đơn khi cần thực hiện thanh tra, kiểm tra;
• Công tác quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn, ngăn chặn gian lận và giảm thất thoát thuế.

Trên đây là chi tiết các quy định mới nhất về việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin về cách đăng ký HĐĐT, cách xuất HĐĐT  khởi tạo từ máy tính tiền có thể liên hệ Quốc Việt theo hotline 0977.119.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 090.119.4567 (Miền Nam) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

Các câu hỏi thường gặp về hóa điện tử từ máy tính tiền