Hộ kinh doanh có xuất hoá đơn điện tử, hóa đơn VAT được không? Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể theo quy định mới từ 1/6/2025.
Hộ kinh doanh có xuất hoá đơn điện tử được không?
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, phương pháp kê khai hay phương pháp từng lần phát sinh đều có thể xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thì từ 01/06/2025, hộ kinh doanh cá thể được sử dụng 2 loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn bán hàng sau đây để xuất cho khách hàng:
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (gồm cả HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền)
Hộ kinh doanh thuộc các trường hợp dưới đây được chủ động xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (bao gồm cả hóa đơn điện tử từ máy tính tiền), bao gồm:
- Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo hình thức kê khai;
- Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
- Hộ kinh doanh thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
➤ Tham khảo chi tiết: Từ 1/6, bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
Các trường hợp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh bao gồm:
- Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo phương pháp khoán;
- Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo phương pháp từng lần phát sinh;
- Hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp đang trong thời gian làm thủ tục giải thể/làm thủ tục tạm ngừng hoạt động nhưng chưa cơ quan thuế ra thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn… nhưng cần xuất hóa đơn.
➤ Tham khảo chi tiết: Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.
Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử khi nào?
Hiện tại, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng trong các trường hợp sau:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, đơn vị có nghĩa vụ kê khai thuế;
- Khi người mua hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn điện tử;
- Khi hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ 01/06/2025);
- Khi hộ kinh doanh có nhu cầu kê khai minh bạch doanh thu để đủ điều kiện vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc tham gia đấu thầu….
Lưu ý:
Từ ngày 01/06/2025, theo quy định mới nhất về hóa đơn điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt số tiền lớn hay nhỏ.
Hướng dẫn hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử từ 01/06/2025
Dưới đây, Quốc Việt sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn và cách xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để bạn tham khảo:
1. Cách xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh
➥ Lưu ý cần biết khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Trước khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Đảm bảo phần mềm bán hàng đã được liên kết với phần mềm HĐĐT;
- Có thiết bị điện tử kết nối internet để đồng bộ dữ liệu với hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế;
- Được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm bán hàng, kể cả ngoài giờ hành chính;
- Trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai sót (ví dụ: sai thông tin người mua, mã số thuế, số định danh…) thì hộ kinh doanh được lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tương tự như doanh nghiệp.
➤ Tham khảo chi tiết: Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hiện tại, hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (của các nhà cung cấp như Misa, EasyInvoice,...) đều có tính năng tự động tạo hóa đơn điện tử, ký số và gửi dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế theo thời gian thực mà hộ kinh doanh không cần phải thao tác thủ công. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể cài đặt để tự xuất hóa đơn từ máy tính tiền theo thời gian mong muốn.
➥ Quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Dưới đây là quy trình các bước lập HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh trường hợp tự thao tác xuất hóa đơn:
Bước 1: Khi có giao dịch bán hàng, phần mềm bán hàng sẽ tự động tạo hóa đơn bán lẻ, hộ kinh doanh thực hiện đăng nhập phần mềm hóa đơn trên thiết bị điện tử;
Bước 2: Vào mục “Hóa đơn”, chọn hóa đơn cần phát hành và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế để xin cấp mã;
Bước 3: Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng: Hộ kinh doanh có thể gửi thông tin hóa đơn theo dạng đường link, mã QR qua tin nhắn hoặc email cho khách hàng có thể để tra cứu và tải hóa đơn xuống.
2. Cách xuất HĐĐT có mã của cơ quan thuế của hộ kinh doanh
Theo tác xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh trong trường hợp hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT (như Viettel, EasyInvoice, Misa, BKAV…) hoặc sử dụng hóa đơn điện tử cơ quan thuế cấp từng lần tương tự nhau và bao gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh đăng nhập vào tài khoản hóa đơn điện tử bằng mã số thuế và mật khẩu.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
- Chọn “Thêm hóa đơn điện tử mới”;
- Tại trang “Danh mục hóa đơn” ➞ chọn mẫu hóa đơn muốn tạo;
- Chọn “Thêm mới”, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện “Thêm hóa đơn”;
- Nhập thông tin cho hóa đơn bao gồm:
- Tên hóa đơn;
- Chọn mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
- Địa chỉ đơn vị;
- Tên khách hàng;
- Hình thức thanh toán;
- Danh sách các sản phẩm;
- Danh sách hàng hóa, dịch vụ;
- Số lượng hàng hóa, đơn giá;
- Chọn “Tạo mới” để thêm mới hóa đơn điện tử theo thông tin vừa nhập.
Bước 3: Phát hành hóa đơn và gửi cho người mua
- Chọn “Phát hành hóa đơn” và ấn xác nhận phát hành hóa đơn;
- Thực hiện ký số để hoàn tất thủ tục phát hành hóa đơn;
- Sau đó kiểm tra kết quả cơ quan thuế phản hồi hóa đơn hợp lệ và đã được cấp mã;
- Gửi thông tin hóa đơn có mã của cơ quan thuế cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn.
Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT (hóa đơn đỏ) không?
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thì hóa đơn giá trị gia tăng (hay hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) là hóa đơn dành cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra thị trường nước ngoài;
- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số;
- Các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở hoạt động tại Việt Nam.
Mặt khác, theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, phương pháp khấu trừ thuế GTGT không áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh.
Chính vì vậy, hộ kinh doanh không được đăng ký và sử dụng hóa đơn VAT nhưng được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế.
Mức thuế suất hộ kinh doanh phải nộp
Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Tùy theo ngành nghề cụ thể mà mức thuế suất hộ kinh doanh phải chịu như sau:
- Thuế suất thuế GTGT hộ kinh doanh phải nộp từ 1% - 5%;
- Mức thuế suất TNCN hộ kinh doanh phải nộp từ 0.5% - 5%.
Dưới đây là mức thuế suất thuế GTGT và thuế TNCN của một số ngành nghề cụ thể:
| STT |
Ngành nghề |
Thuế GTGT |
Thuế TNCN |
| 1 |
Hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa |
1% |
0.5% |
| 2 |
Dịch vụ lưu trú, may đo, giặt là, cắt tóc, gội đầu… |
5% |
2% |
| 3 |
Dịch vụ cho thuê tài sản (bao gồm: cho thuê nhà, đất, nhà xưởng, phương tiện đi lại…) |
5% |
5% |
| 4 |
Dịch vụ ăn uống |
3% |
1.5% |
➤ Tham khảo bài viết: Các loại thuế và cách tính thuế hộ kinh doanh cá thể.
Các câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Tùy thuộc vào loại hóa đơn hộ kinh doanh được sử dụng, mà cách hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử sẽ khác nhau:
- Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Khi có đơn hàng, phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ tự động lập hóa đơn và gửi dữ liệu tới cơ quan thuế theo thời gian thực mà hộ kinh doanh không cần phải thao tác thủ công. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể cài đặt để tự xuất hóa đơn từ máy tính tiền theo thời gian mong muốn.
- Đối với hóa đơn điện tử cơ quan thuế cấp từng lần: Hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và thao tác thực hiện các bước tương tự như Quốc Việt hướng dẫn ở trên.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử từ 01/06/2025.
Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua ngay tại thời điểm giao dịch hàng hóa dịch vụ, không phân biệt số tiền lớn hay nhỏ, bao gồm:
- Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo hình thức kê khai;
- Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
- Hộ kinh doanh thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
Theo quy định, hộ kinh doanh cá thể không được sử dụng hóa đơn GTGT (hóa đơn VAT), chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) chỉ áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, phương pháp khấu trừ thuế GTGT không áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể. Do đó, hộ kinh doanh không được đăng ký và sử dụng hóa đơn VAT, mà chỉ được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế.
Trường hợp hộ kinh doanh muốn tự thao tác xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì quy trình các bước như sau:
- Bước 1: Khi có giao dịch bán hàng, phần mềm bán hàng sẽ tự động tạo hóa đơn bán lẻ, hộ kinh doanh thực hiện đăng nhập phần mềm hóa đơn trên thiết bị điện tử;
- Bước 2: Vào mục “Hóa đơn”, chọn hóa đơn cần phát hành và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế để xin cấp mã;
- Bước 3: Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng: Hộ kinh doanh có thể gửi thông tin hóa đơn theo dạng đường link, mã Qr qua tin nhắn hoặc email cho khách hàng có thể để tra cứu và tải hóa đơn xuống.