Đăng ký thành lập công ty doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Đăng ký thành lập công ty cần chuẩn bị những gì? Quốc Việt sẽ chia sẻ kinh nghiệm về 7 điều mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi mở công ty để bạn tham khảo chi tiết.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Luật Nhà ở 2014 có hiệu lực từ ngày 01/07/2015.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.

Lựa chọn loại hình công ty, doanh nghiệp

Trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp muốn thành lập để thuận tiện hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đăng ký kinh doanh. Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có yêu cầu và điều kiện cụ thể:

• Căn cứ vào số lượng thành viên góp vốn, nhu cầu cụ thể của chủ doanh nghiệp để cân nhắc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết: Ưu điểm của các loại hình doanh nghiệp để có thêm thông tin.
• Trên thực tế, doanh nghiệp không cần quá đắn đo nên chọn loại hình nào là tốt nhất mà chỉ cần lựa chọn loại hình phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp ở giai đoạn này. Vì sau khi thành lập, nếu cảm thấy không phù hợp, doanh nghiệp có thể chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Điều kiện về chủ thể thành lập công ty, doanh nghiệp

Thành viên/cổ đông góp vốn thành lập công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/Hộ chiếu của các thành viên/cổ đông góp vốn là cá nhân.
• Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức, bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền.
• Trong một số trường hợp, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nếu được yêu cầu (Ví dụ kinh doanh dịch vụ bảo vệ…)

Chủ doanh nghiệp còn cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại Khoản 1 Điều 17 Luật Doanh nghiệp như sau:

• Tổ chức pháp nhân hoặc cá nhân là người Việt Nam/nước ngoài, từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập công ty được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp như là: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù; cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức…

Lựa chọn người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của công ty có thể là thành viên/cổ đông góp vốn hoặc có thể thuê ngoài. Tuy nhiên, trước khi thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn người đại diện pháp luật phù hợp, có năng lực, trung thực, thật thà và có thể tin tưởng. Vì người đại diện theo pháp luật sẽ thay mặt doanh nghiệp để ký kết các giấy tờ, thủ tục với cơ quan nhà nước, các cá nhân, tổ chức khác. Người đại diện theo pháp luật sẽ chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của công ty cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài từ đủ 18 tuổi trở lên.
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập công ty được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp.
• Không bắt buộc phải góp vốn vào công ty.
• Có thể thuê người đại diện theo pháp luật nhưng phải có hợp đồng lao động với thời hạn hợp đồng không quá 5 năm và quyết định bổ nhiệm.

➤➤Tham khảo bài viết: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp 

Chuẩn bị đặt tên công ty

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị và xác định tên công ty trước khi làm hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tên công ty bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH tư vấn Quốc Việt, công ty cổ phần Đại Nam, doanh nghiệp tư nhân Phương Doanh… 

Theo các quy định tại Điều 37, 38, 39, 41 Luật Doanh nghiệp, khi đặt tên riêng cho công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện như sau:

• Tên riêng được viết bằng Tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Có thể đặt tên theo tên của chủ doanh nghiệp, theo địa danh, theo phong thủy và đặc biệt theo ngành nghề kinh doanh…
• Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Phải lựa chọn tên phù hợp với truyền thống lịch sử, văn hóa đạo đức và thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
• Không được sử dụng tên của cơ quan đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội... của nhà nước nếu chưa được chấp thuận để đặt tên cho công ty của mình.

➤➤Tham khảo bài viết: Cách đặt tên công ty 

Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính của công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, cụ thể:

• Phải có địa chỉ cụ thể rõ ràng, bao gồm: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ví dụ: 202 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Không được đặt trụ sở chính tại chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở.
• Nên sử dụng nhà mặt đất, thuê trụ sở tại các tòa nhà văn phòng và những phần không gian có chức năng kinh doanh thương mại, dịch vụ.
• Cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đặt trụ sở chính, ví dụ như: sổ đỏ, hợp đồng thuê nhà.

Chuẩn bị về ngành nghề kinh doanh

• Doanh nghiệp được tự do đăng ký kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện (về vốn pháp định/giấy phép con/chứng chỉ hành nghề…) của ngành nghề đó và phải đảm bảo duy trì điều kiện này trong suốt quá trình hoạt động.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị những ngành, nghề kinh doanh dự tính hoạt động và sẽ hoạt động trong tương lai gần để làm thủ tục đăng ký ngành, nghề. Vì doanh nghiệp chỉ được kinh doanh và xuất hoá đơn đối với những ngành, nghề đã đăng ký kinh doanh trước đó. 

➤➤Tham khảo bài viết: Quy định về ngành nghề kinh doanh

Chuẩn bị về vốn điều lệ

Luật Doanh nghiệp 2020, không quy định cụ thể mức vốn điều lệ tối thiểu/tối đa khi thành lập doanh nghiệp. Nhưng yêu cầu các thành viên góp vốn phải góp đủ mức vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định thì công ty không được đăng ký mức vốn điều lệ thấp hơn vốn pháp định.

Chủ doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với tình hình tài chính và quy mô của doanh nghiệp. Mức vốn điều lệ sẽ quyết định mức thuế môn bài doanh nghiệp phải nộp hằng năm. 

• Vốn điều lệ/vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng tiền lệ phí môn bài doanh nghiệp phải đóng là 3.000.000 đồng/năm.
• Vốn điều lệ/vốn đầu tư từ  10 tỷ đồng trở xuống tiền lệ phí môn bài doanh nghiệp phải đóng là 2.000.000 đồng/năm.  

Lưu ý:

• Nếu đăng ký mức vốn điều lệ quá cao, người thành lập doanh nghiệp sẽ chịu chịu rủi ro cao, cam kết trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ đã kê khai.
• Đăng ký mức vốn điều lệ quá thấp thì sẽ ảnh hưởng tới mức độ uy tín với khách hàng, giảm khả năng cạnh tranh khi tham gia đấu thầu…
• Từ ngày 01/01/2022, trường hợp doanh nghiệp có hành vi khai khống số vốn điều lệ sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng (Theo Điều 47 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

➤➤Tham khảo bài viết: Quy định về vốn điều lệ

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp

Căn cứ Điều 21, 22, 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập công ty, doanh nghiệp sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên nếu thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên/công ty hợp danh.
• Danh sách cổ đông sáng lập nếu thành lập công ty cổ phần.
• Bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu của các cổ đông góp vốn là cá nhân.
• Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của thành viên hoặc cổ đông góp vốn là tổ chức; văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức, bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ.

 Hồ sơ thành lập công ty

Lưu ý:

• Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng thì hồ sơ, giấy tờ đăng ký thành lập công ty cần được scan, lưu trữ dưới định dạng PDF.
• Hồ sơ có đầy đủ chữ ký của chủ sở hữu công ty, thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trên đây là 7 công việc mà chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp của mình. Chủ doanh nghiệp không chỉ cần một chiến lược kinh doanh sáng tạo mà còn cần chuẩn bị các thủ tục thành lập doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của pháp luật. 

➤➤Tham khảo bài viết: 7 điều kiện thành lập công ty doanh nghiệp để theo dõi cụ thể hơn về các điều kiện đăng ký thành lập công ty. Hoặc liên hệ ngay với Quốc Việt để được bộ phận pháp lý tư vấn chi tiết và hoàn toàn miễn phí về dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

Những việc cần làm sau khi thành lập công ty

Ngay khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện 9 công việc sau đây:

• Khắc con dấu pháp nhân.
• Làm bảng hiệu công ty. 
• Mua chữ ký số.
• Mở tài khoản ngân hàng công ty.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
• Mua và phát hành hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng.
• Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên. 
• Góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày thành lập công ty.
• Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép con (nếu có).

➤➤Tham khảo chi tiết: Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

Nếu trong quá trình thành lập công ty gặp khó khăn hoặc không có thời gian chuẩn bị các thủ tục pháp lý thì có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty của Quốc Việt hoặc liên hệ qua số hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp về thành lập công ty doanh nghiệp