Quy định, mức đóng kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn

Quy định, mức đóng, cách nộp kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn. Hướng dẫn thu chi kinh phí công đoàn cơ sở và hồ sơ xin hoàn lại kinh phí công đoàn.

I. Quy định về kinh phí công đoàn từ 16/05/2026

Kinh phí công đoàn là khoản tài chính bắt buộc do đơn vị sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức) đóng dựa trên quỹ tiền lương đóng BHXH bắt buộc của người lao động, không phân biệt đã có hay chưa có công đoàn cơ sở.

1. Đối tượng đóng kinh phí công đoàn

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động thuộc các trường hợp dưới đây phải đóng kinh phí công đoàn (kể cả chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở), bao gồm:

• Doanh nghiệp thành lập và hoạt động dựa trên Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư;
• Hợp tác xã (HTX), liên hiệp HTX được thành lập  theo Luật Hợp tác xã;
• Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước;
• Các cơ quan, tổ chức khác có thuê mướn, sử dụng lao động;
• Cơ quan, tổ chức, các cấp công đoàn và cá nhân có liên quan đến việc quản lý và sử dụng tài chính công đoàn;
• Tổ chức đại diện của người lao động tại doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp, HTX hoặc liên hiệp HTX đang tiến hành các thủ tục giải thể hoặc phá sản (theo Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã và Luật Phá sản) có thể được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét miễn giảm số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng.

2. Mức đóng kinh phí công đoàn

➧ Tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn

Mức đóng kinh phí công đoàn của doanh nghiệp hàng tháng là 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.

➧ Chính sách giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, từ ngày 16/05/2026, các đơn vị sử dụng lao động gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, suy thoái kinh tế hoặc chịu ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh kéo dài… được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn. 

Các tổ chức, doanh nghiệp đã kết thúc thời gian tạm dừng đóng nhưng vẫn tiếp tục phải cắt giảm số lượng nhân sự làm việc được xem xét cắt giảm mức đóng kinh phí công đoàn gồm:

• Đối với đơn vị dưới 200 lao động (hoặc HTX): Cắt giảm từ 30% nhân sự trở lên hoặc từ 30 lao động/thành viên chính thức (bao gồm cả thành viên liên kết góp vốn) trở lên.
• Đối với đơn vị từ 200 đến 1.000 lao động (hoặc HTX): Cắt giảm từ 50 lao động/thành viên trở lên.
• Đối với đơn vị trên 1.000 lao động (hoặc HTX): Cắt giảm từ 100 lao động/thành viên trở lên

Mức đóng kinh phí công đoàn được giảm tối đa: 20% so với mức đóng thông thường;

Thời hạn áp dụng: Việc giảm mức đóng kinh phí công đoàn được tính theo tháng và thời gian hỗ trợ tối đa là 6 tháng. Sau khi hết thời hạn, đơn vị sử dụng lao động phải quay lại đóng theo mức cũ.

Lưu ý:

Số lượng lao động bị cắt giảm nêu trên sẽ không được công nhận nếu trong vòng 3 tháng kể từ ngày cắt giảm, đơn vị tiến hành tuyển dụng mới từ 20% trở lên so với số nhân sự đã giảm.

➤ Tham khảo bài viết: Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn.

3. Hướng dẫn cách nộp kinh phí công đoàn mới nhất

Quy định về việc trích nộp kinh phí công đoàn được hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, cụ thể như sau:

➧ Thời hạn nộp kinh phí công đoàn

Đơn vị sử dụng lao động phải nộp kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp ngay sau khi kết thúc chu kỳ đóng.

Ví dụ:

• Đối với chu kỳ đóng theo tháng: Kinh phí công đoàn phát sinh của tháng 05/2026 phải được nộp muộn nhất vào ngày 30/06/2026.
• Đối với chu kỳ đóng 3 tháng (theo quý): Kinh phí công đoàn phát sinh của Quý II/2026 (gồm các tháng 4, 5, 6) phải được hoàn thành trích nộp chậm nhất vào ngày 31/07/2026.

➧ Chu kỳ đóng kinh phí công đoàn

Tùy thuộc vào loại hình và đặc thù hoạt động, đơn vị sử dụng lao động thực hiện việc trích nộp kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo chu kỳ đóng như sau:

a. Đóng KPCĐ định kỳ mỗi tháng 1 lần và nộp cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc đối với:

• Các doanh nghiệp, hợp tác xã (HTX), liên hiệp HTX và tất cả các tổ chức, đơn vị kinh tế khác.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần chi thường xuyên hoặc không được ngân sách nhà nước bảo đảm 100% nguồn quỹ lương.
• Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến công đoàn, hoặc các văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh có sử dụng lao động Việt Nam.

b. Đóng KPCĐ định kỳ theo tháng hoặc 3 tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc đối với: 

• Tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có đặc thù trả lương cho người lao động dựa theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh.

➧ Cách đóng kinh phí công đoàn

Hiện tại, doanh nghiệp có thể nộp kinh phí công đoàn theo hình thức chuyển khoản tới tài khoản của Công đoàn Việt Nam thông qua các ngân hàng: Agribank, Vietcombank, Vietinbank, BIDV.

Doanh nghiệp tại Hà Nội và TP. HCM (đã có hoặc chưa có tổ chức công đoàn cơ sở) có thể xem chi tiết điều kiện và cách nộp KPCĐ tại bài viết dưới đây:

➤ Tham khảo bài viết: 

• Cách nộp kinh phí công đoàn tại Hà Nội;
• Cách nộp kinh phí công đoàn tại TP. HCM.

4. Mức xử hành vi chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn

Mức xử phạt đối với đơn vị sử dụng lao động vi phạm việc đóng kinh phí công đoàn cụ thể như sau:

• Trường hợp chậm đóng, không đóng, đóng không đúng mức quy định hoặc đóng không đủ số lượng người thuộc đối tượng phải đóng sẽ bị phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng;
• Trường hợp không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng sẽ bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

II. Quy định về đoàn phí công đoàn năm 2026

Đoàn phí công đoàn (hay gọi tắt là đoàn phí) là khoản tài chính do người lao động tham gia tổ chức công đoàn cơ sở đóng góp và được trích 1 phần từ tiền lương của người lao động với tinh thần tự nguyện không bị ép buộc.

1. Đối tượng phải đóng đoàn phí công đoàn

Tại Điều 30 Quyết định 1408/QĐ-TLĐ năm 2024 quy định chi tiết đối tượng đóng đoàn phí công đoàn là đoàn viên ở các công đoàn cơ sở sau đây:

• Cơ quan nhà nước;
• Tổ chức chính trị xã hội;
• Đơn vị thuộc lực lượng vũ trang;
• Đơn vị sự nghiệp hưởng lương theo mức lương nhà nước quy định;
• Doanh nghiệp nhà nước;
• Doanh nghiệp ngoài nhà nước;
• Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập;
• Liên hiệp hợp tác xã;
• Doanh nghiệp, tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam;
• Văn phòng điều hành của tổ chức nước ngoài theo hợp đồng BCC tại Việt Nam;
• Đoàn viên đang công tác, làm việc tại nước ngoài.

2. Mức đóng đoàn phí công đoàn từ 01/07/2025

Theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025, từ ngày 01/07/2025, mức đóng kinh phí công đoàn của đoàn viên thuộc các công đoàn cơ sở khác nhau sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Lưu ý:

• Các công đoàn cơ sở thuộc mục 2 và 3 được thu đoàn phí hàng tháng bằng 0.5% tiền lương thực lĩnh hoặc thu cao hơn 0.5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu được Ban Chấp hành công đoàn cơ sở mở rộng đồng ý bằng Nghị quyết. Phần đoàn phí thu tăng thêm so với quy định tại mục 2 và 3 được để lại 100% cho công đoàn cơ sở bổ sung chi hoạt động theo đúng quy định.
• Tiền lương thực lĩnh: Là tiền lương đã khấu trừ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của đoàn viên.

3. Cách nộp đoàn phí công đoàn

Người lao động là đoàn viên của công đoàn cơ sở có trách nhiệm đóng đoàn phí hàng tháng, cách thức đóng như sau:

• Nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản đoàn phí cho tổ công đoàn, công đoàn bộ phận, công đoàn cơ sở thành viên, công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn (theo phân cấp của công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn);
• Doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động trích 1 phần từ lương hàng tháng để đóng đoàn phí công đoàn cho người lao động (khi có ý kiến thống nhất từ toàn bộ đoàn viên và doanh nghiệp).

III. Phân bổ nguồn kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

1. Tỷ lệ phân bổ kinh phí và đoàn phí công đoàn

Theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 8108/QĐ-TLĐ, tỷ lệ trích và sử dụng kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn của tổ chức công đoàn các cấp như sau:

Lưu ý:

Chỉ có các tổ chức, doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở mới được công đoàn cấp trên trích lại và chuyển trả một phần kinh phí và đoàn phí công đoàn đã thu theo tỷ lệ phân bổ nêu trên.

2. Hồ sơ, thủ tục xin hoàn lại kinh phí và đoàn phí công đoàn

Để được hoàn lại phần kinh phí và đoàn phí công đoàn theo quy định, các doanh nghiệp đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ và gửi về Liên đoàn Lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, doanh nghiệp có thể chủ động gửi hồ sơ tới Liên đoàn Lao động để xin hoàn lại phần kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn được sử dụng.

3. Hướng dẫn thu chi kinh phí công đoàn cơ sở

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 31 Luật Công đoàn 2024, nguồn kinh phí công đoàn phải được chi trả đúng mục đích và tập trung vào các hoạt động trọng tâm sau:

• Bảo vệ quyền lợi: Đại diện, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn viên công đoàn cũng như người lao động.
• Xây dựng môi trường làm việc: Góp phần xây dựng và duy trì mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ tại đơn vị.
• Tuyên truyền và giáo dục: Tổ chức các hoạt động phổ biến, tuyên truyền đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước.
• Phát triển kỹ năng: Hỗ trợ nâng cao năng lực chuyên môn, trình độ học vấn và tay nghề cho người lao động, đoàn viên.
• Chăm lo đời sống đời thường: Thăm hỏi, trợ cấp kịp thời cho đoàn viên và người lao động trong các trường hợp ốm đau, thai sản, hoặc khi lâm vào hoàn cảnh khó khăn, hoạn nạn.
• Hoạt động phong trào: Tổ chức các chương trình văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao hoặc các chuyến tham quan, nghỉ mát, du lịch.
• Thi đua khen thưởng: Tuyên dương, khen thưởng đối với người lao động hoặc con em của họ đạt thành tích xuất sắc trong học tập và công tác.

Lưu ý:

Toàn bộ quy trình thu và chi kinh phí công đoàn phải được ghi chép, theo dõi và lưu trữ hồ sơ sổ sách một cách nghiêm ngặt theo đúng hướng dẫn từ Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Đồng thời, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện công khai minh bạch tình hình tài chính công đoàn định kỳ hàng năm.

IV. Các câu hỏi thường gặp về kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

1. Mức xử phạt đối với doanh nghiệp vi phạm quy định đóng kinh phí công đoàn?

Doanh nghiệp có nghĩa vụ bắt buộc phải trích nộp kinh phí công đoàn. Trường hợp vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo mức như sau:

• Trường hợp không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động: Bị xử phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền kinh phí công đoàn phải nộp, nhưng mức phạt tiền tối đa không quá 75.000.000 đồng.
• Trường hợp chậm nộp, nộp thiếu số lượng lao động hoặc nộp sai mức quy định: Bị xử phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền kinh phí công đoàn phải nộp, mức phạt tiền tối đa không quá 75.000.000 đồng.

2. Kinh phí công đoàn có bắt buộc không?

Có. Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tất cả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động tại Việt Nam, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ và đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa.

3. Đoàn phí công đoàn có bắt buộc không?

Không. Chỉ những người lao động đã gia nhập và trở thành đoàn viên công đoàn mới phải đóng đoàn phí công đoàn hàng tháng, trường hợp chưa gia nhập công đoàn cơ sở thì không phải đóng đoàn phí công đoàn.

4. Sử dụng kinh phí công đoàn như thế nào?

Kinh phí công đoàn phải được sử dụng vào các mục đích chính đáng như: Bảo vệ quyền lợi, xây dựng môi trường làm việc, phát triển kỹ năng & trình độ chuyên môn cho người lao động, tuyên truyền đường lối của Đảng, Nhà nước và chăm lo đời sống cho đoàn viên và người lao động…