Cách giải quyết khi đóng trùng Bảo Hiểm Xã Hội ở 2 công ty

Cách giải quyết khi đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty. Thủ tục & mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội, gộp sổ BHXH, hoàn trả tiền đóng BHXH bắt buộc.

Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Đóng trùng bảo hiểm xã hội là tình trạng người lao động (NLĐ) tham gia bảo hiểm xã hội tại 2 công ty khác nhau trở lên trong cùng một khoảng thời gian nhất định, dẫn đến tình trạng không giải quyết được các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) hoặc gặp khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc.

Đóng trùng BHXH có được hoàn trả tiền đóng BHXH bắt buộc?

Tại Khoản 2 Điều 2 Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 quy định việc hoàn trả tiền đóng BHXH bắt buộc cho người lao động trong trường hợp đóng trùng như sau:

Như vậy, trường hợp người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty trở lên thì sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền đóng bảo hiểm xã hội đóng trùng theo quy định.

Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng - thủ tục giảm trùng BHXH

Trường hợp người lao động bị đóng trùng BHXH, BHYT, BHTN thì phải thực hiện 2 thủ tục sau:

• Thủ tục giảm trùng quá trình tham gia BHXH (thủ tục giảm trùng BHXH);
• Thủ tục gộp sổ BHXH nếu NLĐ có từ 2 sổ trở lên.

Chi tiết hồ sơ và quy trình thực hiện như sau:

1. Thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội, hoàn trả tiền đóng BHXH bắt buộc

Mẫu hồ sơ xin giảm trùng thời gian đóng BHXH mới nhất theo Quyết định 366/QĐ-BHXH áp dụng từ ngày 01/05/2026 như sau:

Sau khi xử lý hồ sơ, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả số tiền bảo hiểm đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và bảo hiểm thất nghiệp đối với thời gian trùng (bao gồm cả phần do NLĐ và người sử dụng lao động đóng) vào tài khoản của người lao động hoặc qua doanh nghiệp, không bao gồm tiền lãi.

Lưu ý:

Trường hợp NLĐ đã hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần (rút BHXH 1 lần) thì việc giảm trùng thời gian đóng BHXH vẫn được thực hiện nhưng chỉ được giảm trùng thời gian đóng BHXH đến tháng liền kề trước thời điểm hưởng BHXH 1 lần, đồng thời thu hồi khoản trợ cấp đã nhận nếu có trùng lặp.

➤ Tham khảo bài viết: Cách báo giảm BHXH trên Dịch vụ công.

2. Thủ tục gộp sổ BHXH online - trực tiếp

Tùy từng trường hợp mà thủ tục gộp sổ BHXH do đóng trùng được thực hiện thông qua doanh nghiệp nơi người lao động đang làm việc hoặc người lao động tự thực hiện thủ tục gộp sổ tại cơ quan bảo hiểm nơi mình cư trú.

➧ Hồ sơ gộp sổ BHXH - Trường hợp người lao động trực tiếp làm thủ tục

➧ Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ gộp sổ BHXH

• Cơ quan BHXH nơi cư trú: Trường hợp NLĐ đã nghỉ việc và tự làm thủ tục gộp sổ BHXH;
• Cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính: Trường hợp NLĐ đang làm việc tại doanh nghiệp, thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH thông qua doanh nghiệp.

Các trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội

Tình trạng đóng trùng BHXH không hiếm gặp và có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

• NLĐ làm việc cùng lúc tại nhiều công ty: Nếu cả 2 công ty cùng đăng ký BHXH bắt buộc cho người lao động thì sẽ phát sinh việc đóng trùng bảo hiểm xã hội;
• Chuyển việc nhưng chưa báo giảm ở công ty cũ: Sau khi nghỉ việc, công ty cũ chậm trễ làm thủ tục báo giảm lao động, khiến quá trình tham gia BHXH vẫn còn hiệu lực ở công ty cũ;
• NLĐ có nhiều sổ BHXH: Thông tin cá nhân của NLĐ không đồng nhất hoặc trong quá trình kê khai dữ liệu có sai sót có thể khiến người lao động được cấp nhiều sổ BHXH khác nhau, dẫn đến việc ghi trùng thời gian tham gia BHXH;
• (*) Mượn hồ sơ đóng bảo hiểm trùng nhau: Xảy ra khi NLĐ cho người khác mượn hồ sơ để ký kết hợp đồng lao động và tham gia BHXH. Đồng thời trong cùng thời gian đó, NLĐ đi làm và tham gia BHXH ở một công ty khác, dẫn đến tình trạng bị trùng thời gian đóng BHXH.

(*) Lưu ý: 

Tự ý lấy hồ sơ của người khác hoặc cho người khác mượn hồ sơ để tham gia BHXH là hành vi vi phạm pháp luật, không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm của người mượn và người cho mượn mà còn có thể gây ra những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

➤ Tham khảo bài viết:

• Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc - Từ 01/07/2025;
• Cách tra cứu quá trình đóng BHXH;
• Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội - mức đóng bảo hiểm xã hội.

Các câu hỏi thường gặp khi đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty

1. Người lao động đóng trùng BHXH thì phải làm sao?

Trường hợp người lao động bị đóng trùng bảo hiểm xã hội bắt buộc thì phải thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH và thủ tục gộp sổ BHXH nếu NLĐ có từ 2 sổ trở lên.

2. Làm việc tại 2 nơi thì có được đóng BHXH tại 2 nơi không?

Không. Người lao động không được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại 2 công ty trong cùng 1 thời điểm. Trường hợp làm việc tại 2 hoặc nhiều công ty cùng lúc, thì việc tham gia BHXH được quy định như sau:

• Tham gia BHXH theo hợp đồng lao động được giao kết đầu tiên;
• Tham gia BHYT theo hợp đồng lao động được dùng làm căn cứ tham gia BHXH bắt buộc;
• Tham gia BHTN tại công ty tham gia BHXH bắt buộc.

Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm TNLĐ - BNN theo từng hợp đồng lao động đã giao kết nếu NLĐ thuộc trường hợp phải tham gia BHXH bắt buộc.

3. Có được hoàn tiền BHYT đóng trùng không?

Không phải tất cả các trường hợp đóng trùng bảo hiểm y tế (BHYT) đều được hoàn lại toàn bộ số tiền đã đóng. Số tiền BHYT được hoàn trả được xác định theo mức đóng BHYT và thời gian đã đóng nhưng chưa sử dụng thẻ.

4. Người lao động đã nhận trợ cấp 1 lần thì có làm thủ tục giảm trùng BHXH được không?

Có. Trường hợp người lao động đã hưởng trợ cấp 1 lần thì việc giảm trùng thời gian đóng BHXH vẫn được thực hiện nhưng chỉ được giảm đến tháng liền kề trước thời điểm hưởng trợ cấp, đồng thời cơ quan BHXH sẽ thu hồi khoản trợ cấp đã nhận nếu có trùng lặp.

Thanh Tuyền - Chuyên viên Kế toán thuế Quốc Việt