Xác định chi phí hợp lý khi tính thuế TNCN cho hộ kinh doanh

Xác định chi phí hợp lý của hộ kinh doanh (các khoản được giảm trừ khi tính thuế TNCN), các loại hóa đơn, chứng từ kế toán chứng minh chi phí hộ kinh doanh.

Nội dung chính:

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là gì?
Các khoản chi được giảm trừ khi tính thuế TNCN của hộ kinh doanh
Các khoản không được giảm trừ khi tính thuế TNCN hộ kinh doanh
Hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí hợp lý của hộ kinh doanh
Hướng dẫn quản lý chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Các câu hỏi thường gặp khi xác định chi phí hợp lý của hộ kinh doanh

Việc xác định chính xác chi phí hợp lý (các khoản được trừ khi tính thuế TNCN và các khoản không được trừ khi tính thuế TNCN) là nền tảng quan trọng khi hộ kinh doanh thực hiện kê khai, nộp thuế theo thu nhập tính thuế (doanh thu - chi phí). Bài viết dưới đây của Quốc Việt sẽ giúp hộ kinh doanh làm rõ các khoản chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập tính thuế và các loại hóa đơn, chứng từ cần thiết để chứng minh chi phí hợp pháp theo quy định về thuế.

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là gì?

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là khoản chi phí thực tế, phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Điều kiện xác định 1 khoản chi phí là chi phí hợp lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

Là khoản chi phát sinh thực tế phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh;
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

➤ Tham khảo bài viết: Cách tính thuế hộ kinh doanh nhóm 1,2,3,4.

Các khoản chi được giảm trừ khi tính thuế TNCN của hộ kinh doanh

Các khoản chi phí hợp lệ được giảm trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN (hay các khoản giảm trừ thuế TNCN) đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP bao gồm:

STT	Khoản chi được trừ	Nội dung chi tiết
1	Chi phí mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa	Toàn bộ chi phí mua nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa, nhiên liệu, năng lượng sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2	Chi phí tiền công, tiền lương, các khoản chi khác liên quan đến người lao động (NLĐ)	Bao gồm: chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho NLĐ có đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định; chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng.
3	Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh	Chi phí này được tính là chi phí hợp lý theo đúng quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh thì không được trích khấu hao.
4	Chi phí dịch vụ mua ngoài	Bao gồm: chi phí điện, nước, internet, điện thoại, dịch vụ vận chuyển, thuê tài sản, dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa… với điều kiện phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
5	Chi phí trả lãi tiền vay vốn phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh	Tiền lãi vay phải trả cho tổ chức tín dụng tính theo lãi suất thực tế. Trường hợp vay của cá nhân, tổ chức khác không phải tổ chức tín dụng thì mức lãi suất không được vượt mức quy định.
6	Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh	Các khoản chi thực tế khác liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh,có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thanh toán theo đúng quy định của pháp luật.

Các khoản không được giảm trừ khi tính thuế TNCN hộ kinh doanh

Bên cạnh các khoản được trừ khi tính thuế TNCN, tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP cũng quy định rõ các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bao gồm:

STT	Khoản chi không được trừ	Nội dung chi tiết
1	Các khoản chi không liên quan đến sản xuất, kinh doanh	Các khoản chi không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khoản chi có tính chất cá nhân không được tính là chi phí hợp lý.
2	Khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ	Các khoản chi không đủ có hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định.
3	Khoản chi tiền lương, tiền công không đúng quy định	Các khoản tiền lương, tiền công, khoản chi có tính chất tiền lương trả cho CNKD, chủ HKD, các thành viên HKD (trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc); Các khoản tiền lương, tiền công, khoản chi có tính chất tiền lương đã tính vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.
4	Chi phí khấu hao TSCĐ không đúng quy định	Bao gồm phần chi phí khấu hao TSCĐ vượt mức quy định hoặc khấu hao đối với tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
5	Các khoản tiền phạt, tiền bồi thường do HKD, CNKD vi phạm	Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng, khoản tiền bồi thường do lỗi CNKD hoặc HKD không được giảm trừ khi xác định thu nhập tính thuế.
6	Bất động sản, tài sản phục vụ nhu cầu của gia đình, cá nhân	Chi phí liên quan đến nhà ở, phương tiện hoặc tài sản phục vụ mục đích cá nhân hoặc đăng ký sở hữu mang tên cá nhân không được tính vào chi phí hợp lệ (trừ xe ô tô, tài sản đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với mục đích kinh doanh vận tải, du lịch).
7	Các khoản chi phục vụ nhu cầu của riêng của cá nhân, gia đình	Các khoản chi phí mang tính tiêu dùng cá nhân, chi phí sinh hoạt gia đình sẽ không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế. HKD, CNKD cần tách biệt các khoản chi phí này với chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh.

Lưu ý:

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hạch toán các khoản chi phí không đáp ứng điều kiện được trừ vào chi phí hợp lý, cơ quan thuế có thể loại các khoản chi này khi kiểm tra, quyết toán, dẫn đến việc truy thu thuế phải nộp (nếu có).

Hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí hợp lý của hộ kinh doanh

Để xác định chi phí hợp lý, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần cung cấp được các hóa đơn, chứng từ và tài liệu chứng minh tính các khoản chi phí hợp pháp và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cụ thể:

➧ Hóa đơn hợp pháp:

Là hóa đơn đảm bảo đúng, đủ các thông tin quy định, do tổ chức/cá nhân kinh doanh lập, được đăng ký phát hành hoặc được cấp mã với cơ quan thuế.
Hóa đơn không thuộc các hành vi bị cấm như: dùng hóa đơn giả, hóa đơn khống, hoá đơn không được cơ quan thuế chấp nhận,...

➧ Chứng từ chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi bao gồm:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào;
Chứng từ chính minh chi phí nhân công, chi phí quản lý, vận hành;
Chứng từ kho;
Chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.

Xem chi tiết các loại hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí hợp lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại bảng dưới đây:

STT	Loại hóa đơn, chứng từ	Nội dung chi tiết
1	Hóa đơn hợp pháp	Khi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu, máy móc… của doanh nghiệp, hộ kinh doanh khác, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT); Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
2	Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (bắt buộc với khoản chi từ 5 triệu đồng/lần)	Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ từ ngân hàng, séc chuyển khoản; Chứng từ thanh toán qua tài khoản ngân hàng, sao kê tài khoản…
3	Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào	Hợp đồng (hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ,...); Đơn đặt hàng, báo giá, biên bản bàn giao hàng hóa; Phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu; Các chứng từ liên quan…
4	Chứng từ chứng minh chi phí nhân công	Hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán; Bảng chấm công, bảng lương nhân viên, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc đối với nhân công khoán việc; Chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền lương, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc sao kê chuyển khoản ngân hàng… Các hồ sơ liên quan khác.
5	Chứng từ chứng minh chi phí quản lý, vận hành khác	Hợp đồng thuê mặt bằng, thuê văn phòng, thuê kho bãi; Hóa đơn tiền điện, nước, internet, điện thoại; Hóa đơn dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa, bảo trì; Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng, phiếu chi...); Các hồ sơ, chứng từ liên quan khác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6	Chứng từ kho	Phiếu nhập kho/xuất kho; Bảng kê hàng tồn kho…
7	Chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn	Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (mẫu số 02/TNDN); Chứng từ thanh toán theo quy định (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi; Hợp đồng mua bán; Biên bản giao nhận hàng hóa.

➤ Tham khảo bài viết:

Hướng dẫn quản lý chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Việc xác định chính xác các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN và các khoản không được trừ khi tính thuế TNCN không chỉ giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định đúng số thuế phải nộp mà còn giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ hộ kinh doanh phát triển bền vững.

Dưới đây là một số lưu ý để công tác quản lý các khoản doanh thu, chi phí của HKD, CNKD được dễ dàng hơn:

Thực hiện ghi chép doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo mẫu số S1a-HKD, mẫu số S2b-HKD, mẫu số S2b- HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC;
Ghi chép chính xác các khoản thu - chi theo mẫu số S2e-HKD;
Quản lý và theo dõi riêng từng khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh và chi phí phục vụ cho nhu cầu riêng của cá nhân, hộ gia đình;
Phân loại các khoản chi phí thành chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế và chi phí không được trừ (căn cứ theo các loại hóa đơn, chứng từ thực tế);
Mở tài khoản ngân hàng/ví điện tử đứng tên hộ kinh doanh và chỉ sử dụng tài khoản ngân hàng/ví điện tử này để phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh;
Đối với các cơ sở kinh doanh nhiều loại hàng hóa, nên sử dụng phần mềm bán hàng để dễ dàng quản lý doanh thu, quản lý hàng tồn kho…;
Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, phát sinh nhiều giao dịch nên cân nhắc thuê kế toán riêng hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài để hạn chế rủi ro về thuế và có thể tập trung phát triển kinh doanh.

➤ Tham khảo bài viết: 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh.

Các câu hỏi thường gặp khi xác định chi phí hợp lý của hộ kinh doanh

1. Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh là gì?

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh là các khoản chi thực tế, phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

2. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN hộ kinh doanh?

Các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bao gồm:

Chi phí mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa;
Chi phí tiền công, tiền lương, các khoản chi khác liên quan đến người lao động (NLĐ);
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh;
Chi phí dịch vụ mua ngoài;
Chi phí trả lãi tiền vay vốn phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh.

3. Các khoản không được trừ khi tính thuế TNCN của hộ kinh doanh là gì?

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN của hộ kinh doanh là các khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ, các khoản chi không đúng quy định hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp.

Các khoản chi không được giảm trừ khi tính thuế TNCN của hộ kinh doanh bao gồm: