7 loại sổ sách kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh mới nhất theo Thông tư 152 (có mẫu tải). Quy định về căn cứ ghi sổ và thời hạn lưu trữ chứng từ, sổ sách hộ kinh doanh.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (viết tắt Luật Thuế TNCN 2025) có hiệu lực từ 01/07/2025;
• Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực ngày 05/03/2026;
• Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn việc ghi sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực ngày 01/01/2026;
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nội dung, quy định của Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực ngày 01/01/2026;
• Các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Các nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh năm 2026

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh cá thể (HKD) và cá nhân kinh doanh (CNKD) được phân loại thành 4 nhóm theo mức doanh thu hằng năm, tương ứng với nghĩa vụ thuế, chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ của mỗi nhóm cũng khác nhau.

Dưới đây là 4 nhóm HKD, CNKD được áp dụng từ 2026:

• Nhóm 1: Doanh thu năm đạt từ 1 tỷ đồng trở xuống;
• Nhóm 2: Doanh thu năm đạt trên 1 tỷ đồng đến 3 tỷ đồng;
• Nhóm 3: Doanh thu năm đạt trên 3 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng;
• Nhóm 4: Doanh thu năm đạt trên 50 tỷ đồng.

➤ Tham khảo bài viết: 

• Dịch vụ kê khai thuế hộ kinh doanh - Từ 600.000đ/tháng;
• Cách tính thuế hộ kinh doanh nhóm 1, 2, 3, 4.

Quy định về sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh - Mới nhất

Căn cứ Điều 26 Luật Kế toán 2015, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải mở sổ sách kế toán vào đầu kỳ kế toán năm, trường hợp mới thành lập thì phải lập sổ sách kế toán từ ngày thành lập.

Từ năm 2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng 7 mẫu sổ sách kế toán mới nhất (quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC) để quản lý doanh thu, chi phí và theo dõi nghĩa vụ thuế, bao gồm:

1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (áp dụng theo mẫu số S1a-HKD);
2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (áp dụng theo mẫu số S2a-HKD);
3. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (áp dụng theo mẫu số S2b-HKD);
4. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (áp dụng theo mẫu số S2c-HKD);
5. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (áp dụng theo mẫu số S2d-HKD);
6. Sổ chi tiết tiền (áp dụng theo mẫu số S2e-HKD);
7. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (áp dụng theo mẫu số S3a-HKD).

 7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh.

Tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lập các loại chứng từ, sổ sách kế toán tương ứng. Cụ thể:

Lưu ý:

Ngoài các mẫu sổ kế toán được quy định, HKD, CNKD có thể mở thêm sổ kế toán khác hoặc sửa đổi biểu mẫu các loại sổ kế toán cho phù hợp với nhu cầu. Tuy nhiên, các sổ kế toán được mở thêm hoặc sửa đổi phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Ghi rõ tên sổ sách, ngày, tháng, năm mở sổ;
• Họ tên, chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện HKD, CNKD.

7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Dưới đây là mẫu 7 loại sổ sách kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng từ ngày 01/01/2026 (được quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC):

1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) 

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 1 - được miễn thuế TNCN và thuế GTGT

Mục đích ghi sổ:

• Ghi chép chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ thực tế;
• Làm căn cứ kê khai, chứng minh HKD, CNKD thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN;
• Theo dõi hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của HKD, CNKD;
• Sử dụng để đối chiếu số liệu với cơ quan thuế khi cần.

 Mẫu số S1a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ.

2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD)

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 2 áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu

Mục đích lập sổ:

• Ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ của HKD, CNKD theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT/mức thuế suất tính thuế TNCN;
• Theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT & số thuế TNCN phải nộp với dữ liệu do cơ quan thuế cung cấp.

Trường hợp đăng ký kinh doanh nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì HKD, CNKD có thể lập Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S2a-HKD) cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất tính thuế TNCN.

 Mẫu số S2a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ.

3. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD)

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 2, 3, 4 áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.

Mục đích lập sổ:

• Ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ của HKD, CNKD theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT;
• Theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT phải nộp với dữ liệu do cơ quan thuế cung cấp.

Trường hợp đăng ký kinh doanh nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì HKD, CNKD có thể lập sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S2b-HKD) cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.

 Mẫu số S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ.

4. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 2, 3, 4 áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.

Mục đích lập sổ:

• Xác định số thuế TNCN mà HKD, CNKD cần nộp thông qua việc ghi chép đầy đủ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ & các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế;
• Đối chiếu với số liệu về số thuế TNCN mà HKD, CNKD cần nộp do cơ quan thuế cung cấp.

 Mẫu số S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu chi phí.

5. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 2, 3, 4 áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.

Mục đích lập sổ: Theo dõi, quản lý về thực tế nhập - xuất - tồn kho đối với từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa của HKD, CNKD.

Mẫu số S2d-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

6. Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD)

Đối tượng áp dụng: HKD, CNKD thuộc nhóm 2, 3, 4 áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.

Mục đích lập sổ chi tiết tiền (mẫu số S2e-HKD): Theo dõi tình hình thu - chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn trong tài khoản của HKD, CNKD mở tại các ngân hàng/tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo luật định.

Lưu ý:

• HKD, CNKD có thể lập sổ chi tiết đối với từng loại tiền (tiền gửi không kỳ hạn, tiền mặt);
• Đối với tiền gửi không kỳ hạn HKD, CNKD có thể theo dõi riêng theo từng tài khoản ngân hàng/tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán.

 Mẫu số S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền.

7. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD)

Mục đích lập sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (mẫu số S3a-HKD): Quản lý, theo dõi các nghĩa vụ thuế khác mà HKD, CNKD phải chịu như: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế tài nguyên, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế sử dụng đất.

 Mẫu số S3a-HKD: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác.

Căn cứ ghi sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dựa vào các căn cứ dưới đây để ghi sổ kế toán và xác định doanh thu, thu nhập tính thuế, cụ thể:

• Các chứng từ kế toán hợp lệ như: 
  • Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua hàng, biên lai thanh toán;
  • Bảng kê mua hàng hóa/dịch vụ (trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng);
  • Chứng từ của ngân hàng, hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan khác;
• Nghiệp vụ phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Quy định về việc ghi sổ kế toán, quy định về chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được hướng dẫn tại Luật Kế toán 2015 và Thông tư 152/2025/TT-BTC.
• Trường hợp HKD, CNKD sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định, thông báo số thuế GTGT, thuế TNCN và các loại thuế khác phải nộp (thông qua hệ thống thông tin quản lý thuế) thì HKD, CNKD sử dụng 7 loại sổ sách kế toán mà Quốc Việt chia sẻ ở trên để theo dõi, đối chiếu.

➤ Tham khảo bài viết: Xác định chi phí hợp lý của hộ kinh doanh.

Quy định về lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán hộ kinh doanh

Tại Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định cụ thể về sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Cụ thể:

➧ Về hình thức lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán hộ kinh doanh

HKD, CNKD có thể lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán… thông qua 1 trong 2 hình thức sau:

• Lưu trữ bằng bàn giấy;
• Lưu trữ trên phương tiện điện tử.

➧ Về thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán hộ kinh doanh:

HKD, CNKD phải đảm bảo lưu trữ các tài liệu kế toán trong thời hạn quy định, cụ thể:

• Đối với chứng từ, sổ sách kế toán: Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm;
• Đối với hóa đơn: Thời hạn lưu trữ áp dụng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

➤Tham khảo bài viết: Chế độ kế toán hộ kinh doanh từ 2026.

Câu hỏi liên quan đến sổ sách kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

1. Hộ kinh doanh có doanh thu năm dưới 1 tỷ đồng có cần mở sổ sách kế toán không?

Có. HKD có doanh thu năm đạt dưới 1 tỷ đồng bắt buộc phải mở và ghi sổ sách kế toán theo mẫu số S1a-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ) ban hành tại Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC.

➤ ➤ Tham khảo chi tiết: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ - Mẫu số S1a-HKD.

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là bao lâu?

Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh phải lưu trữ  chứng từ, sổ sách kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm. Đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Quy định về lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán hộ kinh doanh.

3. Hộ kinh doanh có thể sửa đổi biểu mẫu sổ sách kế toán không?

Có. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, ngoài các biểu mẫu sổ sách kế toán được ban hành tại thông tư này, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh có thể mở bổ sung thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế tại đơn vị. 

Tuy nhiên, HKD cần đảm bảo sổ kế toán sửa đổi phải chứa đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm:

• Tên sổ kế toán phải ghi rõ ràng;
• Ghi cụ thể ngày, tháng, năm mở sổ;
• Họ tên, chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện HKD, CNKD.

➤➤ Tham khảo chi tiết: 7 mẫu sổ sách kế toán của hộ kinh doanh - Từ 01/01/2026.

4. Các loại số sách kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm đạt trên 3 tỷ đồng cần lập 4 loại sổ sách kế toán, bao gồm:

1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (sử dụng mẫu số S2b-HKD);
2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (sử dụng mẫu số S2c-HKD);
3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (sử dụng mẫu số S2d-HKD);
4. Sổ chi tiết tiền (sử dụng mẫu số S2e-HKD).

Ngoài ra, nếu HKD, CNKD thuộc diện phải chịu các loại thuế khác, gồm: thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tài nguyên, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế sử dụng đất, thuế bảo vệ môi trường thì phải lập thêm sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác theo mẫu số S3a-HKD ban hành tại Điều 7 Thông tư 152/2025/TT-BTC.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Quy định về sổ sách kế toán của hộ kinh doanh.