Quy định về đăng ký, xuất hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh

Quy định về đăng ký, xuất hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh bao gồm: Đối tượng, loại hóa đơn được sử dụng, thời điểm xuất hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót…

Đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh (HKD), cá nhân kinh doanh (CNKD) thuộc các trường hợp dưới đây phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP), bao gồm:

➧ Đối tượng bắt buộc sử dụng: Doanh thu > 1 tỷ đồng/năm

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu đạt trên 1 tỷ đồng/năm phải đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Trường hợp HKD, CNKD có nhiều địa điểm kinh doanh thì sử dụng mã số thuế của HKD, CNKD cho tất cả các cửa hàng và phải ghi rõ mã của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
• (*) Trường hợp HKD, CNKD mới thành lập hoặc doanh thu năm trước chưa đạt trên 1 tỷ đồng, nhưng trong năm tính thuế có doanh thu tính thuế GTGT lũy kế đạt trên 1 tỷ đồng thì phải đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trong thời gian 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng (Xem hướng dẫn chi tiết tại: Ví dụ 1)

➧ Đối tượng không bắt buộc: Doanh thu ≤ 1 tỷ đồng

• HKD, CNKD có doanh thu năm đạt từ 1 tỷ đồng trở xuống nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng HĐĐT thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Trường hợp HKD, CNKD không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng phát sinh giao dịch cần hóa đơn để giao cho bên mua thì phải khai và nộp thuế trước, sau đó cơ quan thuế quản lý xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

➤ Tham khảo bài viết: 11 trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.

Quy định về loại hóa đơn và hình thức hóa đơn hộ kinh doanh

1. Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn VAT không?

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, các loại hóa đơn được sử dụng phổ biến trong kinh doanh bao gồm: 

• Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT): Áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp, tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ;
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp;
• Các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền… theo quy định.

Vậy “hộ kinh doanh có xuất hoá đơn VAT được không?” ➜ Theo quy định trên, hộ kinh doanh, CNKD không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên không được sử dụng hóa đơn GTGT. 

2. Loại hóa đơn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được sử dụng

➧ Loại hóa đơn được sử dụng

Hiện tại HKD, CNKD được sử dụng các loại hóa đơn, chứng từ sau:

• Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế (sử dụng chủ yếu);
• Các loại hóa đơn, chứng từ khác:
  • Hóa đơn thương mại (dùng cho xuất khẩu);
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
  • Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí...

➧ Hình thức hóa đơn

Hình thức hóa đơn bán hàng hộ kinh doanh được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

➧ Về việc ủy nhiệm lập hóa đơn cho sàn thương mại điện tử

• Đối với HKD bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên sàn thương mại điện tử, HKD được ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử thay cho HKD. 
• Sàn thương mại điện tử phải thông báo với cơ quan thuế khi HKD ủy quyền xuất hóa đơn điện tử cho người mua hàng.
• Nội dung của hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ nội dung: tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên ủy nhiệm (Hộ kinh doanh) và bên nhận ủy nhiệm (sàn TMĐT).

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

1. Thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Hiện tại mức doanh thu 1 tỷ đồng được sử dụng là mốc để xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Ví dụ 1:

• Hộ kinh doanh tạp hóa mới thành lập từ ngày 01/01/2026, kê khai theo quý, đến ngày 30/04/2026 có doanh thu tính thuế GTGT lũy kế là 1,1 tỷ đồng thì đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày 30/06/2026;
• Hộ kinh doanh đã thành lập từ năm 2025, tổng doanh thu năm 2025 dưới 1 tỷ đồng, đến ngày 30/04/2026 có doanh thu lũy kế của năm 2026 là 1,2 tỷ đồng thì đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày 30/06/2026.

2. Điều kiện cần để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Để được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT;
• Đã trang bị chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm máy tính tiền (trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền);
• Thông tin định danh mức 2 của chủ hộ kinh doanh đã khớp đúng với CSDLQG về dân cư;
• Chủ hộ kinh doanh đã từng hoặc đang là người đại diện theo pháp luật của công ty, chủ hộ kinh doanh ngừng hoạt động chưa đóng MST, tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ hoặc thuộc diện rủi ro về thuế cao (**).

Lưu ý:

(**) Trường hợp chủ hộ kinh doanh đang là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có liên quan thì chủ hộ phải hoàn thành nghĩa vụ đăng ký thuế,nộp thuế đầy đủ đối với doanh nghiệp đó trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

3. Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Sau khi đã đáp ứng các điều kiện cần thiết để sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế quản lý nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở (các địa điểm kinh doanh không phải thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT) theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Khi kê khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh (Ví dụ: Hộ kinh doanh Nguyễn Văn A);
• Mã số thuế: Ghi số định danh cá nhân của chủ hộ (số CCCD);
• Người liên hệ: Ghi họ tên chủ hộ kinh doanh;
• Số điện thoại liên hệ: Số điện thoại của chủ hộ kinh doanh;
• Hình thức hóa đơn: Hộ kinh doanh tích chọn 1 trong 2 hình thức sau:
  • Có mã của cơ quan thuế;
  • Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Tích chọn mục a: “Sử dụng hóa đơn điện tử có mã trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế…”;
• Loại hóa đơn sử dụng: Tích chọn “Hóa đơn bán hàng”.

 Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

Hộ kinh doanh có thể yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hỗ trợ kê khai và gửi thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn tới cơ quan thuế hoặc có thể tự thao tác ngay trên trực tiếp qua phần mềm hóa đơn.

➤ Tham khảo bài viết: 

• Cách đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh;
• Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026), thời điểm xuất và lập hóa đơn đối với hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

➤ Tham khảo bài viết: 

• Cách tính thuế hộ kinh doanh nhóm 1,2,3,4;
• Chế độ kế toán cho hộ kinh doanh;
• Quy định mới về hóa đơn điện tử.

Cách xử lý hóa đơn sai sót của hộ kinh doanh và vấn đề phát sinh

Theo quy định về hóa đơn hiện tại, hộ kinh doanh không được phép hủy hóa đơn sai sót mà phải thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót và phương án xử lý hóa đơn có sai sót.

Quy định về hình thức thông báo cho bên mua khi có sai sót về hóa đơn như sau:

• Trường hợp người mua là cá nhân, HKD phải thông báo cho cá nhân hoặc đăng thông báo trên website của HKD (nếu có) về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn do có sai sót;
• Trường hợp bên mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc HKD khác thì 2 bên phải lập văn bản thỏa thuận.

Dưới đây là cách xử lý hóa đơn bị sai sót hoặc có phát sinh của hộ kinh doanh:

Lưu ý:

• Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phải ghi rõ điều chỉnh/ thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số... ngày... tháng... năm;
• Nếu sai cùng một người mua với nhiều hóa đơn trong cùng tháng: có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế và đính kèm bảng kê;
• Hộ kinh doanh cần thường xuyên/định kỳ tra cứu dữ liệu hóa đơn đầu vào, nếu phát hiện hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp khác xuất khống hóa đơn cho mình (không phát sinh mua bán nhưng vẫn có hóa đơn) thì cần thông báo ngay cho cơ quan thuế quản lý để xử lý.

Trên đây, Kế toán Quốc Việt đã tổng hợp và chia sẻ cho bạn chi tiết các quy định về đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền của hộ kinh doanh áp dụng từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh cần nắm rõ các quy định và cách thức sử dụng hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót và tránh bị cơ quan thuế xử phạt.